Diese Informationen gehören in die Abwesenheitsmail

Was alles in eine Abwesenheitsnotiz gehört und was nicht, wir geben Ihnen praktische Beispiele.
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Was alles in eine Abwesenheitsnotiz gehört und was nicht, wir geben Ihnen praktische Beispiele.

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28.03.2019 - 09:00 Uhr

Sie verreisen für zwei Wochen, sind aufgrund von Krankheit für absehbar längere Zeit nicht im Büro oder gehen in Elternzeit? Dann sollten Sie all jene darüber informieren, die Sie in Ihrer Abwesenheit trotzdem erreichen möchten. Das funktioniert am besten mit einer Abwesenheitsmail.

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheits-Mail ist eine vorformulierte Nachricht, mit der jede eingehende E-Mail automatisch beantwortet wird. Insbesondere bei längeren Abwesenheiten sollte sie eingerichtet werden. Warum? Kunden oder Kollegen werden sich über eine fehlende Rückmeldung wundern, sich fragen, ob die E-Mail überhaupt angekommen ist oder fühlen sich womöglich geringgeschätzt. Deshalb soll eine Abwesenheitsnotiz nützliche Informationen enthalten, damit der Empfänger weiß, an wen er sich stattdessen wenden soll und wann er Sie wieder erreichen kann.

No-Go: Das soll nicht in die Abwesenheitsnotiz

Nach dem Lesen Ihrer automatischen Mail sollte der Empfänger sich nicht vor den Kopf gestoßen oder verärgert fühlen. Daher sollten Sie auf provokante oder schadenfroh klingende Urlaubs-Bekundungen wie „Ich bin dann mal weg“ oder „Ab sofort bin ich im Urlaub und lese keine E-Mails mehr“ verzichten. In eine Abwesenheitsnotiz gehören Informationen, die dem Empfänger weiterhelfen. Gründe für die Abwesenheit wie beispielsweise Details zum Urlaub sind nicht nützlich. Für Ihren eigenen Schutz sollten Sie ebenfalls nicht Ihre Handynummer für dringende Fälle angeben – denn jeder empfindet sein Anliegen als dringend.

Das muss in die Abwesenheitsmail:

Eine Abwesenheits-Mail soll sachlich formuliert und so kurz wie möglich sein, aber trotzdem die nötigsten Informationen enthalten. Dabei gilt: Je größer der Kreis der Leser, desto allgemeiner muss die Nachricht formuliert sein. Wenn also nicht nur Ihre Kollegen, sondern auch Kunden Sie über diese E-Mail-Adresse kontaktieren, sollte Ihre Abwesenheitsnotiz nicht nur „Liebe Kollegen“ enthalten.

Checkliste für Ihre perfekte Abwesenheitsmail:

  1. Betreff: Worum geht es in dieser E-Mail? Ein guter Betreff wäre beispielsweise simpel „Abwesenheitsnotiz“ oder „Danke für Ihre Nachricht“.
  2. Dank: Auch, wenn er in diesem Moment keine Antwort erhält, sollte sich der Empfänger wertgeschätzt fühlen. Beginnen Sie daher Ihre automatische E-Mail mit einer Begrüßung und bedanken Sie sich beim Absender.
  3. Zeitraum: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar? Einen Grund für Ihre Abwesenheit müssen Sie aber nicht nennen, auch bei längerer Krankheit nicht.
  4. Abwesenheit: Was passiert mit den E-Mails, die Sie in dieser Zeit erhalten? Bleiben sie in Ihrem Postfach liegen oder werden sie automatisch weitergeleitet?
  5. Vertretung: Wer vertritt Sie und wie ist dieser Vertreter erreichbar?
  6. Rückkehr: Ab wann rufen Sie wieder selbst Ihre E-Mails ab? Ab wann ist also mit einer Antwort zu rechnen?
  7. Grußformel: Auch eine automatische E-Mail endet wie gewohnt mit Grußformel und Name. Beachten Sie außerdem, dass bei einer Abwesenheits-Mail keine Signatur angehängt wird.
  8. Internationalität: Wenn Sie mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeiten, ist die Notiz ebenso auf Englisch zu verfassen.

Abwesenheitsnotiz bei freenet Mail einrichten

Bei freenet Mail können Sie ganz einfach eine Abwesenheits-Mail einrichten.

