So gelingt der Ausdruck großer Excel-Tabellen

So gelingt der Ausdruck großer Excel-Tabellen
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So gelingt der Ausdruck großer Excel-Tabellen

© Microsoft

Die Erstellung von Excel-Tabellen ist aufwendig. Da soll der anschließende Ausdruck etwas hermachen. Wir zeigen ihnen, wie Sie selbst große Excel-Tabellen zu Papier bekommen.

Häufig kommt es vor, dass der Ausdruck einer Excel-Tabelle nicht annähernd dem entspricht, was wir uns davon wünschen. Manchmal ist die Tabelle zu breit oder der Seitenumbruch sieht merkwürdig aus und die ganze Tabelle macht keinen schönen Eindruck. Das liegt unter anderem daran, dass das Programm Excel selbst keine Ahnung von Ausdrucken hat. Darf das Programm selbst über die Art entscheiden, wie die Tabelle auf das Papier gelangt, werden zumeist unzählige Seiten durch den Drucker gejagt, auf denen die Zeilen und Spalten, die auf einer Seite Platz finden, nach und nach ausgedruckt werden.

Das ist für Sie als Anwenderin beziehungsweise Anwender sehr frustrierend. Deswegen ist es ratsam, dass Sie bei einem solchen Ausdruck die Kontrolle übernehmen.

Im Folgenden haben wir eine Übersicht nützlicher Tipps und Tricks zusammengestellt, mit denen der Ausdruck selbst großer Excel-Tabellen ohne größere Schwierigkeiten gelingt.

Den optimalen Ausdruck erreichen

Wenn Sie eine ältere Excel-Version nutzen, rufen Sie zunächst "Datei -> Seitenansicht" auf. Auf diese Weise bekommen Sie angezeigt, wie das Programm die Tabelle aktuell versteht und zu Papier bringen würde. Bei neueren Versionen empfiehlt es sich, "Datei -> Drucken" aufzurufen. Hier Sehen Sie, aus wie vielen Seiten das Dokument besteht und können sich jede einzelne Seite vor dem Ausdruck separat ansehen. Ebenso möglich ist es, "Ansicht -> Seitenlayout" aufzurufen und sich die komplette Seite anzeigen zu lassen.

Häufig ist es allein durch das Einfügen einer zusätzlichen Zeile oder Spalte möglich, den Ausdruck zu optimieren. Hierbei ist der Punkt "Umbruchvorschau" eine große Hilfe. Dieser befindet sich unter "Ansicht". Hier können Sie die Seitenränder so anpassen, dass der Ausdruck gelingt. Sobald der Cursor zu einem Doppelpfeil wird, lassen sich die Ränder nach Belieben verschieben, sodass sie größer oder kleiner werden. Hierbei kommt es aber darauf an, dass die Schrift in der Tabelle nach der Überarbeitung noch lesbar ist.

In einigen Fällen ist der Ausdruck dann schon so, wie er sein soll. Excel bietet jedoch noch viele weitere Features, mit denen sich das Aussehen einer ausgedruckten Seite aufhübschen und verbessern lässt. Diese sind unter "Seitenlayout" zu finden. Hier können Sie klare Vorgaben erteilen, die beim Ausdruck der Seite berücksichtigt werden sollen.

Eine Seite individuell gestalten

Die unter "Seitenlayout" enthaltenen Features sind dankenswerter Weise klar verständlich. So können Sie unter "Ausrichtung" beispielsweise festlegen, dass eine Tabelle im Querformat ausgedruckt wird. Das bietet sich bei sehr breiten Tabellen an. Zusätzlich stehen Ihnen unter "Ausrichtung" noch viele weitere Einstellungsoptionen zur Wahl.

Sehr nützlich ist in diesem Zusammenhang das Feld "Skalierung". Dieses hat grundsätzlich dieselbe Aufgabe wie der Punkt "Umbruchvorschau". Abhängig von der Größe und Art der Schrift, die Sie für die Tabelle gewählt haben, müssen Sie bei den Anpassungen aber vorsichtig sein, damit die Tabelle auch nach den Veränderungen noch lesbar ist. Sie haben allerdings die Möglichkeit, jederzeit zu "100%" zurückzukehren und somit den Urzustand herzustellen. Über "Optionen -> Eigenschaften" können Sie zudem an den Druckereinstellungen etwas verändern.

Ein weiteres sehr nützliches Feld heißt "Seitenränder". Dieses erlaubt Ihnen eine passgenaue Einstellung der Ränder, der Kopfzeile und der Fußzeile. Hierbei können Sie unter "Benutzerdefinierte Seitenränder" exakt die Werte eingeben, die Sie für Ihre Tabelle haben möchten. Für das Einfügen einer einzelnen Zeile oder Spalte ist dieses Vorgehen allerdings nicht nötig. Hierfür genügt es, die Seitenansicht aufzurufen und Anpassungen über den Punkt "Ränder" vorzunehmen.

