Home-Office in Zeiten des Coronavirus

TeamViewer für Direktzugriffe

Seit vielen Jahren ist TeamViewer der De-facto-Standard unter den Programmen, die dazu dienen, aus der Ferne auf einen bestimmten Computer zuzugreifen - also beispielsweise auf Ihren eigenen PC, an dem Sie normalerweise arbeiten. Die Entwicklung wird von der Team Viewer AG in Deutschland vorangetrieben, womit das Tool eines der seltenen Beispiele von hierzulande programmierter Software ist, die auf der ganzen Welt eingesetzt wird.

Aber: TeamViewer ist für den privaten Einsatz (wenn Sie etwa ein PC-Problem bei einem Freund lösen möchten) zwar kostenlos, bei der gewerblichen Nutzung innerhalb von Unternehmen fallen allerdings Kosten an. Ob Ihr Arbeitgeber diese Kosten tragen will oder kann, müssen Sie natürlich im Voraus klären.

Falls Sie diese Hürde schon genommen haben, können Sie sich mit TeamViewer auf ein rundum gelungenes Erlebnis einstellen: Windows, macOS und Linux werden unterstützt, Support für Android und iOS ist ebenfalls mit an Bord. Gewöhnen müssen Sie sich höchstens an die Arbeitsgeschwindigkeit, denn bedingt durch die Internetverbindung kommt es natürlich zu leichten Verzögerungen im Vergleich zur realen Nutzung des Geräts vor Ort.

VPN-Zugriff für Server

Geht es nicht um eine direkte Verbindung, sondern um die Verknüpfung mit bestimmten Servern, Diensten und Anwendungen in Ihrem Unternehmen, wird normalerweise eine VPN-Verbindung bevorzugt. Die stellt das höchste Maß an Sicherheit bereit, ist sehr schnell und recht einfach umzusetzen. Für die Sicherheit ist verantwortlich, dass Sie über einen zweiten Server auf die Firmenserver zugreifen - und diese Verbindung ist, mit einem ausreichend starken Passwort, unknackbar verschlüsselt.

Allerdings können Sie das nicht allein anstoßen: Die IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen muss die Verbindung aufbauen und Ihnen dann die Zugriffsdaten geben. Stellen Sie dabei auch sicher, dass Sie wirklich Zugriff auf alle wichtigen Anwendungen und Daten bekommen, denn sonst bringt Ihnen die VPN-Verbindung herzlich wenig.

Anschließend installieren Sie eine geeignete VPN-Software auf Ihrem privaten PC (wahrscheinlich werden Sie von der IT-Abteilung eine Empfehlung oder auch eine strikte Vorschrift bekommen), starten das Programm und geben die Zugangsdaten dort ein. Über den Browser geben Sie dann die URL zu den Diensten im Unternehmen ein, die Sie nutzen möchten - fertig. Sie können auf die Server und Anwendungen in Ihrem Betrieb genauso zugreifen, als wären Sie selbst vor Ort im Netzwerk eingeloggt. Bedingt durch die Internetgeschwindigkeit gibt es auch hier leichte Verzögerungen, die allerdings zu verschmerzen sein sollten.

Citrix als Alternative

Bevorzugen Sie eine andere Lösung im Unternehmen, kommt vielleicht die Software Citrix vom gleichnamigen Entwickler in Frage. Darüber greifen Sie, ähnlich wie mit einer VPN-Verbindung, auf Dienste und Tools zu, die im Unternehmen auf Servern - der sogenannten Citrix-Farm - laufen. Um dies umzusetzen, muss Ihre Firma allerdings Citrix lizensieren, die genannte Farm aufbauen und Sie persönlich brauchen Citrix auch auf Ihrem eigenen PC. Aktuell ist die beste Version dafür die Citrix Workspace App.

Hier müssen Sie ein wenig auf Kompatibilität achten: Ältere Citrix-Server können mit der modernen Citrix Workspace App vielleicht nichts anfangen. Dann müsste entweder der Server ein Update erfahren - was immer mit ein wenig Aufwand verbunden ist - oder Sie entscheiden sich für die ältere Software namens Citrix Receiver. An erster Stelle steht nun einmal Kompatibilität - zu den Servern in Ihrem Unternehmen und zum Betriebssystem auf Ihrem PC. Auch hier gilt, dass kein Weg an einem Gespräch mit der IT-Abteilung vorbeiführt. Für Android und iOS existieren übrigens ebenfalls entsprechende Apps.

