Mit diesen 10 Tipps bearbeiten Sie Ihre E-Mails schneller

Wir verraten Ihnen 10 Tricks, wie Sie Ihre E-Mail-Flut besser bewältigen.
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Wir verraten Ihnen 10 Tricks, wie Sie Ihre E-Mail-Flut besser bewältigen.

 © imago_Westend61
28.03.2019 - 10:00 Uhr

Die Flut an E-Mails ist heutzutage manchmal kaum mehr zu bewältigen. Erinnerungsmails, Newsletter, wichtige E-Mails vom Chef, Urlaubsfotos der Kollegen – was auch immer in Ihre Inbox flattert, es nimmt viel Zeit in Anspruch. Deshalb gibt es einige Tipps, wie sie die Flut bewältigen können.

10 Tipps zur schnelleren E-Mail-Bearbeitung

  1. 1-Klick-Regel:
    Sobald Sie eine E-Mail angeklickt haben, müssen Sie entscheiden, was Sie mit ihr machen wollen bzw. müssen. Ist es eine unwichtige Werbemail? Gleich in den Papierkorb. Der Chef erwartet eine Antwort bis morgen? Entweder sofort ausführen oder in einen passenden Ordner verschieben. Hauptsache: Der Posteingang ist nicht heillos überfüllt.
  2. Ordnerstruktur anlegen:
    Damit verbunden ist es sinnvoll, sich eine Ordnerstruktur in seinem Postfach anzulegen. Diese sollten Ihre aktuellen Aufgaben, Aktivitäten und Projekte wiederspiegeln, damit Sie dort einsortierte E-Mails leicht wiederfinden können. Allerdings sollten Sie nicht zu viel Ordner erstellen, sonst kostet genau das zu viel Zeit, was Ihnen eigentlich Zeit sparen soll. Übrigens auch bei freenet Mail können Sie eine gut strukturierte Ordnerstruktur erstellen.
  3. Filterregeln:
    Mit Filterregeln legen Sie fest, welche E-Mails automatisch in welchen Ordner oder in den Papierkorb verschoben werden.
  4. E-Mails geblockt lesen und bearbeiten:
    Anstatt über den Tag verstreut E-Mails zu beantworten und zu sortieren, sollten Sie sich eine bestimmte Zeit am Tag nehmen, in der Sie sich darum kümmern. Das bedeutet auch, nicht gleich nach dem Einschalten des PCs am Morgen in die E-Mails zu schauen. Nehmen Sie sich erstmal ein oder zwei Stunden Zeit für eine wichtige Aufgabe.
  5. Entmüllen:
    So strapazieren Sie nicht die Kapazität Ihres E-Mail-Postfaches: Entmüllen Sie es hin und wieder! Dafür gehen Sie Ihre Ordner durch und löschen all jene Mails, die keine Relevanz mehr für Sie haben.
  6. E-Mail-Newsletter kündigen:
    So erhalten Sie insgesamt weniger E-Mails. Kündigen Sie alle E-Mail-Listen und Newsletter auf, die keinen wirklichen Mehrwert für Sie haben. Auch sorgt es für weniger E-Mail-Verkehr, wenn Sie relevante Newsletter nicht täglich, sondern wöchentlich empfangen.
  7. Rückfragen vermeiden:
    Machen Sie es dem Empfänger Ihrer E-Mails leichter, Ihre E-Mails zu lesen, denn dann kann er einfacher Ihr Anliegen erfüllen und es kommt seltener zu Rückfragen, die wiederum in Ihrem Postfach landen. Formulieren Sie einen passenden Betreff, schildern Sie kurz und knapp Ihr Anliegen und schmücken Sie nicht allzu sehr aus – lange E-Mails werden zum Beantworten gerne aufgeschoben.
  8. Weniger E-Mails schreiben:
    Prüfen Sie, ob eine E-Mail für eine Kommunikation das richtige Mittel ist. Vielleicht lässt sich die Angelegenheit effektiver und schneller über ein kurzes Telefonat lösen? So vermeiden Sie einen Ping-Pong-E-Mail-Verkehr, der Ihr Postfach einnimmt.
  9. Eine feste Vorgehensweise angewöhnen:
    Sie haben eine Methode gefunden, die zu Ihnen passt und die Ihnen durch effektivere E-Mail-Bearbeitung das Leben erleichtert? Super! Dann müssen Sie sich das nur noch zur Gewohnheit machen und nicht mehr in alte Muster verfallen.

Filterregeln bei freenet Mail

Filterregeln beinhalten Bedingungen, nach denen E-Mails sortiert werden können. Erfüllt eine E-Mail die aufgestellten Bedingungen für einen Filter, wird sie in den entsprechenden Zielordner automatisch einsortiert. Bei freenet Mail funktioniert die Erstellung von Filterregeln wie folgt:

  1. Gehen Sie unter dem Punkt „Postfächer“ in der oberen Menüzeile auf „Einstellungen“.
  2. Wählen Sie dann den Reiter „Postfächer verwalten“ und darunter „E-Mail-Regeln hinzufügen, bearbeiten“ aus.
  3. Um eine neue Regel zu erstellen, klicken Sie auf „Hinzufügen“.
  4. Legen Sie nun einen Namen für die Regel und maximal drei Bedingungen fest.
  5. Anschließend bestimmen Sie, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn alle Bedingungen erfüllt sind. So werden E-Mails automatisch in den Papierkorb oder in einen Ordner verschoben.
  6. „Speichern“.

Bei freenet Mail können Sie Ihre Filterregeln priorisieren. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine E-Mail die Bedingungen mehrerer Filter erfüllt. Ordnen Sie diese nach Relevanz, wird der Filter mit der höheren Priorität zuerst ausgeführt.

Quelle: freenet.de
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