Die 8 stärksten Excel-Tricks

Sverweis

Das Power-Tool Sverweis gehört zu den mächtigsten Werkzeugen in Excel. Jeder Excel-Nutzer sollte es daher kennen. Sie können damit über mehrere Arbeitsmappen und Datenblätter verstreute Daten sammeln und daraus Reports und Zusammenfassungen erstellen.

Nehmen wir einmal an, Sie sind im Einzelhandel tätig und müssen mit Produkten arbeiten, wobei jedes Produkt eine Inventarnummer besitzt. Darüber können Sie in Sverweis referenzieren. Die Sverweis zugrunde liegende Formel vergleicht jetzt eine ID mit IDs auf anderen Datenblättern. Wird sie fündig, lassen sich Preis, Produktbeschreibung, Lagerbestand und weitere Informationen in eine Arbeitsmappe übernehmen.

Um Sverweis zu nutzen, müssen Sie die Formel im Formelmenü eintragen. Wählen Sie hierzu "Formel eintragen" und dann die Zelle mit der gewünschten Referenznummer. Danach müssen Sie festlegen, aus welchen Zelle. die Daten gezogen werden sollen und in welcher Spaltennummer die Daten stehen. Zum Schluss müssen Sie nur noch "WAHR" in die letzte Zeile eintragen, falls der nächstbeste Referenztreffer gefunden werden soll, oder eben "FALSCH", falls eine genaue Übereinstimmung gesucht wird.

Erstellen von Diagrammen

Zur Erstellung eines Diagramms müssen Sie Daten mit Spaltenüberschrift in Excel hinzufügen. Hierzu ist in der Menüleiste der Punkt "Einfügen" auszuwählen. Danach wählen Sie "Alle Diagrammtypen" im Dropdownmenü eines beliebigen Diagrammtyps aus. Entscheiden Sie sich nun für eine Vorlage, die am besten zu Ihren Daten passt, und fügen Sie diese in das Datenblatt ein. In der Menüleiste oben erscheinen daraufhin drei neue Reiter. Hierbei handelt es sich um die Diagrammtools. Hier sollten Sie ein bisschen herumspielen, um die zahlreichen Möglichkeiten zu entdecken.

WENN-Formeln

Mit den Excel-Formeln WENN und WENNFEHLER lassen sich viele Aufgaben lösen. Mit der WENN-Formel können Sie Bedingungen formulieren. Je nachdem, ob die Auswertung "WAHR" oder "FALSCH" ergibt, kann die Formel zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. In einer Liste mit Prüfungsergebnissen könnten Sie beispielsweise solche Spalten mit "Bestanden" versehen, in denen mindestens 80 Punkte eingetragen sind. Falls sich hingegen ein niedrigerer Wert in der betreffenden Zelle befindet, erscheint stattdessen "Durchgefallen".

Die Formel WENNFEHLER variiert die WENN-Formel. Sie können damit festlegen, was passieren soll, wenn irgendeine andere Formel einen Fehler generiert. Beispielsweise könnten Sie für ein separates Tabelle.blatt einen Sverweis durchführen. Falls die Formel die Referenz nicht findet, könnte WENNFEHLER ein leeres Feld generieren.

PivotTables

Bei PivotTables handelt es sich um zusammengefasste Tabelle.. Sie können damit Werte zählen, summieren, Durchschnittswerte ermitteln und weitere Berechnungen durchführen.

Um eine solche Tabelle zu generieren, müssen Sie sicherstellen, dass die Titel der Daten korrekt sind. In der Menüleiste wählen Sie dann "Einfügen" und klicken danach auf "PivotTable auf der linken Seite. In dem sich öffnenden Fenster ist nun die Reichweite der Daten auszuwählen. Anschließend erscheint rechts eine neue Sidebar. In der oberen Hälfte der Sidebar erscheinen alle verfügbaren Felder. Im unteren Teil finden Sie Tools zum Erstellen und Bearbeiten der Tabelle.

Wenn Sie zum Beispiel die Gesamtzahl bestandener und nicht bestandener Prüfungen ermitteln möchten, müssen Sie Spalte mit "Bestanden/Durchgefallen" als Erstes in den Bereich "Zeilenbeschriftungen" schieben. Anschließend schieben Sie die Spalten ebenfalls in den Bereich "Werte" Ihres PivotTables. Die Tabelle wählt in aller Regel die richtige Zusammenfassen-Funktion automatisch aus. In unserem Fall wäre das die "Anzahl". Viele weitere Funktionen können Sie über die "Wertfeldeinstellungen" auswählen.

PivotChart

Ein PivotChart besteht aus zwei Hälften. Die eine ist ein PivotTable und die andere ein klassisches Excel-Diagramm. Der PivotChart bietet eine anschauliche und "leicht verdauliche" Zusammenfügung von komplexen Daten. Im PivotChart stehen Ihnen viele Funktionen zur Auswahl, die auch in einem herkömmlichen Diagramm zu finden sind, also Kategorien, Datenreihen, etc. Zusätzlich können Sie interaktive Filter hinzufügen. Um einen PivotChart auszuwählen, gehen Sie auf "Einfügen" und klicken auf die entsprechende Option im Dropdownmenü links unter "PivotTable".

Bedingte Formatierung

Die bedingte Formatierung in Excel hilft Ihnen, die wichtigsten Punkte sogar in großen Datenmengen ohne viel Aufwand hervorzuheben. Die Funktion ist in der Rubrik "Formatvorlagen" unter "Start" zu finden. Für die bedingte Formatierung stehen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Die am häufigsten benutzten Formatierungen finden Sie in der Kategorie mit dem Titel "Regeln zum Hervorheben von Zelle.".

Angenommen, Sie möchten die besonders schlecht bewerteten Punkte in unserem Beispiel mit den Prüfungsergebnissen farblich hervorheben. Schlecht abgeschnitten hat derjenige, der weniger als 20 Punkte erreicht hat. Hierzu benötigten Sie die Funktion "Kleiner als…". Den "kleiner als"-Wert können Sie hier selbst eintragen. Jetzt müssen Sie noch festlegen, wie die Zelle. gekennzeichnet werden sollen, in denen ein entsprechender Wert erscheint. Dieses Schema steht stellvertretend für die Anwendung zahlreicher weiterer Regeln. Es dient zudem als Muster für die Erstellung neuer Regeln.

Aus Zeilen Spalten machen (und umgekehrt)

Es kommt vor, dass Sie mit Daten in Zeilen arbeiten, obwohl Sie diese eigentlich in Spalten (oder andersherum) bräuchten. Für diese Problemstellung gibt es eine relativ einfache Lösung: Sie kopieren einfach die zu transformierende Spalte oder Zeile, klicken mit der rechten Maustaste auf die Ziel-Zelle und wählen die Option "Transponieren" unter "Einfügeoptionen".