Dateisuche in Windows 10: So finden Sie, was Sie suchen

Wie funktioniert die Suche?

In der Theorie ist die Suche in Windows eine fabelhafte Idee: Geben Sie einfach irgendeinen Suchbegriff ein und das Betriebssystem zeigt Ihnen die dazugehörigen Daten an Ort und Stelle an, gerne auch mit weiteren Dateiinformationen. Leider sieht die Praxis oft anders aus, was auch daran liegt, dass die Suche je nach Ort, wo Sie sie ausführen, etwas anders funktioniert. Wer das nicht weiß, tut sich schwer damit, Logik in das Verhalten der Suche zu bringen und wird eher verzweifeln als eine Datei finden.

Beginnen Sie eine Suche in einem Ordner, den Sie dafür besser nicht hätten wählen sollen, passiert nämlich meist Folgendes: Die Suche wird einen geraumen Zeitraum in Anspruch nehmen und am Ende überhaupt kein Ergebnis zu Tage fördern. Die Ursache für dieses Phänomen liegt in den zwei Suchmethoden begraben, die Windows simultan ins Betriebssystem integriert: die Indexsuche und die Dateinamenssuche.

Was sind Index- und Dateinamenssuche?

Schlüsseln wir zunächst kurz die Unterschiede der beiden Varianten auf:

- Indexsuche: Bei Eingabe eines beliebigen Suchbegriffs - etwa "Urlaub Nordsee" - sucht Windows nicht nur nach Dateien und Ordnern, die diesen Namen tragen. Auch Metadaten (beispielsweise Fotos, die diesen Inhalt zeigen oder Dokumente, in denen der Begriff erwähnt wird) werden von Windows durchsucht.
- Dateinamenssuche: In diesem Fall durchsucht Windows nur die Namen von Dateien und Ordnern. Alle Metadaten werden ignoriert. Suchen Sie nach "Urlaub Nordsee", finden Sie nur Dateien und Ordner, die genau diesen Namen tragen. Dies macht die Suche weniger flexibel (und seltener erfolgreich).

An sich wäre diese Zweiteilung kein großes Problem. Windows verwendet jedoch eine unterschiedliche Methode in Abhängigkeit von dem Ort, an dem Sie suchen. Das Suchfeld in der Taskleiste bemüht immer die Indexsuche, während eine Suche im Windows Explorer stets die Namenssuche verwendet. Ausnahmen existieren nur, wenn der Ordner im Explorer ohnehin schon im Index befindlich ist. Schwierig für den Nutzer wird es, weil dieser über diesen Umstand nicht informiert wird.

Weitere Probleme können den Prozess zusätzlich verkomplizieren: Die Dateinamenssuche wird auch verwendet, wenn die Datei eigentlich in einem indizierten Ordner liegt, der sich jedoch in der Hierarchie unterhalb des aktuellen Suchordners befindet. Zur Verdeutlichung ein Beispiel: Suchen Sie nach "Urlaub Nordsee" in Ihrem eigenen Dokumente-Ordner, ist dieser indiziert. Er befindet sich immer in C:Windows[benutzername]. Windows wird die Datei also finden, wenn Sie dort suchen. Falls Sie die Suche jedoch direkt auf C: starten, werden Sie die Daten nicht finden, da C: selbst nicht indiziert ist - sehr verwirrend.

Problematisch, aber logisch

Immerhin: Innerhalb seines eigenen Verhaltens zeigt sich Windows teilweise logisch. Eine im Windows Explorer gesuchte Datei muss sich immer im aktuellen Ordner oder in einem Subordner befinden. Andernfalls wird sie nicht gefunden. Wer viele Jahre Windows verwendet, kennt dieses Verhalten und wird sich damit arrangiert haben. Für neue Anwender, die sich Hilfe von der Indexsuche erhoffen, wirft dieses interne Verhalten von Windows jedoch Fragen auf.

Feinjustierung der Indexsuche

Die Indexsuche ist wesentlich effizienter, was auch daran liegt, dass Microsoft sie kontinuierlich verbessert. Das Update 2004 für Windows 10 (aus dem Frühjahr 2020) hat die rechenintensive Indexierung beispielsweise auf die Zeiten verlegt, in denen der Anwender ohnehin gerade das Gerät kaum benutzt. Rechenleistung liegt dann frei, die automatisch für die Indexierung verwendet wird. Nach und nach wird der Index so mit Dateinamen und Metadaten gefüttert.Kümmern wir uns nun darum, die Indexierung durch einige manuelle Schritte noch besser zu machen. Prüfen wir dazu zunächst, welche Dateien überhaupt in den Index gelangen:

1. Öffnen Sie die Einstellungen von Windows und gehen Sie dort auf "Suche".
2. Nun befinden Sie sich in "Berechtigung und Verlauf", was jedoch die Websuche meint und aktuell keine Rolle spielt. Klicken Sie stattdessen links auf "Windows durchsuchen". Wahrscheinlich ist dies auf die Voreinstellung "Klassisch" angepasst. So durchsucht standardmäßig nur Bibliotheken und den Desktop.
3. Klicken Sie auf den kleinen Schriftzug "Suchorte hier anpassen". Nun öffnen sich die "Indizierungsoptionen", die im Look der alten Systemsteuerung gehalten sind. Unter "Einbezogene Ordner" finden Sie unter anderem "Benutzer". Das heißt, dass alle Einträge, die in C:Windows[benutzername] abgelegt sind, indiziert werden.
4. Durch "Ändern" können Sie zusätzliche Ordner in den Index aufnehmen. Falls Sie bestimmte, wichtige Daten vielleicht auf einer anderen Partition speichern, können Sie etwa Laufwerk D: hinzufügen. So werden auch diese Dateien indiziert.
5. Sie können auch die meisten temporären Laufwerke hier indizieren lassen, also etwa USB-Sticks oder externe Festplatten. Ausgenommen sind Netzlaufwerke - ganz egal, welche Form der Einbindung Sie versuchen.

Fertig: Die Indexsuche nimmt nun alle Sektoren der Festplatte auf, die Sie indizieren lassen möchten.

Ordnerausschluss aus dem Index

Eventuell möchten Sie D:Dateien zur Indexsuche hinzufügen, aber nicht jeden Unterordner durchsuchen lassen. Dies schaffen Sie über die Funktion für den Ausschluss von Ordnern - und zwar so:

1. Begeben Sie sich wieder in die Einstellungen für die Suche. Weiter geht es dann zu "Windows durchsuchen" sowie "Auszuschließende Ordner hinzufügen".
2. In der sich öffnenden Liste finden Sie einige Programmordner. Durch "Auszuschließende Ordner hinzufügen" können Sie eine beliebige Anzahl weiterer Ordner aus der Suche entfernen.

Theoretisch könnten Sie übrigens auch jeden gewünschten Ordner durch Aufrufen von dessen Eigenschaften im Windows Explorer aus der Suche entfernen. Langfristig wird dies jedoch problematisch, da Sie irgendwann eventuell vergessen, welche Ordner noch in der Suche sind und welche nicht. Unser Weg ist einfacher und lässt sich bequem zentral verwalten.

Umgang mit externen Laufwerken

Bei der Verwendung zahlreicher externer Speichermedien bietet sich die Option "Klassisch" im Bereich "Windows durchsuchen" an. Über die bereits erwähnte Funktion "Suchorte hier anpassen" addieren Sie einfach die USB-Sticks oder Festplatten, die Sie hinzufügen möchten. Bei der Verwendung von ausschließlich internen Laufwerken ergibt jedoch die Option "Erweitert" mehr Sinn. Damit werden fast alle Sektoren der Festplatten in den Index aufgenommen, was sehr schnelle Sucherfolge garantiert. Dateien von externen Laufwerken werden aber nicht berücksichtigt, was die Suche zusätzlich beschleunigt.

Bessere Dateisuche im Windows Explorer

Der Umgang mit der Suche im Windows Explorer ist immerhin angenehm simpel: Klicken Sie einfach in das Suchfeld oben rechts und geben Sie einen Namen, wie "Urlaub", dort ein. Alle aktuellen Ordner und Unterordner werden zuverlässig durchsucht. Mit ein wenig Feintuning wird jedoch diese Suchfunktion noch wesentlich verbessert.

Explizite Suche nach Dateinamen

Möchten Sie Metadaten außen vor lassen und wirklich nur nach Datei- und Ordnernamen suchen, geben Sie in das Suchfeld "name:Suchbegriff" ein, also etwa "name:Urlaub". Dateien, die "Urlaub" als Inhalt haben, aber nicht als Dateinamen, werden damit ignoriert. Möchten Sie es hingegen genau umgekehrt haben, geben Sie "inhalt:Urlaub" ein. Dateinamen werden nun ignoriert und nur die Metadaten spielen eine Rolle.

Suche nach Dateiattributen

Suchen Sie etwas im Windows Explorer, wird die Ansicht oben automatisch auf "Suchtools" geändert. Einige nützliche Tipps helfen dabei, diese Werkzeuge effektiv zu nutzen.

Klicken Sie auf "Änderungsdatum", wenn Sie den Suchzeitraum eingrenzen lassen möchten. So lassen Sie sich beispielsweise Daten nur aus dem letzten Jahr anzeigen. Windows Explorer wird nun Dateien durchsuchen, die "Urlaub" als Inhalt haben und nur die letzten 365 Tage umfassen. Der Explorer wird die Suche nun auch für Sie sichtbar verändern, denn der Eintrag im Suchfeld lautet nun beispielsweise "Urlaub änderungsdatum: letztes jahr". Klicken Sie hinter diesen Schriftzug, um einen Kalender anzeigen zu lassen. Damit können Sie den Zeitraum noch feiner eingrenzen.