Simple Alternative: Installation der Software zu Hause

Kommt TeamViewer nicht in Frage und stehen auch VPN-Verbindungen, Citrix oder Online-Varianten beliebter Anwendungen nicht zur Debatte, können Sie es mit der einfachsten Methode probieren: Sie installieren einfach im Büro jede wichtige Software auf Ihrem privaten Gerät und nehmen es dann mit nach Hause. Das funktioniert auf jeden Fall, allerdings bringt diese Methode auch zwei Nachteile mit:

Handelt es sich um sehr anspruchsvolle Software (Videoschnitt beispielsweise), kann es sein, dass Ihre privaten Geräte einfach nicht leistungsfähig genug sind.
Je nach Komplexität der Programme muss eine lange Setup-Phase erfolgen (etwa aufwendige Datenbanken), die im Zweifelsfall den letzten Nerv kosten kann.

Was Sie im Voraus klären sollten, ist die Kommunikation: Ohne TeamViewer werden Sie auch nicht die in Ihrem Unternehmen üblichen Programme für den Kommunikationsaustausch nutzen können - vielleicht E-Mail-Programme oder diverse Kollaborations-Tools. Dann sollten Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen im Voraus sicherstellen, wie Sie sich untereinander absprechen, wenn sie voneinander getrennt sind. Der Markt bietet dafür zahlreiche, auch kostenlose Tools an.

Bitrix24 als (temporär) kostenlose Lösung

Die recht bekannte Software Bitrix24 richtet sich an das Aufgaben- und Projektmanagement und wird vollständig im Browser ausgeführt. Da sich das Programm an Unternehmen richtet, existieren diverse Tarifmodelle: "Free" beispielsweise funktioniert immer kostenlos, sofern es von einer einzigen Person oder einem Unternehmen von maximal zwölf Personen genutzt wird. Aber: Aktuell hat Bitrix24 diese Beschränkung aufgehoben, sodass eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern mit Bitrix24 arbeiten kann.

Jeder Anwender bekommt dann fünf Gigabyte kostenlosen Speicherplatz und insgesamt über 35 Tools, mit denen sich Arbeitsabläufe planen und verwalten lassen. Dazu zählen Programme aus den Bereichen Kalender, Aufgabenverwaltung, CRM, Rechnungen, Chat, E-Mails, Mitarbeiterverzeichnisse, ein internes soziales Netzwerk und vieles mehr. Möchten Sie Daten nicht in der Bitrix-Cloud speichern, können Sie Anbindungen an Dienste wie OneDrive, Google Drive oder Dropbox herstellen.

Wohlgemerkt: Ein Virus macht aus einem Unternehmen keinen Wohltätigkeitsverein. Das heißt, dass nach überstandener Krise angedacht ist, dass das Programm in seinen normalen, kostenpflichtigen Modus wechseln wird. Unternehmen haben dann noch Zeit, alle Daten über 30 Tage zu sichern, falls die Nutzung des Programms dann nicht mehr gewünscht ist. Da es sich um ein deutsches Unternehmen handelt, greift hier auch die DSGVO: Alle Daten werden auf Anfrage komplett von den Bitrix-Servern gelöscht.

Microsoft-Tools im Überblick

Spätestens mit der Übergabe des CEO-Postens von Steve Ballmer an Satya Nadella hat ein Kurswechsel in Richtung Produktivität bei Microsoft Einzug gehalten. Das merkt man auch am Angebot der diversen Lösungen, die für berufliche Nutzer zur Verfügung stehen: Setzen Sie auf Microsoft Office im Büro, erlauben die Lizenzen oft mehrere Installationen pro Nutzer. Das heißt, dass Sie die ohnehin schon bestehende Lizenz aus dem Büro nutzen können, um Office zu Hause auf Ihrem Windows-Notebook oder auch einem MacBook installieren können.

Alternativ nutzen Sie einfach den Browser und geben microsoftonline.com ein. Dort finden Sie eine webbasierte Version von Outlook und können zusätzlich auf Anwendungen wie Excel oder Word zugreifen. Ob Sie lokal installieren möchten oder nicht, spielt also gar keine so große Rolle: Sie kommen auf jeden Fall an die Microsoft-Anwendungen, die Sie im Büro auch benutzen.

Microsoft Teams in kostenloser Variante

Das in der Unternehmensvariante von Microsoft Office integrierte Tool Teams ist aufgrund der Corona-Krise ebenfalls aktuell kostenlos nutzbar - und zwar vorerst bis Januar 2021. Dazu hat man auch eine (englische) Pressemitteilung bereitgestellt.

