Die perfekte E-Mail-Bewerbung: So bekommst Du den Job

E-Mail- oder Online-Bewerbung?

Obwohl die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, bezeichnen sie nicht dasselbe. Eine Online-Bewerbung erfolgt über ein Online-Formular auf der Webseite des Unternehmens. Sie ist der klassischen Bewerbungsmappe nicht sehr ähnlich, da einzelne Formularfelder der Reihe nach ausgefüllt werden müssen und gegebenenfalls PDF-Dokumente hochgeladen werden. Eine E-Mail-Bewerbung ist der klassischen Variante schon ähnlicher. Im Anhang befinden sich ebenfalls Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen, nur werden sie als PDF-Anhang auf elektronischem Wege per E-Mail versandt.

Vorteile einer E-Mail-Bewerbung

Sowohl für Bewerber als auch für Unternehmen haben E-Mail-Bewerbungen Vorteile. Bewerber können mit relativ wenig Aufwand viele Bewerbungen erstellen und verschicken, was per E-Mail schneller und günstiger funktioniert als per Post. Außerdem müssen keine teuren Mappen gekauft und Druckerpapier verschwendet werden. Innerhalb des Unternehmens können die elektronisch eingegangenen Bewerbungen schnell und unkompliziert per Mail an zuständige Personaler oder Abteilungsleiter weitergeleitet und damit schneller verarbeitet werden.

Grundlagen für die perfekte Bewerbung per E-Mail

Halte Dich beim Anfertigen der Bewerbung per E-Mail unbedingt an die formalen und technischen Vorgaben in der Stellenausschreibung, wie beispielsweise die Dateigröße sowie das Dateiformat. Ansonsten wird man Deine Bewerbung möglicherweise gar nicht erst öffnen. Es wäre schade um die Zeit, die Du investiert hast! Viele Stellenausschreibungen bitten auch um ein Bewerbungsfoto. Das Bewerbungsfoto sagt viel über Dich aus. Lass es deshalb beim Profi machen und verwende keine bearbeiteten Selfies oder das letzte Urlaubsfoto.

Dokumente der E-Mail-Bewerbung

Ebenso wie die schriftliche Bewerbung besteht die Bewerbung per E-Mail aus dem Anschreiben, dem Lebenslauf, Kopien Deiner Abschluss- und Arbeitszeugnisse sowie den Qualifikationsnachweisen.

Das Anschreiben

Das Anschreiben sollte nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein. Fasse Dich also eher kurz und konzentriere Dich auf das Wesentliche. Verzichte darauf, Deinen kompletten Lebenslauf im Anschreiben zu wiederholen und erkläre, warum gerade Du die richtige Person für die ausgeschriebene Stelle bist.

Der Lebenslauf

Der Lebenslauf ist das Herzstück der E-Mail-Bewerbung. Achte deshalb auch auf die Anforderungen an den Lebenslauf: Soll er in einer Tabelle oder als Biografie geschrieben sein? Letztere Variante wird nur in wenigen Branchen gefordert. Lass keine chronologischen Lücken in Deinem Werdegang entstehen. Falls Dein  Lebenslauf Lücken enthält, begründe die Auszeiten nachvollziehbar. Wenn Du Hobbys angeben möchtest, achte bitte darauf, wie diese wirken. Mit dem Hobby "Kino" wirkt man sehr passiv und träge, jedoch zeigt ein Hobby wie "Extrembergsteigen" Risikobereitschaft, was in einigen Berufen gefordert wird.

Der Anhang

Primär sollte der Anhang der E-Mail-Bewerbung aus den Kopien Deiner Abschlusszeugnisse sowie der Arbeitszeugnisse bestehen. Zusätzlich können Empfehlungsschreiben, Qualifikationen und sonstige Beurteilungen Deiner ehemaligen Arbeitgeber hinzugefügt werden. Aber bitte übertreibe es nicht: Das Schulzeugnis aus der Grundschule interessiert keinen Personalchef.

Das optimale Dateiformat

Um dem potenziellen Arbeitgeber das Öffnen der E-Mail-Bewerbung zu erleichtern, verwendest Du ausschließlich das PDF-Format. Dann kannst Du sicher sein, dass Deine Bewerbung wie gewünscht angezeigt wird. Ein Word-Dokument eignet sich weniger, da Schriftarten und Formatierungen möglicherweise nicht korrekt beim Empfänger dargestellt werden.

