12 Tipps für das effektive Arbeiten mit Excel

Tipp 1: Mit Shortcuts einen Zeilenumbruch in einer Zelle erzeugen

Mit der richtigen Tastenkombination können Sie mehrere Zeilen in einer Zelle unterbringen. Wenn Sie nach der Eingabe des Textes in einer Excel-Zelle die Entertaste betätigen, wird der Text in der Zelle hinterlegt und das Programm ruft automatisch die nächste Zelle auf. Um in der gleichen Zelle zu bleiben, drücken Sie einfach auf Alt + Eingabetaste. Für den Zeilenumbruch auf einem Mac-Computer verwenden Sie den Shortcut: ctrl + Option key + Eingabetaste.

Tipp 2: Ohne umständliche Formeleingabe Berechnungen durchführen

Mit Excel können Sie rechnen, ohne Formeln einzugeben! Wenn Sie zum Beispiel die Zahlenwerte von zwei Zellen addieren möchten, dann wählen Sie durch einen Mausklick die erste Zelle aus und klicken dann mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) in die zweite Zelle. Die Summe aus den beiden Werten wird Ihnen dann unten in der Statuszeile angezeigt. Dieser Trick funktioniert auch mit mehr als nur zwei Zellen. Falls Sie eine andere mathematische Funktion durchführen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Statuszeile und können dort zwischen: Minimum und Maximum, Anzahl, Durchschnitt, Summe und numerische Zahl wählen.

Tipp 3: So speichern Sie eine benutzerdefinierte Vorlage für Diagramme

Im Büroalltag kommt es häufig vor, dass man speziell formatierte Diagramme immer wieder einsetzen muss. Damit Sie nicht umständlich jedes Mal aufs Neue formatieren müssen, können Sie Ihre Diagramme als Vorlagen abspeichern. Im ersten Schritt formatieren Sie das Diagramm und speichern es dann als Vorlage, indem Sie über den Pfad "Diagrammtools" zu "Typ" und als nächstes "Als Vorlage speichern" klicken. Wählen Sie eine Bezeichnung dafür aus und klicken auf "Speichern", nachdem Sie sich bitte vergewissert haben, das "Diagrammvorlagedateien" als Dateityp definiert wurde. Ab sofort können Sie diesen Diagrammentwurf aus dem Ordner mit den Vorlagen abrufen und damit arbeiten.

Tipp 4: Zellen gemeinsam formatieren, die sich nicht in direkter Nachbarschaft befinden

Wenn Sie eine Anzahl von Zellen, die nicht nebeneinander liegen formatieren möchten, markieren Sie zunächst einen Zellen-Block. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und markieren so den nächsten Block. Wiederholen Sie diesen Vorgang für sämtliche Zellen-Blöcke, die Sie formatieren möchten. Alle markierten Zellen lassen sich nun in einem einzigen Arbeitsvorgang gemeinsam nach Ihren Format-Anweisungen bearbeiten.

Tipp 5: Diagramme easy erstellen, auch wenn sich die Zellen in voneinander entfernten Spalten befinden

Für diesen Excel-Hack verwenden Sie die gleiche Methode wie in Tipp 4. Markieren Sie alle gewünschten Bereiche, also zum Beispiel die Überschriften und/oder Zellen-Blöcke und legen dann das Diagramm an.

Tipp 6: Die transparente Gestaltung von Formeln

Meist arbeitet man in der Tabellenkalkulation mit Formeln, welche die Zellenreferenzen, also zum Beispiel die Bezeichnungen: D5*F8 tragen. Diese Art der Formelgestaltung sorgt häufig für eine Stocken des Arbeitsflusses, da man sich häufig erst vergewissern muss, welcher Inhalt an die Zelle gekoppelt ist. Für ein komfortables Plus an Transparenz sorgt die Vergabe von Zellennamen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt "Formeln" aus, nachdem Sie die gewünschte Zelle oder mehrere Zellen markiert haben. Nun erscheint unter anderem die Option: "Namen definieren", wählen Sie diese aus vergeben einen inhaltlich relevanten Namen. Die gewählte Bezeichnung darf nicht mit einer Ziffer beginnen, auch den Einsatz der Leertaste erlaubt die Software nicht, wohl aber das Setzen von Unterstrichen. Der Zellenname darf auch nicht den Zellenreferenzen im aktuellen Arbeitsblatt gleichen. Denn das wäre ein Bezug zu einer anderen Zelle.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe des Namens nun mit "OK". Ab sofort wird diese Bezeichnung von Excel bei den betreffenden Rechenoperationen verwendet. Unter der Reihe mit den Symbolleisten finden Sie links die Option: "Namensliste". Wenn Sie dort auf den gewünschten Zellennamen, beziehungsweise auf den dazugehörigen Pfeil klicken, kommen Sie direkt auf die ausgewählte Zelle in Ihrem Tabellendokument!