Beim Verschieben der Seitenränder sind Ihnen allerdings gewisse Grenzen gesetzt. Nicht alle Drucker können Papier nämlich bis zum äußersten Rand bedrucken. Geben Sie zu großzügige Werte ein, berücksichtigt der Drucker diese beim Ausdrucken nicht oder gibt direkt eine Fehlermeldung aus. Außerdem nimmt die Positionierung der Ränder Einfluss auf das Aussehen der Tabelle. Um das von Ihnen gestaltete Layout nicht zu gefährden, sollten Sie daher beim Verschieben der Ränder und bei der Veränderung des Spaltenbreiten behutsam vorgehen.

Unter "Seitenränder -> Seitenlayout" finden Sie den Punkt "Auf der Seite zentrieren". Hierdurch können Sie den Tabelleninhalt zwischen den Seitenrändern oder zwischen dem oberen und unteren Ende der Seite zentrieren. Hierdurch lässt sich eine Seite ganz nach Wunsch gestalten. Hier können Sie ebenfalls über "Optionen -> Eigenschaften" weitere Einstellungen vornehmen.

Geeignete Einstellungen für die Kopf- und Fußzeile vornehmen

Den Inhalt der Kopf- und Fußzeile tragen Sie unter "Seitenränder -> Benutzerdefinierte Seitenränder -> Kopfzeile/Fußzeile" ein. Außerdem können Sie individuelle Einstellungen unter "Benutzerdefinierte Kopfzeile" beziehungsweise "Benutzerdefinierte Fußzeile" vornehmen. Hier bietet es sich zum Beispiel an, das Datum des Ausdrucks einzutragen. Falls das gewünscht ist, können Sie hier sogar ein Bild einfügen.

Aber nicht nur der Punkt "Kopfzeile/Fußzeile", sondern auch das Feld "Blatt" ist interessant. Hier können Sie individuell festlegen, welche Inhalte der Tabelle ausgedruckt werden sollen. Unter anderem können Sie einen konkreten Bereich ausdrucken. Das ist allerdings meist sehr mühsam, da eine konkrete Bestimmung einzelner Zeilen und Spalten oft sehr schwierig ist. Dieses Feature ist jedoch sehr nützlich, wenn sie Teile einer Tabelle ausdrucken wollen, zwischen denen ein großer Abstand besteht. Die Druckbereiche können durch ein Semikolon ";" voneinander abgegrenzt werden.

Wenn Sie hingegen lediglich einen Bereich ausdrucken möchten, bietet es sich an, mit einer Markierung zu arbeiten. Wählen Sie den Bereich aus, den Sie drucken möchten, und markieren sie diesen unter "Druckbereich". Bei jedem Ausdruck wird lediglich der markierte Teil von Excel berücksichtigt. Wenn Sie das nicht mehr möchten, entfernen Sie einfach die Markierung unter "Druckbereich". Solange Sie dies nicht tun, bleibt die von Ihnen vorgenommene Markierung erhalten, selbst wenn Sie Excel schließen.

Mit dem Titel der Tabelle richtig umgehen

Wenn Tabellen sehr groß sind, erstrecken sie sich über mehr als eine Seite. Hierbei tritt das Problem auf, dass der Tabellentitel nur auf der ersten Seite zu sehen ist. Hierunter leidet die Übersichtlichkeit der Tabelle. Um dieser Schwierigkeit zu entgehen, wählen Sie "Drucktitel -> Seitenlayout" und anschließend entweder "Wiederholungszeilen oben" oder "Wiederholungsspalten links". Hierdurch sehen Sie die Überschriften der Spalten oder die Titel der Zeilen auf jeder Seite.

Um auszuwählen, welcher Bereich wiederholt angezeigt werden soll, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Wahl. Sie können den zu wiederholenden Bereich in das leere Feld schreiben oder ihn in der Arbeitsmappe markieren. Den Bereich umgibt dann eine gestrichelte Linie und im leeren Feld ist dann Text zu sehen. Dasselbe Vorgehen können Sie nutzen, um eine Spalte zu wiederholen.

Abschließend können Sie unter "Blatt -> Drucken" festlegen, ob die Gitternetzlinien, die Sie auf Ihrem Bildschirm sehen, ebenfalls ausgedruckt werden sollen. Das ist im Sinne der Übersichtlichkeit oft ratsam. Nun müssen Sie nur noch alle von Ihnen getroffenen Einstellungen mit "Ok" bestätigen. Anschließend lohnt es sich, das Feld "Seitenlayout" noch einmal aufzurufen. Hier sehen Sie die komplette Tabelle und können entscheiden, ob Ihnen gefällt, was Sie sehen. Falls ja, können Sie über "Datei -> Drucken" den Druckvorgang starten und sehen, ob alles geklappt hat.

Zusatztipp

Es ist möglich, mehrere Dateien parallel zu drucken. Hierfür müssen die entsprechenden Dateien im Explorer mittels Maus und gedrückter Ctrl-Taste markiert werden. Anschließend wählen Sie über die rechte Maustaste das Feld "Drucken" aus. Die Dateien öffnen sich Schritt für Schritt und werden anschließend gedruckt.

Quelle: In Zusammenarbeit mit PC-Welt
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