Besonders übersichtlich ist es, mit einem PDF-Tool alle Dateien in einer einzigen PDF-Datei zu sammeln - natürlich in einer sinnvollen Reihenfolge. Auch das Anschreiben sollte mit in die Bewerbung integriert werden. Das komplette Anschreiben ins Textfeld der E-Mail einzufügen ist nicht empfehlenswert, da Umlaute, Sonderzeichen und Formatierungen unter Umständen falsch dargestellt werden. Außerdem kann der gesamte Text verloren gehen, falls Deine Bewerbung innerhalb des Unternehmens weitergeleitet wird.

Dateigröße und Dateinamen

Achte darauf, dass Deine Dokumente im Anhang die in der Stellenausschreibung vorgegebene maximale Dateigröße nicht überschreiten. Sind dort keine Angaben zu finden, kannst Du von einer Maximalgröße von etwa fünf Megabyte ausgehen.

Denke daran, der Datei für Deine E-Mail-Bewerbung einen sinnvollen Namen zu geben. Der naheliegende Dateiname „Bewerbung“ ist aus Sicht des Personalchefs nicht sehr vielsagend. Besser ist es auch Deinen Namen sowie den Titel bzw. die Referenznummer der ausgeschriebenen Stelle mit aufzunehmen. Das gilt insbesondere für große Unternehmen und Konzerne.

Sende Deine digitale Bewerbung von einer aussagekräftigen und seriösen E-Mail-Adresse ab. Sie enthält idealerweise Deinen vollständigen Namen und verzichtet auf unnötige Abkürzungen und Kosenamen wie „Sternschnuppe“ oder „Turnbeutelvergesser“.

Der optimale Betreff

Verzichte nicht auf die Betreffzeile. Sonst kann es passieren, dass der Personalchef Deine E-Mail ungelesen löscht oder diese im SPAM-Ordner landet. Schreibe, dass es sich um eine Bewerbung für eine bestimmte Stelle handelt oder erwähne die jeweilige Stellenausschreibung.

Klassische oder individuelle Bewerbung?

Die meisten Arbeitgeber werden täglich mit unzähligen Bewerbungen überschüttet. Wer sich von der Masse abheben möchte, benötigt Kreativität und etwas Mut, um Eindruck zu hinterlassen. Pauschale Formulierungen wirken nicht nur langweilig, sie sagen auch wenig über die Person des Bewerbers aus. Experimentiere ein wenig: Entwirf mehrere Anschreiben zu derselben Ausschreibung und sende diejenige Bewerbung ab, die Dir am besten gelungen ist.

Bitte Freunde oder Bekannte um ihre Meinung und lass die Bewerbung auch auf Rechtschreibfehler kontrollieren. Dabei kann Dir auch die automatische Korrektur Deines Textprogramms helfen. Denn nichts macht einen schlechteren Eindruck in der Bewerbung als Rechtschreibfehler. Verwende Dein  Bewerbungsanschreiben auch nicht mehrfach, sondern geh auf die Anforderungen aus der Stellenausschreibung und das Unternehmen ein.

Layout der Bewerbung

Experimente mit der Schriftart und dem Layout der E-Mail-Bewerbung sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Eine Bewerbung für eine Bank sieht anders aus als beispielsweise eine Bewerbung als Mediengrafiker. Jedoch solltest Du auf allzu schrille Farben, verspielte Schriftarten und ein ausgefallenes Design besser verzichten. Letztlich solltest Du Dir darüber bewusst sein, dass Deine Bewerbung sehr viel über Deine Person und Deine Einstellung zum Arbeitsplatz aussagt. Verzichte auf Floskeln, damit Du nicht unmotiviert wirkst. Lass Deiner  Kreativität aber dort ihren Lauf, wo sie angebracht ist.

