Abwesenheit in Outlook: so richten Sie eine Notiz ein
Abwesenheit in Outlook: so richten Sie eine Notiz ein
19.08.2021 - 06:17 Uhr
Abwesenheitsnotizen in Outlook können die Kommunikation deutlich erleichtern. Wir zeigen, wie Sie in Desktop, Web und Smartphone eine solche Notiz hinterlegen.
Der Sinn einer Abwesenheitsnotiz
Abwesenheitsnotizen können gleich mehrere Aufgaben erfüllen. Standardmäßig ist sie gedacht, damit Absender wissen, dass die Empfangsperson die E-Mail nicht lesen wird - etwa aufgrund eines Urlaubs. Zusätzlich kann die Notiz aber noch andere Informationen enthalten. Teilen Sie Personen beispielsweise mit, dass Sie sich in einer anderen Zeitzone befinden oder dass es einen Arbeitskollegen gibt, der Sie aktuell vertritt und daher gerne E-Mails in Empfang nimmt.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie all das mit nur wenigen Mausklicks umsetzen. Dabei gehen wir auf die Desktop-Anwendung in Office 365 ebenso ein wie auf die Variante im Browser und die Apps für Android und iOS.
Abwesenheit in der Desktop-App
Befinden Sie sich am Notebook oder PC, gehen Sie im aktuellen Outlook (auch die meisten älteren Versionen funktionieren) wie folgt vor:
Klicken Sie links oben auf Datei. So gelangen Sie auf die Seite "Kontoinformationen". Klicken Sie dort auf "Automatische Antwort.n" und warten Sie, bis sich ein neues Fenster öffnet.
In dem neuen Menü ändern Sie die Auswahl "Keine automatischen Antwort.n senden" auf "Automatische Antwort.n senden". Danach klicken Sie noch auf "Nur in diesem Zeitraum senden:", damit die Mitteilung beispielsweise nur in Ihrer Urlaubsdauer gesendet wird.
In dem freien Feld geben Sie jetzt die Nachricht ein, die Sie automatisch an den Absender senden möchten. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK".
Damit eine solche Antwort an alle Menschen versendet wird, und nicht nur Personen im eigenen Unternehmen, klicken Sie jetzt auf "Außerhalb meiner Organisation (an)". Auch externe Absender erhalten nun die Antwort.
Setzen Sie jetzt noch einen Haken an "Nur meine Kontakte". So wird die Antwort nur an Personen aus dem Adressbuch gesendet. Ansonsten würden beispielsweise auch Newsletter oder ähnliche Absender Ihre Antwort erhalten.
Sind Sie technisch versiert, können Sie über den Button "Regeln" weitere spezifische Antwort.n festlegen - etwa eine besonders personalisierte Nachricht für einen wichtigen Kontakt.
Klicken Sie abschließend noch einmal auf "OK". Damit sind die automatischen Antwort.n aktiviert. Aktiveren, deaktivieren und ändern können Sie sie jederzeit.
Falls dieser Weg bei Ihnen nicht funktioniert, liegt dies wahrscheinlich an einer zu alten Outlook-Version. Versuchen Sie es dann nicht über "Datei", sondern in den Einstellungen über "Extras" und dann "Abwesenheitsassistent". Dort sollten Sie dann demselben Weg folgen können wie von uns beschrieben.
Bei noch älteren Versionen kann es außerdem passieren, dass automatische Antwort.n überhaupt nicht unterstützt werden. Dann können Sie sich noch mit speziellen Outlook-Regeln helfen. Diese werden, sofern richtig angewendet, ein ähnliches Resultat liefern. Microsoft selbst erklärt in diesem Link, wie Sie dies einrichten können.
Abwesenheit im Browser
Verwenden Sie Outlook im Browser, können Sie Abwesenheitsnotizen ebenfalls einrichten. Gehen Sie dazu auf outlook.office.com und melden Sie sich dort mit Ihren Daten an. Dies klappt übrigens vom Smartphone bis zum PC auf ausnahmslos jeder Geräteklasse. Rechts oben auf der Webseite klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen und danach auf "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen". So öffnet sich eine neue Seite, wo Sie zuerst auf "E-Mail" und dann "Automatische Antwort.n" klicken. Anschließend folgen Sie einfach unserem Guide für die Desktop-App. Die einzelnen Schritte unterscheiden sich nicht voneinander.
Abwesenheit auf dem Smartphone
Für iOS und Android stellt Microsoft ebenfalls Outlook bereit. Auch dort können Sie Abwesenheitsnotizen anlegen: Öffnen Sie zuerst die App und tippen Sie dann oben links auf Ihr Foto. Danach gehen Sie in die Einstellungen weiter unten und dann in Ihr Konto von Office 365.
Dort geht es weiter auf "Automatische Antwort.n". Im neuen Menü sehen Sie ganz oben einen Regler, den Sie nach rechts ziehen, um das Feature einzuschalten. Entscheiden Sie nun, ob Sie "Nur meiner Organisation antworten" oder gleich "Allen antworten" möchten. Im Kern erreichen Sie also dasselbe Ziel wie mit der Desktop-App, nur der Weg dorthin unterscheidet sich leicht.
Geben Sie weiter unten im Fenster den gewünschten Text ein. Auch hier haben Sie die Auswahl, zwischen firmeninternen Kontakten und externen Kontakten zu unterscheiden. Tippen Sie danach auf "Fertig" um alles abzuschließen. Mehr müssen Sie nicht tun, um Outlook auf mobilen Geräten einzurichten.
