Wie die Digitalisierung die Buchhaltung vereinfacht und Personalkosten spart
22.03.2018 - 00:00 Uhr
Der Job des Buchhalters ist von der Digitalisierung bedroht. Intelligente Buchhaltungssoftware erfasst digitale Belege, sortiert diese und verbucht sie automatisch. Zahlungseingänge lassen sich ebenfalls vollautomatisch feststellen. Papierkram gehört der Vergangenheit an. Bereits heute lässt sich so die Arbeit in der Buchhaltung deutlich vereinfachen. In Zukunft könnte das sogar zum Aussterben des Berufsstands führen.
Früher hatten die Arbeiter am Band Angst vor den Robotern, die ihnen die Arbeitsplätze wegnehmen würden. In der Tat haben hochpräzise Roboterarme viele Aufgaben übernommen, die früher noch von Hand erledigt werden mussten. Für die Unternehmen bedeutet das langfristig hohe Kostenersparnisse und zugleich eine höhere Qualität.
Wie weit der Fortschritt ist, zeigt sich heute in der Digitalisierung. Waren früher nur die Arbeitsplätze betroffen, für die man keine besondere Ausbildung brauchte oder die schlecht bezahlt wurden, trifft es dank moderner Algorithmen heute Jobs, die einst hoch angesehen waren. Gerichtsurteile werden in Zukunft nur noch dann von Richtern aus Fleisch und Blut gesprochen, wenn der Fall besonders kompliziert ist und die Abwägung nicht durch einen Computer erfolgen kann. Die meisten der Urteile lassen sich aber in einem standardisierten Prozess fällen.
Digitalisierung und Automatisierung verändern die Buchhaltung
Zu den von der Digitalisierung bedrohten Berufen zählt auch der des Buchhalters. Bereits heute gibt es intelligente Software, die die Standardprozesse automatisiert. So prognostiziert eine Studie der renommierten Oxford-Universität in England, dass in Zukunft 98 Prozent aller Buchhalterstellen wegfallen werden. Dann werden nur noch einige wenige Spezialisten die Buchhaltungssoftware überwachen und einzelne komplizierte Fälle manuell bearbeiten.
Was für den Berufsstand freilich bedrohlich klingt, ist für die Unternehmen eine Riesen-Chance. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Außerdem bündelt die Buchhaltung die Datenbasis, auf deren Grundlage wichtige betriebliche Statistiken und Auswertungen erstellt werden, die elementar für operative und strategische Entscheidungen sind.
Buchhaltung war bisher sehr kostenintensiv
Angesichts der gesetzlichen Anforderungen sind Buchhaltungen meist ziemlich personalintensive Abteilungen deutscher Unternehmen, die entsprechend hohe Personalkosten verursachen. Hinzu kommen jährliche Fort- und Weiterbildungskosten, damit die Mitarbeiter stets auf dem Laufenden bleiben. Zusätzlich wird häufig noch die Hilfe mindestens eines Steuerberaters in Anspruch genommen.
Schon heute kann dieser immense Kostenapparat durch webbasierte Softwarelösungen wie sevDesk entschlackt werden. Basis all dieser modernen Programme ist die Digitalisierung der Belege. Wenn das Dokument nicht ohnehin als PDF vorliegt, kann es bei sevDesk zum Beispiel einfach mit der dazugehörigen App abfotografiert werden. Das Programm erkennt mithilfe intelligenter Algorithmen automatisch, worum es sich dabei handelt und schlägt eine Buchungskategorie vor. Mit jedem neuen Beleg lernt die intelligente Software und kann im Laufe der Zeit immer präzisere Entscheidungen treffen.
Schnittstellen garantieren Datenfluss in Echtzeit
sevDesk lässt sich zudem mit dem Bankkonto verknüpfen, so dass das manuelle Kontrollieren der Zahlungseingänge entfällt. Stattdessen überprüft die Buchhaltungssoftware regelmäßig das Geschäftskonto und verbucht die Zahlungseingänge ganz automatisch, indem sie den passenden Rechnungen zugewiesen werden. Auch Eingangsrechnungen können mit nur einem Klick überwiesen werden, nachdem die Software die Rechnungen automatisch gelesen und die Überweisungen vorbereitet hat.
Die meiste Arbeit machen allerdings die Steuerangelegenheiten. Bei sevDesk können sich vor allem Selbstständige, Freelancer und Startups Erleichterung und Zeitersparnis verschaffen. Die Software erstellt auf Basis der erfassten Einnahmen und Ausgaben die Umsatzsteuervoranmeldung, die direkt aus dem Programm an das Finanzamt geschickt werden kann. Auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist auf Knopfdruck erledigt, ohne am Jahresende noch viel Zeit investieren zu müssen. Außerdem wird sie tagesaktuell gepflegt, so dass Unternehmer stets einen Überblick über ihren Cashflow haben und unternehmerische Entscheidungen in Echtzeit treffen können.
Die Kosten für intelligente Buchhaltungssoftware hängen maßgeblich von der Größe des Unternehmens und damit von den Anforderungen an die Funktionsvielfalt ab. Abschließend lässt sich aber bilanzieren, dass die möglichen Einsparungen bei den Personalkosten deutlich überwiegen.