E-Mail-Bewerbung Checkliste

• Korrekte Absenderadresse:
  Zuvor solltest Du den passenden Empfänger gut recherchieren. Dies ist insbesondere bei Initiativbewerbungen entscheidend, da Deine Bewerbung sonst schnell im virtuellen Mülleimer landet. Zur Not kann auch per Telefon nach dem passenden Ansprechpartner gefragt werden.
• Aussagekräftige Betreffzeile:
  Sie sollte alle wichtigen Informationen enthalten. Oft sortiert das E-Mail-Programm die E-Mails nach Schlagworten bereits automatisch vor – da möchtest Du sicherlich nicht im Spam-Ordner landen.
• Seriöse Absender-Adresse:
  Die Absender-Adresse soll aus dem eigenen Namen und, wenn nötig, einem Zusatz bestehen. Einen seriösen E-Mail-Anbieter findest Du beispielsweise in freenet Mail. Dort kannst Du eine kostenlose E-Mail-Adresse erstellen wie beispielsweise max.mustermann@freenet.de.
• Korrekte Anrede:
  Stelle sicher, dass Du den Empfänger Deiner Bewerbung sowohl in Deiner E-Mail als auch im Anschreiben korrekt anredest. Es zeugt von Schlampigkeit, wenn im Anschreiben „Herr Müller“ und in der E-Mail „Frau Meier“ steht – und ist leicht vermeidbar.
• Das soll in die E-Mail:
  Schreibe eine kurze E-Mail, die Deine Absichten darstellt: Auf welche Stelle bewirbst Du Dich? Was findet der Empfänger im Anhang vor? Bleibe stets freundlich. Nach der Grußformel füge am besten ein kurzes Anhangsverzeichnis ein.
• E-Mail-Signatur:
  In Deine E-Mail-Signatur kommt Dein vollständiger Name, die Adresse, Telefonnummer und eventuell der Link zu Deiner Homepage, Deinem Blog oder Online-Profil. Eine Signatur kannst Du ganz einfach mit freenet Mail erstellen.
• Anhang:
  Die Reihenfolge des Anhangsverzeichnisses sollte im Anhang beibehalten werden. Fasse dafür am besten alle Dokumente in einer PDF-Datei zusammen. Dafür findest Du online kostenlose Tools.
• Vollständige Unterlagen:
  Auch in einer E-Mail-Bewerbung solltest Du sorgfältig überprüfen, dass Du alle Unterlagen beigefügt hast. Außer dem Deckblatt, auf das verzichtet werden kann, kannst Du Dich an der klassischen Bewerbung orientieren. Wichtig ist hierbei, dass Du auch im PDF-Format Deinen  Lebenslauf unterschreibst.
• Gleiche Schriftart nutzen:
  Idealerweise solltest Du in der E-Mail die gleiche Schriftart wie in der Bewerbung nutzen. Nicht jeder Personaler achtet darauf, doch manche tun es – und dann wäre es schade, wenn Deine Bewerbung an einer solchen Formalität scheitert.
• Anhang nicht zu groß: Achte darauf, dass der Anhang Deiner Bewerbung fünf Megabyte nicht übersteigt. Mit einem E-Mail-Account bei freenet Mail musst Du Dir keine Gedanken über eventuell in falsche Hände geratene persönliche Daten machen, die Du im Anhang angefügt hast. Die Dateien werden stets in einer sicheren Cloud verschickt.
• Auswahl der Zeugnisse und Nachweise:
  Wähle Zeugnisse und Nachweise mit Bedacht und passend zur Stelle aus. Zu viele Dokumente erschweren die Arbeit des Personalers und senken Deine Chancen auf den Job.
• Auf Meta-Daten achten:
  In einer E-Mail-Bewerbung kann eingesehen werden, wann die Datei in Deinem Anhang erstellt wurde, welche Namen sie einst getragen hat und vieles Weiteres. Es kann daher unseriös wirken, wenn die Datei mehrere Monate alt ist und zu Beginn „blödes Anschreiben“ hieß.
• Aussagekräftiger Dateiname:
  Wenn Du Ihre Sammeldatei lediglich „Bewerbung“ nennst, muss sich der Personaler die Mühe machen, diese allgemeine Formulierung zu konkretisieren. Nenne sie daher lieber beispielsweise „Bewerbung_MaxMustermann_Marketing“.
• Auf Lese- und Empfangsbestätigung verzichten: Beim Öffnen der E-Mail poppt bei einer solchen Bestätigungsanforderung ein kleines Fenster auf. Das nervt viele Empfänger. Auch, wenn es Dir Sicherheit gibt, solltest Du lieber darauf verzichten und stattdessen eine Woche später telefonisch nachfragen.
• BCC nutzen: Um zu kontrollieren, dass Deine E-Mail ordnungsgemäß ankommt, kannst Du Dich selbst unsichtbar in den BBC setzen und somit dieselbe E-Mail nochmal an Dich selbst schicken.