Falls es Ihnen nicht um den Zeitpunkt geht, können Sie in den Suchtools auch Eigenschaften wie die Größe oder die Art von Dateien verändern.

Weiteres Feintuning

Noch präziser suchen Sie, indem Sie oben im Menü auf "Ansicht" und dann "Details" gehen. Klicken Sie nun auf eine leere Zeile dort, wo normalerweise die Spalten ihre Titel tragen, also etwa "Größe", "Typ", "Ordner" und so weiter. Klicken Sie dann unten auf "Weitere" und fügen Sie weitere Spalten hinzu - vielleicht das "Aufnahmedatum".

Diese Spalten stehen nun als Suchoption zur Verfügung. Geben Sie ins Suchfeld etwa "aufnahmedatum:" ein, um die Suche auf ein bestimmtes Datum einzugrenzen. Insgesamt bekommen Sie auf diese Weise über 200 verschiedene Kriterien, die Sie für die Suche einstellen können. Auch Kombinationen dieser Kriterien sind möglich. Bedenken Sie, dass eine Änderung sich immer nur auf den aktuellen Ordner bezieht und nicht den gesamten Windows Explorer einschließt.

Suchfeld von Windows: effektive Suche sinnvoll nutzen

Schnell erreichbar in Windows 10 ist immer das Suchfeld unten links neben dem Startbutton. Sehen Sie es nicht, können Sie es mit einem Rechtsklick auf die Taskleiste aktivieren. Gehen Sie dort auf "Suche" und "Suchfeld anzeigen".

Suchen Sie über die Taskleiste, wird immer der Indexdienst verwendet. Außerdem harmoniert dieses Feld gut mit bestimmten Microsoft-Produkten. Nutzen Sie Outlook für E-Mails, durchsuchen Sie damit auch Ihren Posteingang - sehr praktisch. Mitunter müssen Sie der Suche aber ein bisschen auf die Sprünge helfen. Denn: "Alle" im oberen Bereich sucht nicht wirklich den gesamten Index ab. Verfeinern Sie die Suche am besten, indem Sie selbst die Ansicht auf "Apps", "Dokumente" oder andere gewünschte Bereiche wechseln. Praktisch ist auch, dass Sie über das Suchfeld sehr schnell die Optionen für den Indexdienst aufrufen können. Oben rechts im Suchfenster sehen Sie drei Punkte. Klicken Sie darauf und gehen Sie dann auf "Indizierungsoptionen" - eine nützliche Abkürzung.

Datenschutz und das Suchfeld

Eventuell problematisch ist die Tatsache, dass die Eingabe gesuchter Begriffe auch auf Suchmaschinen weitergeleitet wird. Suchen Sie nach einer bestimmten Datei, wird auch der Index von Bing danach durchsucht. Sie geben diese Information also an Microsoft weiter - zwar anonym, aber einigen Personen könnte dies trotzdem nicht gefallen. Glücklicherweise lässt sich dieses Verhalten abstellen. Halten Sie sich an diese Anleitung, die ab Windows 10 2004 funktioniert:

1. Öffnen Sie die Registry (etwa über "regedit" und Enter im Suchfeld).
2. Finden Sie den folgenden Schlüssel: HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREPoliciesMicrosoftWindowsExplorer. Öffnen Sie dort den Eintrag "DisableSearchBoxSuggestions" und ändern Sie den Wert auf 0. Die Änderung wird nach einem Neustart wirksam.

Der Eintrag ist nicht vorhanden? Erstellen Sie ihn einfach selbst. Kaputtmachen können Sie nichts. Anschließend wird das Suchfeld keine Daten mehr an Bing übertragen.

Bessere Suche mit Drittanbieter-Tools

Suchen Sie häufig nach Dateinamen, sollten Sie über die Installation von " Everything" nachdenken. Das kostenlose Programm durchsucht den MFT (Master File Table) und arbeitet damit sehr schnell. Eine Indexsuche gibt es aber nicht. Passend dazu sollten Sie über die " Everything Toolbar" nachdenken. Sie integriert sich in die Taskleiste und kann alles, was auch das normale "Everything" kann - nur wesentlich schneller erreichbar.

Eine leistungsstarke Alternative, die Geld kostet, ist " Copernic Desktop Search". Damit indizieren Sie den gesamten PC und bei Bedarf auch Netzlaufwerke. Außerdem ist der Suchdienst extrem schnell. Kostenlos können Sie das Programm auch verwenden, dann ist der Index aber auf maximal 25.000 Einträge begrenzt (was nicht viel ist und daher eher als Demo-Version verstanden werden sollte).