Heizkostenabrechnung: Die häufigsten Fehler

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Durch Fehler verlieren Mieter jedes Jahr viele Millionen Euro an unzulässig umgelegten Kosten. Wir sagen Ihnen, wie Sie durch gezielte Kontrolle Ihrer Heizkostenabrechnung Geld sparen können.

Wenn die Nebenkostenabrechnung (Nebenkosten = Oberbegriff für Betriebs- und Heizkosten) ins Haus kommt, sorgt dies selten für Freude. Die allgemeine Preissteigerung insbesondere bei Energiekosten führt meist auch zur Erhöhung der Betriebskosten und damit zur ungeliebten Nachzahlung.
Falsch wäre es aber, das komplizierte Zahlenwerk ungeprüft abzuheften und klaglos zu zahlen, zumal eine Zahlung ohne den Vermerk „vorbehaltlich Nachprüfung“ oder „unter Vorbehalt“ automatisch als Anerkenntnis gilt. Korrekturen können dann nicht mehr verlangt werden. Sehr häufig finden sich erhebliche Fehler in den Kostenrechnungen und nicht selten versuchen auch Vermieter wissentlich Kosten auf die Mieter abzuwälzen, die nicht umzulegen sind. Die Prüfung kann sich daher lohnen.

Die häufigsten Abrechnungsfehler:
Die Betriebskostenabrechnung ist häufig formal unrichtig oder verspätet. Viele Abrechnungen enthalten Kostenpositionen, die gar nicht oder nicht in voller Höhe umgelegt werden dürfen. Oft sind auch einfach Rechenfehler enthalten.


1. Formale Fehler der Abrechnung
Erschreckend oft sind Vermieter oder Hausverwaltungen nicht in der Lage, eine formal richtige Abrechnung vorzulegen. Diese formalen Anforderungen müssen beachtet werden. Die Betriebskostenabrechnung muss inhaltlich nachvollziehbar sein. Sie müssen erkennen können, welches Objekt oder welches Teilobjekt abgerechnet wird. Der Vermieter ist gehalten, möglichst verbrauchsabhängig abzurechnen, üblicherweise 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Prüfen Sie bei Wasser- und Heizkosten, ob die Verbrauchsumlage richtig berücksichtigt wurde.
Die Abrechnungen müssen rechnerisch nachvollziehbar sein. Alle Kostenarten, Verbrauchswerte und Umlagemaßstäbe müssen in der Abrechnung enthalten sein und ggf. erläutert werden. Eine Abrechnung ist zum Beispiel nicht nachvollziehbar, wenn weder Ihre Wohnungsgröße in Quadratmetern oder die Quadratmeterzahl der gesamten Abrechnungseinheit auftauchen. Beachten Sie, dass Gewerbeeinheiten aus der Gesamtquadratmeterzahl herausgerechnet werden müssen. Leer stehende Wohnungen dürfen dagegen nicht herausgerechnet werden, da sonst der Leerstand zu Lasten den Mieters geht!
Alle umlegbaren Kostenpositionen sollten kurz erläutert werden, insbesondere, wenn die Kosten deutlich gestiegen sind. Der Mieter muss nachvollziehen können, was z.B. unter der Kostenposition „Hausreinigung“ zu verstehen ist.


2. Verspätete Betriebs- und Heizkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Eine Nachzahlung müssen Sie beispielsweise für die Betriebskostenabrechnung 2011, Abrechnungszeitraum 01.01.2011 bis 31.12.2011, nicht mehr leisten, wenn die Abrechnung nicht bis zum 31.12.2012 bei Ihnen eingegangen ist und der Vermieter nicht nachweisen kann, dass die verspätete Abrechnung ohne sein Verschulden erfolgte, z.B. weil die Rechnungen für stattliche und kommunale Leistungen und Abgaben (Straßenreinigung, Wasser, Grundsteuer) verspätet verschickt wurden.


3. Erlaubte Kostenumlage
Umlegbar sind Betriebskosten grundsätzlich nur, wenn Ihr Mietvertrag zwischen Grundmiete (Netto-Kaltmiete) und Betriebs- bzw. Heizkosten unterscheidet (Brutto-Kaltmiete bzw. Warmmiete). Haben Sie eine Inklusivmiete vereinbart, in der nicht zwischen Grundmiete und Nebenkosten unterschieden wird, fällt eine Betriebskostenerhöhung dem Vermieter zur Last.
Es können nach Betriebskostenverordnung nur folgende Betriebskosten umgelegt werden: Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Fahrstuhl, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Heizungsbetrieb, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne/Kabel, Maschinelle Wascheinrichtungen.
Sonstige Kosten dürfen nur abgerechnet werden, wenn die Kostenpunkte im Mietvertrag festgelegt sind oder es sich um nicht zuordenbare Kosten von geringerer wirtschaftlicher Bedeutung handelt. Zu nenne wären z.B. Kosten für die Wartung von Feuerlöschgeräten und Blitzschutzanlagen. Sind im Mietvertrag keine Angaben zum Punkt "Sonstige Betriebskosten" gemacht worden, so ist im Zweifel davon auszugehen, dass diese nicht umgelegt werden dürfen.


