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13 typische E-Mail-Fehler und was Sie gegen diese kleinen Patzer tun können

1. Viele Rechtschreib- und Grammatikfehler
   Unvollständige Sätze, viele flüchtige Tippfehler oder unverzeihliche Rechtschreibfehler (wie „nähmlich“) – damit zeigen Sie dem Empfänger dieser E-Mail, dass Sie sich kaum Mühe gegeben haben. Was tun? Der ein oder andere Tippfehler ist natürlich verständlich, schließlich kann das jedem passieren. Achten Sie jedoch darauf, die Form einzuhalten, passende Anrede und Grußformel sowie grammatikalisch vollständige und richtige Sätze zu verwenden.
   Bei freenet Mail ist die automatische Rechtschreibprüfung bereits integriert. Das erleichtert Ihnen die Arbeit bei der Suche nach möglichen Rechtschreibfehlern erheblich.
2. Unpassende oder nichts-sagende Betreffzeile
   Der Betreff informiert den Empfänger darüber, was er in dieser E-Mail zu erwarten hat. Eine E-Mail ohne Betreff, mit einem mit dem Inhalt der Mail nicht übereinstimmenden oder einfach nichts-sagenden Betreff kann Sie auch einmal um eine Antwort bringen. Was tun? Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff, bei dem der Empfänger sofort informiert ist.
3. Aus Versehen einen Entwurf verschicken
   Oh nein! Sie wollten die erstellte E-Mail als Entwurf abspeichern, um sie nochmal inhaltlich zu überprüfen oder einfach später daran weiterzuarbeiten – und haben aus Versehen auf Senden geklickt. Was tun? Ganz einfach: Schreiben Sie beim nächsten Mal den Empfänger erst in die Adresszeile, wenn Sie die E-Mail tatsächlich verschicken möchten. So passiert Ihnen dieses Missgeschick nicht wieder.
4. Den Anhang vergessen anzufügen
   Ihre E-Mail verweist auf einen Anhang – und dann ist da gar keiner. Sie haben Ihn vergessen anzuhängen. Was tun? In diesem Moment können Sie nichts anderes tun, als den Anhang in einer weiteren E-Mail nachzuschicken. Zukünftig können Sie folgende Reihenfolge einhalten: Zuerst den Dateianhang einfügen, dann den Betreff, dann den Text der E-Mail schreiben und am Ende den Empfänger eintragen.
5. Den eigenen Namen falsch schreiben
   Sie haben die gesamte E-Mail noch einmal auf Rechtschreibfehler überflogen, drücken dann auf Senden und sehen später: statt „Markus Mustermann“ haben Sie „Mrakus Mustermnn“ geschrieben. Das ist ärgerlich! Was tun? Abhilfe kann Ihnen die automatische Signatur verschaffen. Haben Sie darin Ihren Namen einmal ohne Tippfehler geschrieben, wird er immer korrekt in Ihren E-Mails angehängt. Bei freenet Mail können Sie sich ebenfalls eine automatische Signatur erstellen.
6. Den falschen Empfänger gewählt
   Viele E-Mail-Programme schlagen Ihnen beim Eintippen des Empfängers in die Adresszeile automatisch E-Mail-Adressen aus Ihrem Adressbuch vor. Da kann es schnell vorkommen, dass man einen falschen Empfänger mit ähnlicher E-Mail-Adresse auswählt. Was tun? Seien Sie besonders sorgfältig und wachsam. Überprüfen Sie daher die Empfänger-Adresse lieber zweimal, als die Inhalte an die falsche Person zu senden.
7. Falsche Anrede verwendet
   Sie haben Herrn Meier mit Frau Meier in Ihrer E-Mail angesprochen? Das kann für Peinlichkeiten sorgen. Was tun? Recherchieren Sie zuvor nach, wie Ihr E-Mail-Partner genau heißt. Das kostet nicht viel Zeit, Ihnen aber einige Unannehmlichkeiten.
8. Ein komplexes Problem mit vielen E-Mails lösen
   Ein schwieriges Problem erfordert viele E-Mails, die hin und her fliegen und die Lösung dieses Problems verzögern. Was tun? Überlegen Sie sich, ob die E-Mail tatsächlich das richtige Kommunikationsmittel für die Lösung dieses Problems ist – oder ob es nicht beispielsweise mit dem Telefon schneller geht und die Nerven aller Beteiligten schont.
9. Häufig E-Mails mit hoher Dringlichkeitsstufe verschicken
   Je häufiger Sie diese Funktion nutzen, desto weniger wird Sie Ihr Empfänger ernst nehmen. Was tun? Benutzen Sie die hohe Dringlichkeitsstufe nur bei wirklich eiligen Vorgängen, die die sofortige Aufmerksamkeit des Empfängers einfordern, und nicht für jede halbwegs dringliche Angelegenheit.
10. Auf alle E-Mails mit einem Einzeiler antworten
    Der Grund für die Kommunikation mit Ihrem E-Mail-Partner ist eigentlich geklärt, es bestehen keine Rückfragen nach seiner letzten E-Mail mehr und Sie sind zufrieden. Schnell schicken Sie noch kurz einen Einzeiler à la „Alles klar!“. Diese E-Mail ist im Grunde nichtssagend und blockiert unnötig den Posteingang, da sie für den Empfänger keinen Mehrwert hat. Was tun? Wenn alles geklärt ist, antworten Sie nicht mehr – auch nicht nur aus Höflichkeit.
11. Unübersichtliche und zu lange E-Mails versenden
    Ihr E-Mail Text besteht aus einem einzigen großen Block an Buchstaben, der nicht einmal mehr auf eine DinA4-Seite gepasst hätte? Dann ist Ihre E-Mail eindeutig zu lang. Die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten, verringert sich dadurch – denn Ihre E-Mail sieht für den Empfänger nach sehr viel Arbeit aus. Was tun? Fassen Sie sich kurz. Kommen Sie in Ihrer E-Mail auf den Punkt und lassen Sie alle Umschreibungen und Verschönerungen sein. Keiner mag lange E-Mails.
12. Zögerliches Beantworten von E-Mails
    Sie wissen, dass die Beantwortung dieser einen E-Mail etwas länger dauern wird, schieben es auf den Nachmittag – und vergessen es. Es kann peinlich werden, wenn Sie der Absender Tage später erinnern muss, dass er noch auf eine Antwort wartet. Gerade, wenn es um das Einhalten von Terminen und Deadlines geht, können Sie sich dadurch auch selbst schaden. Was tun? Beantworten Sie wichtige E-Mails sofort oder markieren Sie sie sich, um sie rasch abzuarbeiten. Dafür können Sie sich gleich einen Termin oder eine Erinnerung erstellen. Dann denken Sie sicherlich daran.
13. In E-Mails wichtige Punkte unterstreichen
    Die meisten Empfänger gehen bei unterstrichenen Textteilen von einem Hyperlink aus, auf den sie klicken können. Normal unterstrichene Passagen verwirren also nur. Was tun? Wenn Sie trotzdem etwas markieren möchten, dann heben Sie es durch Fettschrift hervor.