Arbeiten Sie allein, können Sie Microsoft Teams nach der Registrierung einer E-Mail-Adresse direkt von Ihrer Arbeitsstelle oder auch Schule kostenlos herunterladen. Nutzen Sie "nur" eine kostenlose, im Alltag übliche E-Mail-Adresse wie sie Anbieter wie Gmail oder Outlook bereitstellen, gibt es unter diesem Link die passende Version. Dort bekommen Sie 10 GB Speicherplatz für im Team genutzte Daten, 2 GB persönlichen Speicherplatz für jeden Nutzer sowie Word, PowerPoint, Excel und OneNote obendrauf.

Alternativen für Office und Chat

In der PC-Welt gilt, dass es für fast alle kostenpflichtigen Programme auch kostenlose Alternativen gibt. Office und Chat sind keine Ausnahme: Mozilla Thunderbird ist ein seit langer Zeit existierendes Tool, das sich für private Nutzer im Bereich E-Mail-Verwaltung nicht hinter Outlook verstecken muss. Tragen Sie dort einfach die Zugriffsdaten für den E-Mail-Server ein (im Zweifelsfall fragen Sie einmal mehr die IT-Abteilung).

Geht es nicht um E-Mails, sondern die alltägliche Büroarbeit, können Sie sich das Programm Libre Office genauer anschauen. Vormals hieß es OpenOffice, seit einigen Jahren ist nun aber Libre Office der verbreitete Name. Damit ersetzen Sie Word und Co. Der kostenlose Nachrichtenaustausch über alle Plattformen hinweg funktioniert hingegen weiterhin mit dem guten, alten Skype, das für alle erdenklichen Plattformen und Betriebssysteme erhältlich ist, hervorragend - ebenfalls kostenlos.

Sicherheit nicht vergessen!

Zusätzlich zum bereits guten, in Windows 10 integrierten Windows Defender kann es nicht schaden, eine zweite Lösung zu installieren, um gegen Angriffe von außen geschützt zu sein - besonders, wenn Sie wichtige Firmendaten auf dem Computer lagern. Für welches Programm Sie sich entscheiden, ist gar nicht so wichtig. Schauen Sie sich im Internet am besten einige Vergleiche an und entscheiden Sie dann - oder nehmen Sie ein vom Unternehmen vorgegebenes Programm.

Videokonferenzen und mehr

Ebenfalls durch das Coronavirus ausgelöst, stellt Cisco die Anwendung Webex für Unternehmen bis auf Weiteres kostenlos zur Verfügung. Damit können Sie IP-Telefonie, Videokonferenzen, Datenübertragung, Screen-Sharing und ähnliche Aufgaben aus der Welt der Teamarbeit ausführen. Bislang ist dieses Angebot auf 90 Tage begrenzt, allerdings steht nicht fest, ob Cisco danach automatisch auf die kostenpflichtigen Varianten umsteigen wird oder nicht.

Welche Voraussetzungen müssen für das Arbeiten im Home Office erfüllt sein?

Die Bedingungen für das mobile Arbeiten lassen sich in zwei Kategorien unterteilen. Dabei lassen sich technische von tätigkeitsspezifischen Aspekten unterscheiden. Zur ersten Gruppe zählt etwa die passende Hardware - wie ein Notebook oder ein anderes mobiles Endgerät, mit dem Arbeitnehmer zuverlässig und sicher auf das Inter- und unternehmensinterne Intranet zugreifen können. Dementsprechend ist oft auch eine ausreichend schnelle Internetanbindung notwendig. Im Rahmen der tätigkeitsspezifischen Voraussetzungen muss sich die Arbeit zudem grundsätzlich eignen, damit Sie diese überhaupt via Home Office erledigen können. Dazu müssen Heimarbeiter ihre Aufgaben mit der gleichen Effizienz und Leistung erledigen können, wie bei der Anwesenheit im Unternehmen. Konferenzen lassen sich womöglich von daheim auch via Videochat abhalten, für Kundentermine müssen Angestellte hingegen wahrscheinlich persönlich anwesend sein. Hier sind die Unterschiede zwischen den Jobs oft erheblich. Während Programmierer sehr gut vom Home Office aus arbeiten können, ist das etwa bei Rettungssanitätern verständlicherweise nicht möglich.

Wer bezahlt die für die Tätigkeit notwendige Ausstattung?

