E-Mail-Signatur erstellen: Auf was sollten Sie achten?

Eine Signatur gehört heute zu einer guten E-Mail dazu. Auf was Sie bei Ihrer E-Mail-Signatur achten sollten, verraten wir Ihnen im Artikel.
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Eine Signatur gehört heute zu einer guten E-Mail dazu. Auf was Sie bei Ihrer E-Mail-Signatur achten sollten, verraten wir Ihnen im Artikel.

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01.04.2019 - 12:00 Uhr

Professionelle E-Mails schreiben – das ist nicht unbedingt einfach. Doch nicht nur bei Wortwahl, Anrede, Grußformel und Co. müssen allerlei Dinge beachtet werden. Auch die E-Mail-Signatur unterliegt bestimmten Vorgaben, die teilweise sogar rechtlich verpflichtend sind.

Was ist eine Signatur?

Eine Signatur steht unter einer E-Mail nach der Grußformel und ist der Abschnitt, in dem weiterführende Informationen über den Absender, rechtliche Hinweise und weiteres dargestellt werden. Jedoch ist sie mittlerweile nicht mehr auf freiwilliger Basis anzufügen, sondern Gegenstand rechtlicher Bestimmungen. Somit ist eine Signatur, die den juristischen Vorgaben entspricht, Aushängeschild für ein seriöses und professionell handelndes Unternehmen.

Das muss in die E-Mail-Signatur

Von der vorangegangenen E-Mail wird die Signatur durch mehrere Unterstriche abgetrennt. Die Signatur selbst kann aus vier Komponenten bestehen: die persönlichen Informationen des Absenders, Informationen über das Unternehmen, der Haftungsausschluss und Marketing-Informationen. Lediglich die ersten beiden Punkte sind rechtlich verpflichtend, sie müssen daher eingehalten werden. Durch sie wird die notwendige Transparenz hergestellt, welche dem Empfänger ermöglicht, einfach und direkt erwünschte E-Mails von Spam-Mails zu unterscheiden.

Checkliste für Ihre perfekte E-Mail-Signatur:

  • Name:
    Begonnen wird die Signatur mit Ihrem Vor- und Zunamen. Optional können Sie zuvor eine Grußformel einfügen, doch diese sollten Sie lieber individuell formulieren.
  • Funktion und Titel:
    Welche Funktion übernehmen Sie in Ihrem Unternehmen? Das setzen Sie unter Ihren Namen.
  • Adresse und Kontaktdaten:
    Sie müssen damit rechnen, dass Sie über die Kontaktdaten, die Sie in Ihrer Signatur angeben, auch kontaktiert werden. Eingefügt werden können Postanschrift, Festnetz- und Handynummer, die URL der eigenen Webseite oder der Link zum Profil in einem sozialen Netzwerk wie Linkedin.
  • E-Mail-Adresse:
    Obwohl Ihre E-Mail-Adresse für den Empfänger einsehbar ist, kann sie beispielsweise durch Weiterleiten der E-Mail verloren gehen. Um Ihre Kontaktdaten zu vervollständigen, sollte sie daher noch einmal in der Signatur auftauchen.
  • Firmenangaben:
    Angaben zum Unternehmen sind verpflichtend. Dazu gehören der Name der Firma, Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, Gerichtsstand sowie Verantwortliche und Haftung. Zu nennen sind dabei alle Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und, falls vorhanden, der Aufsichtsratsvorsitzende.
  • Umfang und Länge:
    Ihre Signatur sollte nicht mehr als 60 Zeichen und zehn Zeilen umfassen, sonst können unschöne Umbrüche erzeugt werden und die Signatur bei kurzen E-Mails unverhältnismäßig lang wirken. Zwischendurch sorgen ein oder zwei Leerzeilen für Auflockerung und Übersichtlichkeit, doch damit sollte nicht übertrieben werden.

Signatur bei freenet Mail

Wussten Sie schon, dass Sie eine Signatur in freenet Mail erstellen können? So geht’s:

  1. Klicken Sie im Bereich „Postfächer“ in der oberen Menüleiste auf „Einstellungen“
  2. Wählen Sie „E-Mail lesen & schreiben“ und den Reiter „Signatur hinzufügen, bearbeiten“ aus.
  3. Nun können Sie Ihre Signatur erstellen, bearbeiten oder löschen. Wählen Sie „Signatur hinzufügen“ aus, um eine neue anzulegen. In der Maske können Sie der Signatur einen Titel geben, um diese leichter zuordnen zu können, und dann im Freitextfeld eine individuelle Signatur formulieren. Aus Sicherheitsgründen lässt freenet jedoch die Verwendung von Links in Signaturen nicht zu.
  4. Sie können eine Signatur als Standard definieren, damit Sie standardmäßig in Ihre Nachrichten eingefügt wird. Setzen Sie dafür den Haken in den Einstellungen bei „Diese Signatur als Standard festlegen“.
  5. Schließen Sie den Vorgang unter „Speichern“ ab.

Bedeutung von i. A., i. V. und ppa. in der Signatur

Diese Abkürzungen werden vor allem in Geschäftsbriefen und -mails verwendet. Sie zeigen dem Empfänger, dass der Absender für jemanden anderen handelt. Doch die Abkürzungen unterscheiden sich im Grad ihrer rechtlichen Verbindlichkeit. So steht i. A. als Abkürzung für „im Auftrag“ und erzeugt kein verbindliches Rechtsgeschäft für denjenigen, der den Auftrag zur E-Mail gegeben hat. Die Abkürzungen i. V. und ppa. (oder auch pp.) hingegen haben eine rechtliche Wirkung. „In Vollmacht“ und „per procura autoritate“ („aufgrund einer erteilten Prokura“) weisen dem Absender eine Vollmacht aus. Die E-Mail hat also eine rechtlich bindende Wirkung für denjenigen, der die Vollmacht erteilt hat.

Eine Beispiel E-Mail-Signatur:

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Markus Mustermann

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Geschäftsführung: Marianne Mustermann

Quelle: freenet.de
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