Tipp 7: Mit dem Überwachungsfenster haben Sie stets alles Wichtige im Blick

Wenn Sie mit mehreren Tabellen oder einem extrem großflächigen Arbeitsblatt jonglieren müssen, hilft das Überwachungsfenster Ihnen dabei, jede relevante Information im Auge zu behalten. Damit bleiben Sie im Workflow, da Sie nicht mehr darauf angewiesen sind, das Arbeitsblatt ständig zu wechseln um sich bestimmte Daten anzeigen zu lassen. Um das zusätzliche Fenster zu erstellen, klicken Sie zunächst mit der linken Taste der Maus auf die Zelle Ihrer Wahl, um diese zu markieren. Klicken Sie dann im Menüband auf "Formeln" und nun "Überwachungsfenster". Daraufhin können Sie in einem neu eröffneten Fenster "Überwachung Hinzufügen..." wählen. Ihre im Vorfeld ausgewählte Zelle müssen Sie dann nur noch mit einem Klick auf "Hinzufügen" bestätigen.

Selbstverständlich können Sie nicht nur ein Überwachungsfenster erstellen, sondern so viele, wie Sie benötigen. Die Fenster befinden sich stets über Ihrem aktuell aufgerufenen Datenblatt und lassen sich je nach Bedarf verschieben und in ihrer Größe verändern. Mit diesem "Spy Window" haben Sie nun alle relevanten Zellen im Blick und können deren aktuelle Inhalte, die Zellenreferenzen und weitere Informationen beobachten. Falls Sie eines oder mehrere dieser Fenster schließen möchten, klicken Sie einfach rechts oben auf das bekannte Kreuz zum Beenden. Sie können also diese praktische Funktion zur Zellüberwachung ganz nach Bedarf anzeigen lassen, schließen, beziehungsweise ausblenden und zurückholen. Damit bietet das Überwachungsfenster eine sinnvolle Alternative zu Excels Kamera-Funktion.

Tipp 8: Werte passend runden und Nachkommastellen verschwinden lassen

Wenn Ihre Rechenoperationen in die Tausende oder gar Millionen gehen, ist es manchmal sinnvoller, mit einem gerundeten Näherungswert zu arbeiten. Diese Excel-Funktion können Sie auch sinnvoll einsetzen, um allzu lange und im Grunde überflüssige Nachkommastellen zu runden oder deren Nullen verschwinden zu lassen. Mit Excel können Sie auf einen benutzer- oder vordefinierten Wert runden. Dazu wählen Sie zunächst die Zelle oder den Wert in einer Zelle aus, der formatiert werden soll. Markieren Sie Ihre Auswahl und gehen dann mit einem Klick auf die rechte Taste der Maus zur Auswahl, dort haben Sie nun unter anderem die Option "Zellen formatieren...", wenn Sie darauf klicken, erscheint ein neues Fenster, falls nicht schon der Reiter mit der Bezeichnung "Zahlen" vorausgewählt ist, dann klicken Sie bitte auf diesen Reiter. In der Liste der Kategorien gehen Sie zu "Benutzerdefiniert".

Ihre Zahlen werden auf den nächsten Tausender aufgerundet, wenn Sie "###."k"" in das Zahlen-Feld eingeben. Excel rundet dann nicht nur auf, sondern substituiert auch die drei Nullen durch den Buchstaben "k". k ist im internationalen Einheitensystem die Abkürzung für Kilo und zeigt den Wert 1.000 an. 15 k zum Beispiel ist also die internationale Abkürzung für 15.000. Falls Sie ihre Werte auf Millionen formatieren möchten, dann tippen Sie "###.."m"" in das entsprechende Zahlen-Feld. Mit der Eingabe des Codes: "#,000" werden die Nachkommastellen ohne platzraubende Nullen angezeigt. Auch dieser kleine Hack sorgt für wesentlich mehr Überblick in Ihren Tabellendokumenten. Beim Runden auf diese Art bleiben die exakten Werte übrigens weiterhin unsichtbar in der Software hinterlegt, Excel rechnet für Sie also nach wie vor mit den korrekten Zahlen. Sie können mit diesem Trick auch Diagramme formatieren. Dazu klicken Sie auf eine Achse im Diagramm und gehen dann auf die Option: "Achse formatieren". Der weitere Arbeitsvorgang ist der gleiche wie bei der oben beschriebenen Formatierung der Zellen-Werte.

Tipp 9: Excels praktischer Katalog für Tabellenformate

Hier zeigen wir Ihnen eine Art der Formatierung, welche von Ihnen keinerlei Zellauswahl erfordert, sondern ganz automatisch arbeitet. Diese Muster sind praktisch und simpel in der Anwendung. Ihre Nachteile liegen darin, dass sie ungefragt Filter zu den Überschriften erzeugen und das tabellenspezifische Verhalten verändern. Doch Sie können diese unerwünschten Funktionen ganz leicht deaktivieren. Wenn Sie Ihre selbst gewählte Tabellenüberschrift behalten möchten, aktivieren Sie bei der Wahl des Tabellenformats das Kästchen mit der Bezeichnung: "Tabelle hat Überschriften". Um die anderen Filter zu deaktivieren gehen Sie zu "Tabellentools" und von dort aus zu "Entwurf", dann "In Bereich konvertieren". Dort klicken Sie auf "Ja" auf die Frage: "Möchten Sie die Tabelle in einem normalen Bereich konvertieren?"

