Die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Achtung Mieter: Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung bedeutet für viele Mieter entweder Rückzahlung oder Nachzahlung. Doch oft sind die Abrechnungen fehlerhaft. 
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Achtung Mieter: Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung bedeutet für viele Mieter entweder Rückzahlung oder Nachzahlung. Doch oft sind die Abrechnungen fehlerhaft. 

© imago images/Andreas Gora

Einmal im Jahr erhalten Mieter eine Nebenkostenabrechnung – und manchmal stehen einem dann aufgrund der Höhe die Haare zu Berge. Doch bevor Sie in Panik ausbrechen, sollten Sie sich die Abrechnung genau ansehen – denn nicht alle Nebenkostenabrechnungen sind korrekt. Vielleicht hat der Vermieter nicht umlagefähige Betriebskosten abgerechnet? Oder eventuell hat er die Abrechnung zu spät erstellt? 

Betriebskosten vs. Nebenkosten – was ist was?

Mieter sprechen meistens von Nebenkosten, Vermieter häufig von Betriebskosten. Grundsätzlich gehören zu den Nebenkosten alle Aufwendungen, für die der Vermieter im Rahmen der Instandhaltung, Verwaltung oder des Besitzes zahlen muss. Hierzu zählen beispielsweise Kosten für Versicherungen, Reparaturen, Wartungskosten für die Heizung oder Steuern etc.

Damit der Vermieter nicht auf diesen Kosten sitzen bleibt, hat der Gesetzgeber im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt, dass der Vermieter einen Teil dieser Kosten auf den Mieter umlegen kann (§ 556 BGB). Diese umlagefähigen Kosten stellen die Betriebskosten dar, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt sind.

Fehler Nummer 1: Zahlung der Betriebskosten ist nicht vereinbart

Wer seine erste Wohnung bezieht, denkt sicherlich nicht sofort an die Nebenkostenabrechnung. Wenn Sie also Ihre erste Abrechnung erhalten, dann sollten Sie erst mal Ihren Mietvertrag heraussuchen und nachlesen, ob eine entsprechende Klausel bzw. Umlagevereinbarung schriftlich festgehalten wurde.

Steht dort beispielsweise: „Vermieter und Mieter vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt“, reicht das aus. Ist keine entsprechende Formulierung vorhanden, müssen Sie auch keine Betriebs- bzw. Nebenkosten zahlen.

Fehler Nummer 2: Abrechnungsart wurde nicht vereinbart

Neben der oben genannten Vereinbarung der Betriebskostenzahlung muss auch schriftlich vereinbart werden, wie die Zahlung erfolgt. Hier kann der Vermieter zwischen der Betriebskostenpauschale und der Betriebskostenvorauszahlung wählen. 

Wird eine Betriebskostenpauschale vereinbart, sind die anfallenden Kosten mit dieser Pauschale abgedeckt. Wird eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart, müssen die einzelnen Posten und die Höhe der monatlichen Vorauszahlung vertraglich festgehalten werden.

Dabei muss auch der Umlageschlüssel vereinbart werden. Unterschieden wird dabei nach Wohneinheiten, Anzahl der Personen, Mieteigentumsanteilen und nach Verbrauch. Wurde kein Umlageschlüssel vereinbart, schreibt das Gesetz eine Umlage nach Wohnfläche vor (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB).

Fehler Nummer 3: Nicht umlagefähige Kosten wurden berechnet

In der Betriebskostenverordnung ist klar festgelegt, welche Kosten der Vermieter auf den Mieter umwälzen kann. Hierzu gehören gemäß § 2 BetrKV:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Entwässerung
  • Heizung
  • Warmwasser
  • Betrieb und Wartung der zentralen Heizungsanlage und Abgasanlage
  • Betrieb und Wartung der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
  • Betrieb und Wartung des Personen- und Lastenaufzugs
  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude bzw. die Wohnung
  • Hausmeister bzw. Hauswart
  • Gemeinschafts-Antennenanlage bzw. Verteileranlage
  • Einrichtungen für Wäschepflege
  • sonstige Betriebskosten

Insbesondere bei den „sonstigen Betriebskosten“ können Fehler auftreten, wenn diese nicht im Mietvertrag klar definiert wurden.

Zu dieser Kostenposition gehören beispielsweise die Wartung von Feuerlöschern und Rauchmeldern, Alarm- und Videoüberwachung oder die regelmäßige Reinigung von Dachrinnen. Zu den nicht umlagefähigen Kosten zählen Kosten für Instandhaltung der Baumasse, Reparaturen oder Verwaltung.

Das Gesetz schreibt dem Vermieter zudem vor, dass er mindestens 50 % der Heiz- und Warmwasserkosten (warme Betriebskosten) nach Verbrauch abrechnen muss. Er muss also die Wohnung mit geeigneten Messgeräten ausstatten. Alle anderen Kostenpunkte stellen zusammen die sogenannten kalten Betriebskosten. 

Fehler Nummer 4: Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist wurden nicht eingehalten

Bis wann die Betriebskostenabrechnung erfolgen muss, ist ebenfalls im Gesetz geregelt (§ 566 Abs. 3 BGB). Der Abrechnungszeitraum darf nicht mehr als 12 Monate betragen und der Mieter muss die Abrechnung spätestens nach Ablauf des 12. Monats (Abrechnungsfrist) nach Ende des Abrechnungszeitraums erhalten haben. 

Beispiel: Der Abrechnungszeitraum für das Jahr 2018 endet am 31.12.2019, die Abrechnung muss spätestens am 31.12.2019 dem Mieter zugegangen sein. Es empfiehlt sich, die Abrechnung per Einschreiben zu verschicken.

Hat der Vermieter diese Frist nicht eingehalten und liegt auch kein Sonderfall vor, z. B. wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, dann müssen Sie die Abrechnung unter Umständen nicht bezahlen.

Fehler Nummer 5: Betriebskostenabrechnung enthält formelle Fehler

Der Vermieter muss neben der korrekten Auflistung der Betriebskosten auch auf die Form achten. Folgende Mindestangaben muss der Vermieter in der Abrechnung nennen:

  • Abrechnungszeitraum
  • Erstellungszeitpunkt
  • Angaben zur abzurechnenden Wohnung
  • Gesamtkosten je Betriebskostenposition
  • Verteilerschlüssel (Angaben, Erläuterungen)
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Abzug einer Vorauszahlung

Fehlt es an einer formellen Voraussetzung, können Mieter die fehlerhafte Abrechnung zurückweisen. Der Vermieter kann diese korrigieren und erneut zustellen – allerdings muss er auch weiterhin die 12-monatige-Abrechnungsfrist einhalten.

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