PDF-Bearbeitung mit Word ist nicht schwer

Erste Schritte

Nachdem Sie Word 2013 oder eine neuere Word-Version gestartet haben, rufen Sie zunächst "Datei -> Öffnen" auf. Gehen Sie zu dem Verzeichnis mit der gewünschten PDF-Datei. Nach Auswahl der Datei klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen". Im Vorschaufenster rechts sehen Sie die ausgewählte Datei. In unserem Beispiel ist das eine Datei, die Text und Grafiken enthält. Nachdem Sie die Datei geöffnet haben, gibt Word einen Warnhinweis aus.

Sie werden darauf hingewiesen, dass der Ladevorgang bei größeren Datei.n länger dauern kann und dass das Layout unter Umständen nicht exakt so aussieht wie im Original. Das hängt damit zusammen, dass Fußnoten, Ränder, Rahmen, Seitenumbrüche und Spalten sowie Schrifteffekte und andere Formatierungsoptionen zwischen der PDF-Erstellungssoftware wie etwa Adobe Acrobat, InDesign, Microsoft Publisher, Photoshop oder WordPerfect und Word variieren können. Das bedeutet, dass Word die PDF-Datei erst einmal interpretieren muss. Dieser Vorgang nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch und kann auch zu einer abweichenden Darstellung führen.

Mögliche Probleme

Microsoft weist darauf hin, dass Reflow und Transfer mit Textdokumenten besser klappt, als mit Dokumenten, die zahlreiche Diagramme, Fußnoten, Grafiken, Lesezeichen, Markierungen sowie Veränderungen enthalten. Textblöcke mit diesen Eigenschaften tauchen meist inmitten von Absätzen oder am Ende eines Textes auf. Beim Arbeiten mit PDF-Dokumenten in Word sollten Sie an diese Einschränkungen denken und den Zeitaufwand für eventuelle Änderungen mit einplanen.

Zahlreiche Layout-Elemente können Sie jedoch weitgehend problemlos aus dem PDF-Dokument in ein Worddokument übertragen. Beim folgenden Bild handelt es sich um eine Kopie, die aus einem originalen PDF stammt. Wir haben es in Word 2013 geöffnet.

PDF-Dateien in Word bearbeiten

Fügen Sie neue Absätze hinzu und verändern oder löschen Sie Daten - während Sie tippen formatiert Word das Dokument ganz automatisch. So, wie in einem normalen Worddokument. Genauso funktioniert das beim Austausch, bei einer Neupositionierung oder einer Entfernung von Grafiken. Das Textfluss-Feature von Word platziert den Absatz automatisch um das Bild herum. Ändern können Sie auch die Ränder, die Seitengröße und den Zeilenabstand sowie die Schriftart, die Schriftgröße und alle übrigen Schriftattribute.

In der Version, die wir in unserem Beispiel-Dokument bearbeiteten, haben wir Änderungen in der Schrift und der Schriftgröße im ersten und letzten Absatz sowie in der Überschrift und der Unterüberschrift vorgenommen. Außerdem haben wir das Bild von oben links nach unten rechts bewegt und den gelben Paragraphen eingefügt, ohne dass irgendwelche Probleme auftraten.

Bei Word 2013 und 2016 ist die PDF-Kompatibilität derart gut, dass Ihnen bei einem Rechtsklick auf das Bild sämtliche Grafikveränderungsmöglichkeiten als Liste angezeigt werden. Unter anderem wird die Bildgröße, die Formatierung, das Hinzufügen von Bildunterschriften & Hyperlinks, die Positionierung und der Zuschnitt der Grafik aufgelistet.

PDFs konvertieren oder speichern

Wenn Sie das Dokument Ihren Wünschen entsprechend verändert haben, können Sie die Datei speichern. Wählen Sie hierzu "Datei -> Speichern unter". Suchen Sie sich ein passendes Verzeichnis, in dem die Datei abgelegt werden soll, und wählen Sie im Dropdown-Menü "Dateityp" die Option "PDF" aus.

Es gibt aber noch eine andere Möglichkeit, ein Dokument als PDF-Datei zu speichern, und zwar den Export. Hierzu müssen Sie "Datei -> Exportieren" aufrufen. In der linken Spalte wählen Sie "PDF/XPS Dokument erstellen". Danach klicken Sie auf die Schaltfläche, welche ebenso beschriftet ist.

Beheben von Konvertierungsfehlern

Sollten Sie in einem Ihrer gespeicherten PDF-Dokumente Fehler entdecken, gehen Sie einen Schritt zurück und formatieren Sie die Seiten neu. Der Text fließt zwar problemlos nach - an den Text angepasste Grafiken können den Textfluss aber unterbrechen. Sollte dies passieren, müssen Sie die Absätze geschickt aufteilen. Ein Teil des Textes sollte vor dem Bild enden und der andere Teil erst nach dem Bild beginnen. Wenn Sie das erledigt haben, sollten Sie die Position der Grafikbox fixieren.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Zeilenumbruch -> Weitere Layout-Optionen". Daraufhin erscheint das folgende Fenster.

Falls Sie in Ihrem PDF-Dokument Text bewegen und neu ausrichten, ist es ratsam, die horizontale und vertikale Position jeweils als eine relative Position auszuwählen. Dadurch lässt sich das Bild zusammen mit dem Text bewegen. Wollen Sie das Bild dagegen auf der ersten Seite links unten in der Ecke fixieren, müssen Sie sowohl für die Horizontale als auch für die Vertikale eine absolute Position wählen. Dabei müssen Sie die exakte Position weder genau bestimmen noch erraten. Sie müssen das Bild lediglich bewegen, damit die neuen Koordinaten in der Box darüber erscheinen. Sie schließen die Positionierung ab, indem Sie auf die Schaltfläche "OK" klicken.

Haben Sie alle Positionierungen durchgeführt, dann müssen Sie nur noch die zuvor beschriebenen Schritte wiederholen, also die Datei als PDF speichern oder exportieren.

Konvertierung mit einem Online-Tool

Sollten Sie mit einer älteren Version von Microsoft Office arbeiten oder gar kein Office nutzen, können Sie die Umwandlung von PDF-Dokumenten in Worddokument. auch mit PDF Online oder einem anderen Online-Konverter durchführen. Auf der Seite müssen Sie lediglich auf "Upload a File to Convert" klicken und die gewünschte PDF-Datei hochladen. Je nachdem wie groß und komplex das Dokument ist, kann die Umwandlung bis zu ein paar Minuten dauern. Anschließend laden Sie das Windows-Dokument einfach herunter. Systembedingt kann die Umwandlung jedoch genauso lückenhaft ausfallen wie bei der von Microsoft. Vor allem bei PDFs mit komplexem Layout ist nach der Konvertierung meistens eine umfangreiche Nachbearbeitung nötig.