Elektronische Unterschrift in Word einfügen
Wir zeigen, wie man eine elektronische Unterschrift bei Word einfügt.
06.05.2025 - 10:52 Uhr
Word-Dokumente müssen nicht von Hand unterzeichnet werden, denn auch eine elektronische Unterschrift ist möglich. Die setzt Du ganz einfach an die gewünschte Stelle.
Schritt für Schritt zur elektronischen Unterschrift in Word
Bisher hast Du Dokumente, die Du in Word erstellt hast, ausgedruckt und danach unterzeichnet? Du kannst sie doch auch elektronisch unterschreiben und in dieser Form abspeichern. Das ist leichter als gedacht und erfordert weder IT-Wissen noch viel Zubehör.
Um eine elektronische Unterschrift einzufügen, gehst Du mit den folgenden Schritten vor:
Erfasse Deine Unterschrift am Tablet (einfach per Tablet-Stift unterschreiben und speichern) oder unterschreibe auf einem weißen Blatt Papier.
Fotografiere die Unterschrift auf Papier und nutze dazu am besten eine Scanner-App, wie sie von Microsoft über OneDrive angeboten wird. Das ist auch mit Smartphone möglich, nutze dafür einfach die integrierte Kamera. Vor dem Fotografieren kannst Du „Dokument“ auswählen, sodass dunkle Schatten auf dem Papier automatisch ausgebessert werden. Überflüssige Ränder schneidest Du mit der Zuschneiden-Funktion ab, danach speicherst Du die Datei. Tipp: Bildbearbeitungsprogramme erlauben die Anpassung der Aufnahme über „Kontrast“ und „Helligkeit“.
Einfügen der Unterschrift in Word
Öffne nun das Word-Dokument, in das die Unterschrift eingefügt werden soll. Gehe dabei über „Einfügen“, danach über „Bild“ und „Dieses Gerät“ weiter. Das Bild ist zu groß? Kein Problem, durch die Rahmenecken lässt es sich auf die gewünschte Größe anpassen. Tipp: Erstelle einen Schnellbaustein, um die Unterschrift beim nächsten Mal schneller nutzen zu können. Gehe dafür wie folgt vor:
Markiere Deine eingefügte Unterschrift sowie den zugehörigen Text (wenn gewünscht).
Drücke Alt-F3 oder gehe über „Einfügen“, „Schnellbausteine“ und „Auswahl in Schnellbausteinkatalog speichern“.
Vergib einen Namen für den Baustein.
Der Schnellbaustein wird später an der richtigen Stelle eingefügt, indem Du den Namen eingibst und danach die Taste F3 drückst. Aufgepasst: Zwischen dem Namen und dem Cursor darf kein Leerzeichen stehen, wenn du F3 drückst.
Bitte beachte: Die eingefügte Unterschrift ist zwar elektronisch und im gewissen Rahmen rechtssicher. Doch sie hat nicht dieselbe rechtliche Sicherheit wie eine oftmals geforderte digitale Signatur. Eine solche ist asymmetrisch verschlüsselt, die genauen Anforderungen dazu sind seit 2016 EU-weit geregelt. Gültig sind hierfür die Vorgaben der eIDAS-Verordnung. Unterschieden wird dort zwischen der einfachen, der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur. In bestimmten Fällen wird eine normale elektronische Unterschrift nicht anerkannt und es braucht die höchste Sicherheitsstufe der qualifizierten Signatur.
