Kontoauszüge und Co.: Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?Altpapier oder Ablagesystem? Wir verraten Ihnen, welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren sollten.
KontoauszügeKeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt es für Kontoauszüge. Anne van Dülmen vom Bundesverband deutscher Banken empfiehlt, die Belege drei Jahre, so lange dauert die Verjährungsfrist für die meisten Alltagsgeschäfte, aufzubewahren. Wer seine Bankgeschäfte online tätigt, sollte die Kontoauszüge als PDF-Datei speichern. Im Online-Postfach können die Dokumente zumeist nur für einen bestimmten Zeitraum abgerufen werden.
Arbeitsvertrag und -zeugnisseArbeitsverträge gilt es bis zum Jobwechsel beziehungsweise Eintritt in die Rente aufzubewahren. Der aktuelle Arbeitsvertrag dient unter anderem als Beleg für individuelle Absprachen und Betriebsvereinbarungen. Arbeitszeugnisse sind essenziell für etwaige Jobwechsel und Bewerbungen und sollten im Ablagesystem stets präsent sein.
GehaltsabrechnungDas Gehalt ist auf Ihrem Konto eingegangen? Die Gehaltsabrechnung kann in den Müll? Bevor Sie die Dokumente durch den Reißwolf jagen, sollten alle Angaben sorgfältig überprüft werden. Es ist empfehlenswert, mit der Vernichtung bis zum Erhalt der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu warten. Wem das zu viel Papierkram ist: digitale Dokumente reichen aus.
Meldung zur SozialversicherungArbeitgeber müssen ihre Angestellten bei der Sozialversicherung anmelden und das Entgelt des Arbeitnehmers übermitteln. Die Meldebescheinigung bildet die Basis für die Berechnung der Rentenansprüche. Obwohl die Meldung elektronisch vom Arbeitgeber an die Rentenversicherung weitergeleitet wird, sollten die Dokumente dauerhaft aufbewahrt werden. Kopien reichen aus.
SozialversicherungsausweisDamit der Arbeitgeber die Arbeitnehmer zur Sozialversicherung anmelden kann, müssen diese einen Sozialversicherungsausweis vorlegen können. Den Ausweis gilt es gut zu hüten. Vernichtung ausgeschlossen. Bei Verlust kann die Krankenkasse weiterhelfen. Hilfreich ist es, sich die Sozialversicherungsnummer separat zu notieren.
LohnsteuerbescheinigungDie Lohnsteuerbescheinigung sollte mindestens ein Jahr lang nach Erhalt des Steuerbescheids - dann erst ist dieser bestandskräftig - aufbewahrt werden. Wichtig ist zu überprüfen, ob der Arbeitgeber alle Daten korrekt an das Finanzamt übermittelt hat.
SchulzeugnisseDokumente über die Ausbildung ab dem 16. Lebensjahr spielen eine wesentliche Rolle für den Rentenantrag und sollten bis zum Renteneintrittsalter aufbewahrt werden. Für Einschreibungen an Universitäten und Hochschulen ist das Abiturzeugnis notwendig. Beglaubigte Kopien reichen zumeist aus. Das Grundschulzeugnis können Sie getrost dem Papiermüll überlassen.
PersonalausweisDieses Dokument müssen Sie nicht nur ein Leben lang aufbewahren, sondern auch stets bei sich tragen: der Personalausweis. Für alle deutschen Bundesbürger ab 16 Jahren gilt Ausweispflicht. Wer sich nicht ausweisen kann, muss mit einer Geldstrafe von bis zu 3000 Euro rechnen. Der Personalausweis muss ab dem 24. Lebensjahr alle zehn Jahre erneuert werden, davor alle sechs Jahre.
HeiratsurkundeBis das der Tod euch scheidet, das gilt auch für die Heiratsurkunde. Das am Tag der Eheschließung ausgestellte Dokument ist ein Leben lang aufzubewahren. Die Urkunde muss bei der Beantragung neuer Ausweispapiere oder im Todesfall eines Ehepartners zum Erhalt der Sterbeurkunde vorgelegt werden.
GeburtsurkundeOb für den ersten Ausweis oder die Eheschließung auf dem Standesamt, die Geburtsurkunde ist für viele Behördengänge unerlässlich. Das Dokument sollte niemals vernichtet werden. Eine Kopie reicht in den meisten Fällen nicht aus. Bei Verlust kann das Standesamt im Geburtsort gegen Gebühr eine neue Urkunde ausstellen.