4. Diese Kosten dürfen nicht umgelegt werden
Viele Vermieter versuchen, den Mietern alle möglichen Kosten umzulegen. Unzulässig ist die Umlage von z.B. Rechtsschutz- und Mietausfall-Versicherungen, Sperrmüllentrümpelung (Unzulässigkeit in der Rechtsprechung umstritten, bei regelmäßiger Entrümpelung teilweise als zulässig anerkannt), Bauschuttabfuhr, Wachschutzdienste, sonstige Kosten, die nur einmalig oder vereinzelt, aber nicht regelmäßig anfallen, darunter auch einmalige Ungezieferbekämpfung.
Beliebt ist die versteckte Umlage von Instandhaltungs- und Verwaltungskosten. Unzulässig ist daher die Umlage von Hausverwaltungskosten, Kontoführungskosten, Porto usw., und vor allem Instandhaltung:
Der Hauswart häufig auch Reparaturen (Instandhaltung) oder die Einweisung von Reparaturfirmen oder auch Wohnungsbesichtigungen für den Vermieter (Verwaltungsmaßnahme). Dem muss laut Rechtsprechung mit einem Abzug von bis zu 50% Rechnung getragen werden. Will der Vermieter 100% umlegen, so muss er einen Hauswart-Vertrag vorlegen, aus dem eindeutig hervorgeht, dass solche Tätigkeiten nicht zum Tätigkeitsumfang gehören oder gesondert vergütet werden.
Die Betreuung und -wartung von Aufzugsanlagen wird meist Fachfirmen überlassen. Haben diese einen Vollwartungsvertrag, muss ein Instandhaltungsanteil von bis zu 50% herausgerechnet. Alternativ kann auch ein getrennter Vertrag über die Wartung geschlossen werden, dessen Kosten dann nicht umgelegt werden dürfen.
Bei Heizungsanlagen werden Fachfirmen mit Vollwartungsverträgen beauftragt, aus denen ein Anteil von bis zu 50% für Instandhaltung herauszurechnen ist.
Achten Sie auf unzulässige Doppelabrechnungen. Verbreitet ist die überhöhte Abrechnung von Hauswartkosten, obwohl typische Hauswarttätigkeiten wie Hausreinigung, Gartenpflege und Schneebeseitigung an Fremdfirmen abgegeben wurden.


5. Fehlerhafte Berechnungen
Häufig finden sich in der Abrechnung auch schlichte Rechenfehler oder es wird von falschen Ausgangswerten ausgegangen.
Häufig wird der Abrechnungszeitraum nicht richtig eingesetzt und z.B. ein ganzer Jahreszeitraum abgerechnet wird, obwohl der Mieter nur 10 Monate in der Wohnung gewohnt hat.
Oft sind Flächenangaben falsch. Prüfen sie, ob die eigene Wohnfläche richtig eingesetzt wurde. Es gilt zunächst die vertraglich vereinbarte Fläche (siehe Mietvertrag), auch wenn diese nicht stimmt! Erst bei einer Abweichung von mehr als 10 Prozent ist die tatsächliche Fläche anzusetzen.
Gewerbeverbräuche und -flächen sind in der Regel vom Gesamtverbrauch und der Gesamtfläche abzuziehen, damit die erhöhten Müll- und Wasserkosten von Gewerbebetrieben nicht auf alle Mieter umgelegt werden. Ausnahme: Hat das Gewerbe keine erhöhten Verbrauche (z.B. Büros), muss das Gewerbe nicht getrennt abgerechnet werden.
Bei der Heizkostenabrechnung müssen Sie selbst prüfen, ob Ihre Verbrauchswerte richtig eingesetzt wurden. Notieren Sie sich die Werte an den Wasserzählern und Messgeräten am Heizkörper. Ohne diese Vergleichswerte kann später auch ein Rechtsanwalt oder der Mieterverein die Abrechnung nicht mehr wirksam prüfen und bestreiten!


6. Fazit: So reagieren Sie richtig
Rügen Sie fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung. Spätere Einwendungen muss der Vermieter nicht mehr berücksichtigen. Suchen Sie ggf. rechtzeitig den Anwalt oder Mieterberatungsstellen auf. Nehmen Sie bei Kosten-Problemen unbedingt Einsicht in die laufenden Verträge z.B. der Versicherungen, der Firmen, die die Schneebeseitigung, die Hausreinigung usw. vornehmen oder in den Hauswartvertrag. Die Gerichte lassen die Rüge der Überteuerung im Prozess nicht gelten, wenn keine Einsicht genommen wurde.
Notieren Sie die Zählerstände schnellstmöglich. Bei Wärmemessgeräten am Heizkörper ist immer noch der Vorjahreswert und der aktuelle Wert ablesbar. Der 2010er Wert wird aber mit der Ablesung 2012 gelöscht!


Nachzahlungen sollten im Streitfall allenfalls unter Vorbehalt geleistet werden, da die vorbehaltlose Zahlung als Anerkenntnis der Abrechnung bewertet wird. Rückstände aus Betriebskostenabrechnungen sind keine Mietrückstände und berechtigen den Vermieter nicht zur fristlosen Kündigung.

Quelle: freenet.de
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