E-Mail-Postfach aufräumen – Mit diesen 8 Tricks gelingt es

Warum Du Dein E-Mail-Postfach aufräumen solltest

Das Unterbewusstsein merkt sich, dass da noch etwas Unerledigtes herumliegt, auch, wenn Du es nach dem Ausschalten des Computers nicht mehr sehen kannst. Die Unmengen unbeantworteter und ungelesener E-Mails drücken auf das Gemüt. Doch das allein ist nicht das Problem. Selbst, wenn Du bereits über ein ausgeklügeltes Ordnersystem verfügst und regelmäßig Deine eingegangenen Nachrichten danach sortierst, solltest Du hin und wieder Dein Postfach ausmisten. So vermeidest Du, dass sich längst unwichtig gewordene E-Mails in Deinen Ordnern stapeln und die Kapazität Deines Postfachs bis ins letzte Ausmaß strapaziert wird.

Acht Tipps, um Dein Postfach aufzuräumen

1. Ein Ordnersystem anlegen: Das ist der erste Schritt. Lege Dir neben Posteingang, Postausgang und Papierkorb noch weitere Dateiordner an. Dabei solltest Du es aber nicht übertreiben: Bring so viel Struktur wie nötig und so wenig wie möglich in Dein Postfach. Achte daher auf eine grobe Einteilung, damit Dein Ordnersystem nicht zu unübersichtlich wird. Übrigens in Deinem freenet Mail Postfach kannst Du kinderleicht ein übersichtliches Ordnersystem erstellen.
    
2. Filterregeln festlegen: Mit den Filterregeln von freenet Mail kannst Du E-Mails in Zielordner zuordnen lassen, um nicht selbst die Sortierung vornehmen zu müssen. So können die Werbemails gleich im Papierkorb landen, die sonst Deinen Posteingang zugeschwemmt haben. Die Ordner zeigen Dir dann an, wie viele ungelesene Mails sie jeweils enthalten – so kannst Du diese einfach nach Prioritäten bearbeiten.
    
3. Spam vermeiden: Wenn Du Deine relevanten E-Mails zwischen Werbung und anderem Spam heraussuchen musst, kann das sehr nerven. Mit freenet Mail hat dieses Ausmisten nach Spam-E-Mails ein Ende. Durch einen cleveren Spamfilter in Deinem Postfach werden spamverdächtige Mails automatisch in einen voreingestellten Spamordner einsortiert. Zusätzlich kannst Du Dein freenet Mail Postfach auch selbst anlernen und verdächtige E-Mails einfach als Spam-Mails markieren. Das nächste Mal werden diese E-Mails dann automatisch in Deinen Spamordner geschoben.
4. Newsletter abbestellen: Auf diese Weise verringerst Du die E-Mail-Flut. Wenn es dennoch Newsletter gibt, die Du erhalten und lesen möchtest, kannst Du sie mithilfe von Filterregeln direkt in entsprechenden Ordner einsortieren lassen.
    
5. E-Mails im Posteingang nach Absender sortieren: Du hast das Problem, dass Du Deinen mehrere Jahre alten Posteingang von Null an neu ordnen möchtest? Dann lass doch die E-Mails nach Absender sortieren. Meist handeln die Mails vom gleichen Absender von einem ähnlichen Thema, was sowohl das Einlesen als auch das Ausmisten erleichtert: So kannst Du auf einen Schlag mehrere E-Mails in einen Ordner verschieben oder löschen.
    
6. CC-Mails separat anzeigen lassen: E-Mails, in denen Du nur in Kopie stehst, sind meistens nicht so wichtig. Oft dienen sie nur zur Information, die man später lesen oder unter Umständen sofort löschen kann.
    
7. Feste E-Mail-Zeiten einplanen: Du hast Deine erste große Aufräumaktion hinter Dir? Wenn Du von nun an jeden Tag ein wenig aufräumst und Dinge sofort erledigst, anstatt sie vor Dir herzuschieben, ist die Hürde nicht mehr so groß. Reserviere Dir daher feste Zeiten, in denen Du jede E-Mail einmal anklicken und entweder beantwortest, einsortierst oder löschst.
    
8. Telefonieren statt E-Mails verschicken: Wenn sich eine Sache besser telefonisch lösen lässt, dann schiebe es nicht auf die E-Mail. Wer viele E-Mails verschickt, bekommt auch viele zurück. Ruft man jedoch häufiger an, wenn es zur Situation passt, wird das Postfach automatisch leerer.

Vorsorge ist besser als Nachsorge

In unseren acht Tricks auf dem Weg zu einem aufgeräumten E-Mail-Postfach sind bereits einige Tipps enthalten, wie Du die Situation auch in Zukunft verhinderst. In unserem Artikel „E-Mails schneller bearbeiten“ findest Du noch weitere Tipps und Tricks, wie Du Ordnung in Deine E-Mails bringen kannst.