Dokumentenverwaltung mit Raspberry Pi 2 und ArchivistaBox

Der Raspberry Pi 2 ist nicht nur klein und preiswert, sondern arbeitet zudem auch erstaunlich energieeffizient. Zusammen mit der neuen ArchivistaBox Bachtel ergibt das ein Gesamtsystem zur Dokumentenverwaltung, das wenig Platz beansprucht, sich auf der Stromrechnung nur minimal bemerkbar macht und trotzdem einen großen Leistungsumfang bietet.

Gleich vier Rechenkerne und damit die sechsfache Leistung des Raspberry Pi B+ bietet der RasPi 2. Als Komplettsystem mit der Software, einer Speicherkarte, Netzteil, Gehäuse und natürlich dem Raspberry Pi 2 selbst kostet das Set nur 136 Euro. Laut Hersteller können das webbasierte Dokumentenverwaltungssystem (DMS) und die dazugehörige ERP-Lösung die Leistung des RaspPi 2 nutzen, um gleich mehrere Tausend Seiten pro Tag zu scannen und sie mit OCR zu verarbeiten.

Das DMS ist in der aktuellen Version mit der ERP-Lösung im Grundumfang verknüpft. So finden sich Belege, die in ArchivistaERP erstellt wurden, beschlagwortet im ArchivistaDMS. Stammdaten werden im Hintergrund zwischen den Systemen ausgetauscht. Beim Archivieren der Belege überprüft ArchivistaDMS im Hintergrund, ob eine Bestellung oder Rechnung bereits im Archiv vorhanden ist oder nicht. Werden Stammdaten nachträglich angepasst, sind alle Versionen im DMS vorhanden. Die alten Belege stehen also auch dann noch originalgetreu zur Verfügung, wenn der Kundenname oder die Anschrift des Kunden geändert wurde.

Da der Quellcode von ArchivistaDMS und ArchivistaERP unter der GPL lizensiert ist, steht er auf der Homepage des Entwicklers frei zur Verfügung. Eine Neuerung betrifft die Cloud.Variante: Mit ArchivistaBox Cloud sind die Module ArchivistaDMS und ArchivistaERP kostenfrei in der Cloud zu haben. So können sowohl DMS als auch ERP privat und kommerziell direkt und ohne vorherige manuelle Einrichtung im Web betrieben werden.

Geschäftsführer Urs Pfister beantwortet die Frage, welche der beiden Varianten sinnvoller ist auf Nachfrage mit dem Hinweis, eine Web-Appliance bräuchte an sich keine Cloud. Sie kann ohne Support fürs Aufsetzen direkt beim entsprechenden Kunden betrieben werden. Da sich viele Nutzer aber nicht trauen, einen Server, sei er auch noch so klein, selbst zu betreiben, steht zusätzlich die Cloud.Lösung zur Verfügung. Wer aber eine webbasierte Appliance inhouse nutzen möchte, ist mit ArchivistaBox Bachtel sehr gut bedient. Natürlich kann die Software auch auf anderen Rechnern als dem Raspberry Pi 2 verwendet werden, das Komplettpaket bietet aber neben einem verlockenden Preis auch den Vorteil der Platzersparnis und des geringen Energiebedarfes von nur wenigen Watt für eine vollwertige Dokumentenlösung.