Diese Informationen gehören in die Abwesenheitsmail

Was ist eine Abwesenheitsnotiz

Eine Abwesenheits-Mail ist eine vorformulierte Nachricht, mit der jede eingehende E-Mail automatisch beantwortet wird. Insbesondere bei längeren Abwesenheiten sollte sie eingerichtet werden. Warum? Kunden oder Kollegen werden sich über eine fehlende Rückmeldung wundern, sich fragen, ob die E-Mail überhaupt angekommen ist oder fühlen sich womöglich geringgeschätzt. Deshalb soll eine Abwesenheitsnotiz nützliche Informationen enthalten, damit der Empfänger weiß, an wen er sich stattdessen wenden soll und wann er Dich wieder erreichen kann.

No-Go: Das soll nicht in die Abwesenheitsnotiz

Nach dem Lesen Deiner automatischen Mail sollte der Empfänger sich nicht vor den Kopf gestoßen oder verärgert fühlen. Daher solltest Du auf provokante oder schadenfroh klingende Urlaubs-Bekundungen wie „Ich bin dann mal weg“ oder „Ab sofort bin ich im Urlaub und lese keine E-Mails mehr“ verzichten. In eine Abwesenheitsnotiz gehören Informationen, die dem Empfänger weiterhelfen. Gründe für die Abwesenheit wie beispielsweise Details zum Urlaub sind nicht nützlich. Für Deinen eigenen Schutz solltest Du ebenfalls nicht Deine Handynummer für dringende Fälle angeben – denn jeder empfindet sein Anliegen als dringend.

Das muss in die Abwesenheitsmail:

Eine Abwesenheits-Mail soll sachlich formuliert und so kurz wie möglich sein, aber trotzdem die nötigsten Informationen enthalten. Dabei gilt: Je größer der Kreis der Leser, desto allgemeiner muss die Nachricht formuliert sein. Wenn also nicht nur Deine Kollegen, sondern auch Kunden Dich über diese E-Mail-Adresse kontaktieren, sollte Deine  Abwesenheitsnotiz nicht nur „Liebe Kollegen“ enthalten.

Checkliste für Deine perfekte Abwesenheitsmail:

1. Betreff: Worum geht es in dieser E-Mail? Ein guter Betreff wäre beispielsweise simpel „Abwesenheitsnotiz“ oder „Danke für Ihre Nachricht“.
2. Dank: Auch, wenn er in diesem Moment keine Antwort erhält, sollte sich der Empfänger wertgeschätzt fühlen. Beginne daher Deine automatische E-Mail mit einer Begrüßung und bedanke Dich beim Absender.
3. Zeitraum: Von wann bis wann bist Du nicht erreichbar? Einen Grund für Deine  Abwesenheit musst Du aber nicht nennen, auch bei längerer Krankheit nicht.
4. Abwesenheit: Was passiert mit den E-Mails, die Du in dieser Zeit erhältst? Bleiben sie in Deinem Postfach liegen oder werden sie automatisch weitergeleitet?
5. Vertretung: Wer vertritt Dich und wie ist dieser Vertreter erreichbar?
6. Rückkehr: Ab wann rufst Du wieder selbst Deine E-Mails ab? Ab wann ist also mit einer Antwort zu rechnen?
7. Grußformel: Auch eine automatische E-Mail endet wie gewohnt mit Grußformel und Name. Beachte außerdem, dass bei einer Abwesenheits-Mail keine Signatur angehängt wird.
8. Internationalität: Wenn Du mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeitest, ist die Notiz ebenso auf Englisch zu verfassen.

Abwesenheitsnotiz bei freenet Mail einrichten

Bei freenet Mail kannst Du ganz einfach eine Abwesenheits-Mail einrichten.

1. Gehe in die „Einstellungen“, indem Du auf Dein Profilbild bzw. Deine Initialen klickst.
2. Wähle dann „Postfächer verwalten“ und darunter den Reiter „Abwesenheitsnotiz hinzufügen, bearbeiten“ aus.
3. Nun kannst Du bereits bestehende Notizen bearbeiten oder über „Hinzufügen“ eine neue erstellen. Beachte außerdem: Als Kunde eines kostenpflichtigen E-Mail-Pakets kannst Du Deine   Abwesenheitsnotiz durch einen individuellen Betreff und Antworttext personalisieren.
4. Über die Check-Boxen aktivierst oder deaktivierst Du die Abwesenheitsnotiz.
5. Dann klicke nur noch auf „Speichern“.

• Allgemein:
  „Guten Tag,
  vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich vom 01.04. bis zum 24.04. nicht im Büro. In dieser Zeit werden die E-Mails automatisch an meine Vertretung Markus Mustermann weitergeleitet. Unter der Nummer 012345/6789 oder per Mail unter m.mustermann@musterfirma.de können Sie ihn direkt erreichen. Andernfalls werde ich mich erst am 25.04. um Ihre Nachricht kümmern können.
  Ich danke für Ihr Verständnis.
  Mit freundlichen Grüßen
  ABSENDER“
   
• Für Kunden:
  „Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail!
  Leider bin ich erst wieder am 1. Juni für Sie persönlich erreichbar. Bei dringenden Angelegenheiten erreichen Sie meinen Kollegen Markus Mustermann per E-Mail unter m.mustermann@musterfirma.de oder telefonisch unter 012345/6789.
  Ich danke für Ihr Verständnis und verbleibe
  Mit freundlichen Grüßen
  ABSENDER“.
   
• Elternzeit:
  „Sehr geehrte Damen und Herren,
  aufgrund der Geburt meines Kindes bin ich voraussichtlich bis Dezember 2020 nicht mehr zu erreichen. Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an meine Kollegin Sina Musterfrau. Ihre Nachricht wurde weitergeleitet. Persönlich erreichen Sie sie unter s.musterfrau@mail.de oder 012345/6789.
  Bis dahin verbleibe ich
  Mit freundlichen Grüßen
  ABSENDER“
   
• Nach Kündigung:
  „Sehr geehrte Damen und Herren,
  vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich Ihnen nicht mehr wie gewohnt mit Rat und Tat zur Seite stehen. Ich habe mich dazu entschieden, die Firma Muster-AG am 31.03.2019 zu verlassen. Die von mir erledigten Aufgaben werden ab sofort von Herrn Markus Mustermann übernommen. Sie erreichen ihn unter der Nummer 012345/6789 oder unter m.mustermann@mail.de.
  Ich wünsche Ihnen weiterhin eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Muster-AG und verabschiede mich herzlich von Ihnen.
  Freundliche Grüße
  ABSENDER“
   
• Auf Englisch:
  „Thank you for your message. Please note that I am currently out of office. I’m back at the 3^rd of March and will answer your mail as quickly as possible. In urgent cases, please contact my colleague Markus Mustermann (012345/6789, m.mustermann@musterfirma.de). Your message will not be forwarded automatically.
  Thank you very much.
  Kind regards
  ABSENDER”