E-Mail-Postfach aufräumen – Mit diesen 8 Tricks gelingt es Ihnen

Ihr Mail-Postfach quillt über? Wir zeigen Ihnen 8 Tipps auf, wie es Ihnen gelingt, Ihr E-Mail-Postfach aufzuräumen.
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Ihr Mail-Postfach quillt über? Wir zeigen Ihnen 8 Tipps auf, wie es Ihnen gelingt, Ihr E-Mail-Postfach aufzuräumen.

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01.04.2019 - 15:00 Uhr

„9674 ungelesene Nachrichten“ – so macht das doch keinen Spaß! Ein volles Postfach wirkt wie eine unüberwindbare Hürde, die von Tag zu Tag immer höher wird. Was können Sie dagegen tun? Wir verraten Ihnen acht Tricks.

Warum Sie Ihr E-Mail-Postfach aufräumen sollten

Das Unterbewusstsein merkt sich, dass da noch etwas Unerledigtes herumliegt, auch, wenn Sie es nach dem Ausschalten des Computers nicht mehr sehen können. Die Unmengen unbeantworteter und ungelesener E-Mails drücken auf das Gemüt. Doch das allein ist nicht das Problem. Selbst, wenn Sie bereits über ein ausgeklügeltes Ordnersystem verfügen und regelmäßig Ihre eingegangenen Nachrichten danach sortieren, sollten Sie hin und wieder Ihr Postfach ausmisten. So vermeiden Sie, dass sich längst unwichtig gewordene E-Mails in Ihren Ordnern anstapeln und die Kapazität Ihres Postfaches bis ins letzte Ausmaß strapazieren.

Acht Tipps, um Ihr Postfach aufzuräumen

  1. Ein Ordnersystem anlegen:
    Das ist der erste Schritt. Legen Sie sich neben Posteingang, Postausgang und Papierkorb noch weitere Dateiordner an. Dabei sollten Sie es aber nicht übertreiben: Bringen Sie so viel Struktur wie nötig und so wenig wie möglich in Ihr Postfach. Achten Sie daher auf eine grobe Einteilung, damit Ihr Ordnersystem nicht zu unübersichtlich wird.
    Übrigens in Ihrem freenet Mail Postfach können Sie kinderleicht eine übersichtliches Ordnersystem erstellen.
  2. Filterregeln festlegen:
    Mit den Filterregeln von freenet Mail können Sie E-Mails in Zielordner zuordnen lassen, um nicht selbst die Sortierung vornehmen zu müssen. So können die Werbemails gleich im Papierkorb landen, die sonst Ihren Posteingang zugeschwemmt haben. Die Ordner zeigen Ihnen dann an, wie viele ungelesene Mails sie jeweils enthalten – so können Sie diese einfach nach Prioritäten bearbeiten.
  3. Spam vermeiden:
    Wenn Sie Ihre relevanten E-Mails zwischen Werbung und anderem Spam heraussuchen müssen, kann das sehr nerven. Mit freenet Mail hat dieses Ausmisten nach Spam-E-Mails ein Ende. Durch einen cleveren Spamfilter in Ihrem Postfach werden spamverdächtige Mails automatisch in einen voreingestellten Spamordner einsortiert. Zusätzlich können Sie Ihr freenet Mail Postfach auch selbst anlernen und markieren verdächtige E-Mails einfach als Spam-Mails. Das nächste Mal werden diese E-Mails dann automatisch in Ihren Spamordner geschoben.
  4. Newsletter abbestellen:
    Auf diese Weise verringern Sie die E-Mail-Flut. Wenn es dennoch Newsletter gibt, die Sie erhalten und lesen möchten, können Sie sie mithilfe von Filterregeln direkt in entsprechenden Ordner einsortieren lassen.
  5. E-Mails im Posteingang nach Absender sortieren:
    Sie haben das Problem, dass Sie Ihre mehrere Jahre alten Posteingang von Null an neu ordnen möchten? Dann lassen Sie doch die E-Mails nach Absender sortieren. Meist handeln die Mails vom gleichen Absender von einem ähnlichen Thema, was sowohl das Einlesen als auch das Ausmisten erleichtert: So können Sie auf einen Schlag mehrere E-Mails in einen Ordner verschieben oder löschen.
  6. CC-Mails separat anzeigen lassen:
    E-Mails, in denen Sie nur in Kopie stehen, sind meistens nicht so wichtig. Oft dienen sie nur zur Information, die man später lesen oder unter Umständen sofort löschen kann.
  7. Feste E-Mail-Zeiten einplanen:
    Sie haben Ihre erste große Aufräumaktion hinter sich? Wenn Sie von nun an jeden Tag ein wenig aufräumen und Dinge sofort erledigen, anstatt sie vor sich herzuschieben, ist die Hürde nicht mehr so groß. Reservieren Sie sich daher feste Zeiten, in denen Sie jede E-Mail einmal anklicken und entweder beantworten, einsortieren oder löschen.
  8. Telefonieren statt E-Mails verschicken:
    Wenn sich eine Sache besser telefonisch lösen lässt, dann schieben Sie es nicht auf die E-Mail. Wer viele E-Mails verschickt, bekommt auch viele zurück. Ruft man jedoch häufiger an, wenn es zur Situation passt, wird das Postfach automatisch leerer.

Vorsorge ist besser als Nachsorge

In unseren acht Tricks auf dem Weg zu einem aufgeräumten E-Mail-Postfach sind bereits einige Tipps enthalten, wie Sie die Situation auch in Zukunft verhindern. In unserem Artikel „E-Mails schneller bearbeiten“ finden Sie noch weitere Tipps und Tricks, wie Sie Ordnung in Ihre E-Mails bringen können.

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Quelle: freenet.de
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