Kosten entstehen im Zusammenhang mit der Tätigkeit im Home Office vor allem für die erforderliche Ausstattung. Hier sind technische Geräte - etwa Notebooks - Büroartikel sowie laufende Gebühren für das Internet oft die größten Kostenfaktoren. Dafür muss finanziell grundsätzlich der Arbeitnehmer aufkommen. Allerdings statten viele Unternehmen ihre Angestellten zumindest mit mobilen Endgeräten aus. Teilweise sehen Arbeitsverträge auch vor, dass die Heimarbeiter eigene Computer nutzen. Hier existiert also Spielraum, der vertraglich geregelt werden sollte.

Gibt es ein Recht oder die Pflicht zum Arbeiten im Home Office?

Obwohl es derzeit mehrere Politiker fordern, haben Arbeitnehmer derzeit keinen grundsätzlichen Anspruch darauf, im Home Office arbeiten zu dürfen. Die Entscheidung liegt vielmehr beim Arbeitgeber. Hat dieser allerdings bereits die Heimarbeit im Unternehmen in einem nicht unerheblichen Umfang erlaubt oder zumindest geduldet, könnten sich im Einzelfall Ansprüche ergeben, die aus der sogenannten betrieblichen Übungen resultieren. Umgekehrt dürfen Arbeitgeber keine Arbeit im Home Office gegen den Willen des Arbeitnehmers anordnen, falls davon nichts im Arbeitsvertrag steht.

Was spielt der Betriebsrat für eine Rolle?

Der Betriebsrat hat keine Entscheidungsbefugnis bezüglich der Tätigkeit von Mitarbeitern im Home Office. Allerdings hat er bei einigen Angelegenheiten Mitspracherechte, die auch das Thema der Heimarbeit betreffen. Dabei geht es vor allem um die Unfallverhütung am Arbeitsplatz, Arbeitszeitveränderungen oder um die Verwendung bestimmter technischer Einrichtungen. Zudem muss der Arbeitgeber den Betriebsrat bei einer geplanten Umstellung auf die Arbeit im Home Office unterrichten und involvieren. Ein Initiativrecht des Betriebsrats kann sich zudem dann ergeben, falls der Arbeitsplatz nicht arbeitnehmergerecht gestaltet ist.

Wie funktionieren Arbeitszeiterfassung und -schutz im Home Office?

Gemäß des Urteils des Europäischen Gerichtshofes vom 14. Mai 2019 ist die Arbeitszeiterfassung auch bei der Arbeit im Home Office grundsätzlich erforderlich. Dabei müssen Arbeitnehmer auch Vorschriften wie die tägliche Höchstarbeitszeit von maximal zehn Stunden sowie die Ruhezeiten von mindestens elf Stunden einhalten. Ähnliches gilt für das Verbot, an Sonn- und Feiertagen zu arbeiten. Schutzvorschriften für den Arbeitsplatz gelten ebenfalls im Home Office. Hier müssen Arbeitnehmer Sorge für einen sicheren Arbeitsplatz tragen und entsprechende Vorkehrungen treffen.

Was gibt es datenschutzrechtlich zu beachten?

Der Datenschutz ist spätestens seit der DSGVO ein wichtiges Thema. Entsprechende Vorkehrungen muss der Arbeitgeber auch beim Arbeiten von zu Hause treffen. Das bezieht sich etwa auf die Bereitstellung und Verwendung sicherer Datenverbindungen - etwa VPN. Allerdings darf der Arbeitnehmer auch nur solche Dateien und Programme verwenden, für die der Arbeitgeber eine entsprechende Freigabe erteilt hat. Zudem muss der Heimarbeiter sicherstellen, dass Dritte seine Arbeitsgeräte nicht verwenden und von Passwörtern und Zugangscodes keine Kenntnis erhalten. Neben diesen datenschutzrechtlichen Pflichten hat der Arbeitnehmer aber auch entsprechende Rechte. So dürfen Arbeitgeber etwa seine Leistung oder seinen Computer nur unter Beachtung der relevanten Datenschutzrichtlinien prüfen und untersuchen.

Dürfen Arbeitnehmer Arbeitsunterlagen mit nach Hause nehmen?

Grundsätzlich ist es für Arbeitnehmer nicht empfehlenswert, Unterlagen von der Arbeit mit nach Hause zu nehmen. Denn daraus können ernste arbeitsrechtliche Konsequenzen resultieren, die sogar bis zur direkten Kündigung reichen können. Dulden Arbeitgeber ein solches Verhalten allerdings stillschweigend, kann das wiederum einen Anspruch des Arbeitnehmers begründen. Um Probleme zu vermeiden, sollten beide Parteien feste Regelungen treffen und schriftlich fixieren.