  1. Gehen Sie in die „Einstellungen“, indem Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen klicken.
  2. Wählen Sie dann „Postfächer verwalten“ und darunter den Reiter „Abwesenheitsnotiz hinzufügen, bearbeiten“ aus.
  3. Nun können Sie bereits bestehende Notizen bearbeiten oder über „Hinzufügen“ eine neue erstellen. Beachten Sie außerdem: Als Kunde eines kostenpflichtigen E-Mail-Pakets können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz durch einen individuellen Betreff und Antworttext personalisieren.
  4. Über die Check-Boxen aktivieren oder deaktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz.
  5. Dann klicken Sie nur noch auf „Speichern“.
  • Allgemein:
    „Guten Tag,
    vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich vom 01.04. bis zum 24.04. nicht im Büro. In dieser Zeit werden die E-Mails automatisch an meine Vertretung Markus Mustermann weitergeleitet. Unter der Nummer 012345/6789 oder per Mail unter m.mustermann@musterfirma.de können Sie ihn direkt erreichen. Andernfalls werde ich mich erst am 25.04. um Ihre Nachricht kümmern können.
    Ich danke für Ihr Verständnis.
    Mit freundlichen Grüßen
    ABSENDER“
  • Für Kunden:
    „Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail!
    Leider bin ich erst wieder am 1. Juni für Sie persönlich erreichbar. Bei dringenden Angelegenheiten erreichen Sie meinen Kollegen Markus Mustermann per E-Mail unter m.mustermann@musterfirma.de oder telefonisch unter 012345/6789.
    Ich danke für Ihr Verständnis und verbleibe
    Mit freundlichen Grüßen
    ABSENDER“.
  • Elternzeit:
    „Sehr geehrte Damen und Herren,
    aufgrund der Geburt meines Kindes bin ich voraussichtlich bis Dezember 2020 nicht mehr zu erreichen. Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an meine Kollegin Sina Musterfrau. Ihre Nachricht wurde weitergeleitet. Persönlich erreichen Sie sie unter s.musterfrau@mail.de oder 012345/6789.
    Bis dahin verbleibe ich
    Mit freundlichen Grüßen
    ABSENDER“
  • Nach Kündigung:
    „Sehr geehrte Damen und Herren,
    vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich Ihnen nicht mehr wie gewohnt mit Rat und Tat zur Seite stehen. Ich habe mich dazu entschieden, die Firma Muster-AG am 31.03.2019 zu verlassen. Die von mir erledigten Aufgaben werden ab sofort von Herrn Markus Mustermann übernommen. Sie erreichen ihn unter der Nummer 012345/6789 oder unter m.mustermann@mail.de.
    Ich wünsche Ihnen weiterhin eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Muster-AG und verabschiede mich herzlich von Ihnen.
    Freundliche Grüße
    ABSENDER“
  • Auf Englisch:
    „Thank you for your message. Please note that I am currently out of office. I’m back at the 3rd of March and will answer your mail as quickly as possible. In urgent cases, please contact my colleague Markus Mustermann (012345/6789, m.mustermann@musterfirma.de). Your message will not be forwarded automatically.
    Thank you very much.
    Kind regards
    ABSENDER”

Lustig: skurrile Abwesenheitsnotizen

„Ich brauche Zeit, weil ich gerade über Ihre Nachricht nachdenke. Bitte warten Sie doch solange auf meine Antwort.“

„Der Mail Server konnte die Server Verbindung nicht verifizieren. Bitte starten Sie Ihren PC neu und versuchen Sie, diese E-Mail nochmals zu senden.“

„Wo ich am Montag bin? Zurück im Büro, um auf Ihre E-Mail zu antworten. Jetzt bin ich aber erstmal in [Urlaubsort]. Tschüssi!“

„Ich bin derzeit bei einem Vorstellungsgespräch und melde mich bei Ihnen, wenn ich die Stelle nicht bekommen habe. Dann haben Sie sicherlich Verständnis für meine schlechte Laune.“

„Sie erhalten diese automatische Benachrichtigung, weil ich gerade nicht im Büro bin. Wäre ich da, stünden die Chancen gut, dass Sie gar keine Antwort erhalten würden.“

„Ich habe Anzug und Krawatte für diese Woche gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Richtig gehört, Strandhemd – ich habe Probleme mit meinem Körper. Bin am 01.05. wieder da!“

Quelle: freenet.de
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