Tipp 10: Vermeiden Sie Fehler durch die Verwendung von vorgefertigten Listen

Wenn man Einträge manuell eingibt, können sich leicht Fehler einschleichen. Wesentlich sicherer ist es, wenn Sie für Ihre Arbeit mit Excel eine individuelle Liste mit Einträgen erstellen. Öffnen Sie dazu ein neues Blatt in Ihrer Excel-Arbeitsmappe und geben dort alle gewünschten Einträge ein. Diese Einträge können Sie nun auf Ihre Arbeitsblätter übertragen, in dem Sie die Option: "Daten" wählen, dann ein Klick auf "Datenüberprüfung" und nochmals auf "Datenüberprüfung". Daraufhin wird sich ein Fenster öffnen, bei dem Sie die Option "Einstellungen" unter den Reitern auswählen. Unter den verfügbaren Einstellungen finden Sie "Zulassen", dort aktivieren Sie die Option "Liste". Mit einem Klick auf "Quelle" und der Einbeziehung Ihrer vorbereiteten Liste können Sie nun die Einträge markieren und mit "OK" akzeptieren.

Durch die Erstellung der benutzerdefinierten Liste bekommen Sie einen Pfeil angezeigt, wenn Sie eine der vorbereiteten Zellen aktivieren. Durch einen Klick auf diesen Pfeil wird Ihnen die Liste an erlaubten Einträgen angezeigt und Sie brauchen nur noch den gewünschten Inhalt einfügen.

Tipp 11: Arbeiten mit der versteckten Kamera

Nein, damit ist nicht die bekannte Fernsehsendung gemeint, sondern eine fast unbekannte, weil gut versteckte Funktion in der Tabellensoftware von Windows. Sie müssen diese geniale Funktion zunächst aktivieren. Über dem herkömmlichen Menüband lässt sich die Kamera nicht aufrufen, Sie müssen das Tool erst in Ihrer Schnellzugriffsleiste zufügen. Sie finden den Eintrag "Kamera" in der Liste mit den Optionen "Alle Befehle". Über die Schaltfläche für das Hinzufügen können Sie nun die Kamera in Ihre Symbolleiste integrieren.

Mit der Kamera-Funktion können Sie markierte Zellen oder Zellbereiche fotografieren und an gewünschter Stelle einfügen. Das geniale daran: Die beiden Bereiche sind durch dieses Vorgehen dynamisch verbunden. Die Veränderungen im zuvor abfotografierten Bereich werden auch in der Stelle oder der Grafik angezeigt, in der Sie es eingefügt haben. Das betrifft sowohl die Werte, als auch die Formatierungen.

Tipp 12: Drucken von mehreren Tabellendokumenten auf eine Seite mit der Kamera

Bei einer Sache ist das geniale Excel ziemlich widerspenstig: Die Standardfunktionen sehen nicht vor, dass sich mehrere Tabellendokumente auf einem Blatt drucken lassen. Doch mit der Kamera-Funktion lässt sich auch diese Option einstellen. Wie Sie die Kamera-Funktion in Ihr Programm integrieren, haben Sie ja schon in Tipp 11 erfahren. Mit einem Klick auf das Symbol für die Kamera machen Sie ein Bild von den zuerst ausgewählten Daten für den Druck. Öffnen Sie nun ein neues Excel-Arbeitsblatt und wählen dort die Zelle aus, in der das Bild angezeigt werden soll. Nach dem Klick wird Ihnen das Bild direkt in der ausgewählten Zelle angezeigt.

Verfahren Sie auf diese Weise mit sämtlichen Datensätzen, die Sie gemeinsam auf ein Blatt Papier drucken möchten. Nach dem Fotografieren und Einfügen haben Sie nun alle gewünschten Bereiche auf einem Arbeitsblatt integriert und Sie können den Druckvorgang starten. Auch hier gilt die Regel, dass die Fotos dynamisch mit den Quelldateien verbunden sind. Verändern Sie einen Bereich, dann aktualisiert sich der andere automatisch. Wenn Sie also den Status quo drucken möchten, dann müssen Sie den Druckvorgang starten, ohne Veränderungen an den Quelldateien vorzunehmen. Ansonsten ist das Prinzip der dynamischen Verknüpfung sehr sinnvoll, da Sie dadurch die Arbeitsvorgänge, die sich aus dem Fotografieren und dem Einfügen zusammensetzen nur einmal vornehmen müssen.