Clevere Tipps und Tricks: So erweitern Sie Gmail

Clevere Tipps und Tricks: So erweitern Sie Gmail
Wir haben für Sie die besten Tipps und Tricks zusammengestellt, um Gmail nach Ihren Wünschen zu erweitern.
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Clevere Tipps und Tricks: So erweitern Sie Gmail

Wir haben für Sie die besten Tipps und Tricks zusammengestellt, um Gmail nach Ihren Wünschen zu erweitern.

© Fotolia.com/Sergey Nivens
21.05.2017 - 08:04 Uhr

Sie dachten, Gmail funktioniert nur im Browser? Mit den entsprechenden Tricks gilt diese Einschränkung nicht. Wir zeigen Ihnen diese und weitere Gmail-Tipps.

E-Mails sind in Deutschland beliebt. Mehr als 80 Prozent der Bevölkerung nutzen diese Möglichkeit der Kommunikation. Wissen im Umgang mit elektronischer Post ist also vorhanden. Trotzdem enthält unser Ratgeber auch für erfahrene E-Mail-Nutzer eine Reihe von interessanten und nicht alltäglichen Tipps, mit denen Sie noch effizienter mit E-Mails umgehen. Wächst die Zahl der privat und beruflich empfangenen E-Mails, kann das schnell in echte Arbeit münden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen Aufwand clever verringern können.

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Wir konzentrieren uns auf Gmail, den E-Mail-Client des Unternehmens Google. Der Ratgeber ist aber auch dann interessant für Sie, wenn Sie noch weitere E-Mail-Anbieter nutzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie verschiedene Accounts in Gmail zusammenfassen können. Das ist unter anderem mit Outlook oder Thunderbird möglich, aber ebenso im Browser oder auf Ihrem Tablet. Einer der großen Vorteile von Gmail besteht gerade in der immensen Speichergröße von 15 GB, die Ihnen auch bei Nutzung des kostenfreien Accounts zur Verfügung stehen. Den Speicher können Sie dabei für jeden Zweck verwenden, nicht nur als Onlinespeicher für Mails aus Gmail.

Das müssen Sie über Web, IMAP und POP3 wissen

E-Mails werden über das Internet verschickt. Für den Zugriff auf die E-Mails spielen vor allem zwei Varianten eine wichtige Rolle. So lässt sich auf dem Computer oder auf einem Smartphone ein E-Mail-Client installieren, der die E-Mails herunterlädt, sobald diese auf dem Server eintreffen. Alternativ dazu können die E-Mails direkt über ein Webinterface abgerufen werden. Praktisch alle E-Mail-Anbieter stellen ihren Nutzern ein solches Webinterface zur Verfügung. Dieses hat den Vorteil, dass kein Programm installiert werden muss. Um auf die E-Mails zugreifen zu können, genügt der Log-in in das Konto.

Hier entscheidet jeder Nutzer nach persönlichen Vorlieben. Das Webinterface ist natürlich praktischer. Ein vollwertiger E-Mail-Client wie Thunderbird bietet jedoch einen großen Funktionsumfang für den Umgang mit den Mails. Der Client hat weiterhin den Vorteil, dass eine Internetverbindung nur im Moment des Herunterladens der Mails bestehen muss. Danach können Sie offline weiterarbeiten. Zudem lädt der Client die Mails auf den lokalen Speicher. Sollte ein Freemailer irgendwann einmal seinen Dienst abschalten, wären die E-Mails dann noch immer auf dem lokalen Laufwerk vorhanden.

Natürlich können Sie auch beide Zugriffsarten parallel nutzen. Dann müssen Sie für eine Synchronisation der Inhalte auf dem Client und im Webinterface sorgen. Das ist mittels des IMAP-Protokolls möglich. In diesem Fall spielt es keine Rolle mehr, wo Sie Ihre E-Mails schreiben und verschicken. Häufig sind die Mail-Konten aber noch für die Nutzung von POP3 konfiguriert. Das ändern Sie in Thunderbird, indem Sie auf "Datei" und dann "Kontoeinstellungen" gehen. Über die "Eigenschaften" und die "Einstellungen" gelangen Sie dann zum Punkt "Konten-Einstellungen". Hier wählen Sie die "Server-Einstellungen" aus.

Leider ist die Umstellung des Accounts jedoch nicht so einfach. Ein wenig Konfigurationsaufwand müssen Sie schon leisten:

  1. Zunächst müssen Sie den POP3-Empfang deaktivieren. Das geschieht ebenfalls in den Kontoeinstellungen von Thunderbird oder von Outlook.
  2. Dann müssen Sie noch einmal ein Mailkonto einrichten. Achten Sie darauf, dass Sie dieses Mal IMAP als Protokoll für den Empfang von E-Mails auswählen.
  3. Ihre Inhalte verschieben Sie nun vom alten POP3-Postfach in das neue IMAP-Postfach. Gehen Sie dabei ordnerweise vor. So kommen verschickte E-Mails zum Beispiel in den Ordner "Gesendete Objekte".
  4. Bei IMAP bedeutet dies, dass lokal gespeicherte Inhalte auf den Server hochgeladen werden müssen. DSL bietet zum Beispiel nur eine recht geringe Upload-Rate, stellen Sie sich daher auf eine gewisse Wartezeit ein.
  5. In einigen Fällen mag es sinnvoll sein, die Arbeit auf mehrere Tage zu verteilen. Google erlaubt nur einen Upload in Höhe von 500 MB pro Tag, und auch andere Anbieter sehen Limitierungen vor. Achten Sie auf die zur Verfügung stehende Gesamtspeichergröße.