Homeoffice-Büro
Im Idealfall sollte dies ein abgetrennter Raum sein, der ausschließlich als Homeoffice genutzt wird. Besteht diese Möglichkeit nicht, sollte der Arbeitsplatz durch ein Regal oder ähnliches vom restlichen Zimmer abgetrennt werden. Fotoalben, alte Notizhefte und das Lieblingsbuch haben hier nichts zu suchen.

Mobiliar und Beleuchtung
Steht der passende Platz zur Verfügung, fehlt es noch an der richtigen Ausstattung. Ein großer Schreibtisch sowie ein Stuhl mit angenehmen Sitzkomfort sind essentiell, um sich der Arbeit konzentriert widmen zu können. Des Weiteren sollten Sie nicht an einer angemessenen Beleuchtung sparen, um Kopf- und Augenschmerzen zu verhindern.

Technische Ausstattung
In den meisten Fällen gehören heute ein Computer mit Internetanschluss und ein Telefon zur Grundausstattung eines jeden Büroarbeiters. Kaum vorstellbar, dass sie im Homeoffice auf dieses Werkzeug verzichten können. Idealerweise verfügen Sie sogar über ein Faxgerät, Drucker und Scanner in Ihrem Heimbüro.

Kosten
Bevor Sie mit der Einrichtung eines Büros zuhause beginnen, sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber klären, wer die anfallenden Anschaffungs- und laufenden Telekommunikationskosten übernimmt. So können böse Überraschungen auf beiden Seiten verhindert werden.

Arbeitszeiten
Definieren Sie klare Arbeitszeiten. Wenn Sie im Büro normalerweise von 8:00 -17:00 arbeiten, können Sie diesen festen Arbeitsrhythmus ebenso für Ihr Homeoffice übernehmen. Festgelegte Zeiten erleichtern auch die Kommunikation mit ihrem Chef und den Kollegen.

Arbeitskleidung
So verlockend es auch sein mag, sich in Pyjama oder Jogginghose auf die Arbeit zu stürzen, zur guten Arbeitshaltung trägt es nicht bei. Tun Sie so, als würden Sie tatsächlich ins Büro gehen und schlüpfen Sie in das neu gekaufte Hemd oder die neue Bluse. Die morgendliche Routine bereitet Sie auf ihren Arbeitstag vor.

Richtige Kommunikation
Um nicht in Zugzwang vor Kollegen, Freunde oder Familie zu geraten, ist eine klärende Aussprache wichtig. Kommunizieren Sie Ihre Arbeitszeiten und Pausen. So wissen sowohl Kollegen als auch Familie und Freunde, wann sie Sie kontaktieren können. Unangenehme Situationen können dadurch verhindert werden und alle wissen, woran sie bei Ihnen sind.

Fokussierung auf Aufgaben
Fokussierung und Konzentration sind die Schlüsseleigenschaften im Homeoffice. Während der Arbeitszeit die Wäsche machen oder den Kindern die Hausaufgaben erklären, sind keine guten Ideen. Schenken Sie Ihrer Arbeit in den festgelegten Arbeitszeiten Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit und nach Feierabend Ihrer Familie und Freunden.

Pausen
Niemand verlangt von Ihnen ununterbrochen zu powern, auch im Homeoffice nicht. Nutzen Sie Ihre Pausen, um abzuschalten und zu entspannen. Verlassen Sie das Büro und genießen Sie einen Spaziergang an der frischen Luft. Pause muss sein.

Einkommensteuererklärung
Gute Nachrichten vom Bundesfinanzhof: die Kosten für das Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden können steuerlich abgesetzt werden; allerdings mit Einschränkungen. Solange das Homeoffice den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeiten bildet und ausschließlich zu Arbeitszwecken genutzt wird, können die Kosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Unfallversicherung
Grundsätzlich sind auch Mitarbeiter im Homeoffice unfallversichert. Verletzen sich Mitarbeiter am Schreibtisch im heimischen Büro oder auf dem Weg vom Homeoffice zum Arbeitgeber tritt der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung in Kraft, erklärt Ulf Weigelt, Anwalt für Arbeitsrecht in Berlin, gegenüber der „Zeit“. Ereignet sich der Unfall in der Küche oder auf dem Weg zur Toilette, ergeben sich Uneinigkeiten und der Schutz ist in den meisten Fällen nicht rechtskräftig.