Aufwertung von Gmail mit Outlook

Das Versenden von Mails im Browser ist schon fast mit Gmail gleichzusetzen. Die entsprechenden Endungen lauten googlemail.com und gmail.com. Gmail ist aber auch über Outlook verwendbar. Mit wenigen Schritten können Sie Ihr Gmail-Konto in Outlook und Thunderbird einbinden. Die Hilfeseiten von Thunderbird klären auf, welche Schritte hierfür notwendig sind. Und auch Google informiert darüber, welche Einträge für Portnummer oder SSL-Sicherheitseinstellungen vorgenommen werden müssen. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie Gmail nutzen können und gleichzeitig Zugriff haben auf die mächtigen Thunderbird-Funktionen wie etwa die Ordnerorganisation oder die Mailzusammenfassung als Ausdruck.

Mit den Standardfunktionen von Gmail müssen Sie sich noch nicht einmal dann zufriedengeben, wenn Sie das Webinterface nutzen. In der Dokumentation von Gmail sind zum Beispiel die sogenannten Hilfsparameter aufgeführt, die Sie im Rahmen der erweiterten Suche verwenden können. Es ist häufig nicht einfach, eine bestimmte Mail zu finden, wenn der Ordner über viele Jahre hinweg auf immense Größe angewachsen ist. Hier erweisen sich die Suchparameter als eine große Hilfe. Sie können aus mehr als drei Dutzend Filtern für Ihre Suche auswählen. So können Sie nach Mails suchen, die von einem bestimmten Absender stammen, oder Sie durchsuchen den Inhalt der Betreffzeile. Doch auch komplexe Suchanfragen sind möglich. Suchen Sie nach Nachrichten mit Anhang, nach Dateien ab einer bestimmten Größe, oder suchen Sie gezielt nach bestimmten Phrasen, die in einer Mail verwendet wurden. Es stehen noch viele weitere Suchkriterien zur Auswahl.

Die Verwendung der Parameter ist anfänglich gewöhnungsbedürftig. Mit der Zeit merken Sie sich die häufig benötigten Parameter jedoch und müssen diese nicht mehr nachschlagen. Zudem ist die durch Google zur Verfügung gestellte Dokumentation sehr ausführlich und umfasst viele Beispiele. Mit Booleschen Operatoren wie etwa OR und AND können Sie Parameter zu komplexeren Suchanfragen zusammenfassen. Die Suchergebnisse lassen sich ganz oder teilweise markieren und weiterbearbeiten. So lassen sich zum Beispiel Nachrichten löschen oder archivieren. Die Operatoren sind auch dann nützlich, wenn Sie Ihre Mails sortieren möchten.

Gmail offline nutzen

Die Offline-Nutzung von Gmail ist auch dann möglich, wenn Sie Outlook oder Thunderbird nicht verwenden. Dazu muss lediglich der ebenfalls von Google angebotene Chrome-Browser installiert sein. Gehen Sie dann in den Webstore von Chrome, und installieren Sie das Add-on mit dem Namen Gmail offline. Wenn Sie die Anwendung starten, fordert Sie diese zur Einwahl mit Ihren Kontodaten auf. Öffnen Sie die Anwendung, müssen Sie zuerst bestätigen, dass Sie die Offline-Speicherung verwenden möchten. Klicken Sie dann auf "Weiter". Denken Sie daran, dass Sie mit dieser Funktion nur neue Nachrichten lokal speichern können. Das ist entweder für 7, für 14 oder für 31 Tage möglich. Damit können Sie aktuelle E-Mails auch dann bearbeiten, wenn gerade keine Verbindung zum Internet besteht.

Die Abmeldung funktioniert etwas anders als in vergleichbaren Programmen. Hier finden Sie die entsprechende Funktion unten links und nicht oben rechts. Im Store ist mit dem Gmail Offline Sync Optimizer noch ein weiteres Mail-Add-on verfügbar. Dieses soll zum Beispiel Strom sparen, unbedingt herunterladen müssen Sie es aber nicht.

Wenn die Offline-Nutzung auf dem Smartphone erfolgen soll, müssen Sie überhaupt nichts einstellen. Hier benötigen Sie nur die Gmail-App, die bereits vorkonfiguriert ist. Ihre Nachrichten können Sie grundsätzlich auch offline lesen, falls diese bereits vom Server heruntergeladen sein sollten. Für den Download muss natürlich eine Internetverbindung bestehen. Mit der Meldung "Offline: Nachricht wird später gesendet" weist die App Sie darauf hin, dass Ihre offline geschriebene E-Mail erst später versendet wird. Das passiert automatisch, sobald das Telefon wieder am Netz ist.

Gmail ist übrigens auf dem PC und dem Smartphone nicht auf das Google-Konto beschränkt. Wenn Sie oben rechts auf das Zahnrad klicken, können Sie weitere Accounts hinzufügen. Danach gehen Sie in die Einstellungen und dann auf "Konten und Import". Falls Sie mehr über die Konfiguration wissen möchten, klicken Sie auf "Weitere Informationen".

Wenn Sie auf Ihrem Smartphone weitere Accounts hinzufügen wollen, müssen Sie in der Gmail-App ganz nach unten scrollen. Hier tippen Sie auf "Einstellungen" und dann auf "Konto hinzufügen". Jetzt können Sie auch andere Mailprovider auswählen. Das ist aber leider nur unter Android möglich, iOS bietet diese Möglichkeit noch nicht. Falls Sie das möchten, müssen Sie die von Apple vorinstallierte App verwenden.

Google Labs - noch mehr Tipps und Tricks

Ist eine E-Mail bereits verschickt, kann auch Google diese nicht mehr zurückholen. Dennoch sollten Sie sich einmal die Funktion "E-Mail zurückrufen" ansehen. Über diese Funktion können Sie E-Mails noch verändern, nachdem Sie auf den Button für das Versenden geklickt haben. Nützlich ist die Funktion auch, wenn Sie einen Anhang vergessen haben. Gehen Sie in die Einstellungen und klicken Sie dann auf "Allgemein". Hier können Sie die Funktion für den E-Mail-Rückruf aktivieren. Geben Sie auch an, wie lange die Rückruffrist sein soll. Einstellbar sind maximal 30 Sekunden. Scrollen Sie nach unten, und wählen Sie "Änderungen speichern" aus. Nach dem Versenden von E-Mails wird von nun an für die Dauer der eingestellten Frist eine Option mit der Bezeichnung "Rückgängig" eingeblendet. So lange wartet das Programm mit dem endgültigen Verschicken der E-Mail. Klicken Sie auf den entsprechenden Button, um die E-Mail zurückzuhalten. Jetzt können Sie zum Beispiel doch noch einmal einen Anhang anfügen. Danach gehen Sie wie gewohnt auf "Senden". Nützlich ist auch die Funktion "Desktop-Benachrichtigungen", die Sie ebenfalls in den Einstellungen finden. Hier erscheint ein Pop-up-Fenster, das darüber informiert, dass eine neue Nachricht eingegangen ist. Im Webstore von Chrome finden Sie das Add-on Checker Plus for Gmail, das die gleiche Funktion erfüllt. Nun können Sie sich noch einmal die "Labs" ansehen. Hier finden Sie experimentelle Funktionen, die sich noch im Beta-Stadium befinden. Diese Funktionen können in der Zukunft auch wieder verworfen werden, oder sie finden sich bald als feste Funktion in Gmail, wenn sie sich bewährt haben.

Sie möchten jederzeit darüber informiert sein, wie viele ungelesene E-Mails noch auf Sie warten? Dann wird Ihnen die Funktion "Ungelesen-Zähler" aus Google-Labs gefallen. Auch diese Funktion befindet sich noch im experimentellen Stadium und zeigt oben im Browser ein kleines Symbol mit der entsprechenden Zahl an. Interessant ist auch das Vorschaufenster. Hierbei handelt es sich um eine Drei-Spalten-Ansicht, die viele Nutzer aus Outlook kennen. Mit dieser Labs-Funktion holen Sie diese Outlook-Ansicht in Gmail. Nützlich ist diese Ansicht, weil Sie lediglich eine Mail markieren müssen, um sofort den Inhalt zu sehen. Das ist gerade auf den heutzutage üblichen Monitoren mit beachtlicher Breite ein Vorteil. Die automatische Kartenansicht scheint hingegen noch nicht so gut zu funktionieren.

Große Dateien lassen sich dank Google ebenfalls einfach versenden. Eigentlich darf ein Anhang nicht größer als 25 MB sein. Sie können dieses Limit aber überschreiten. In diesem Fall lädt Google den Inhalt auf Ihren Cloudspeicher auf Google-Drive und sendet dem Empfänger einen Link zu, damit er die Daten von dort abrufen kann.

Einen kleinen Tipp haben wir für Sie noch. Sie möchten das umständliche Umformatieren einfacher gestalten? Eigentlich bleibt Text, den Sie aus einer anderen Anwendung in eine Mail kopieren im ursprünglichen Format erhalten. Diese Formatierungen können häufig sehr störend sein. Wenn Sie unten im Fenster auf das "A" klicken und dann rechts auf "Tx", übernimmt Gmail die Standardformatierung für den eingefügten Text.

Quelle: In Zusammenarbeit mit PC-Welt
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