Welche Microsoft 365-Edition passt zu mir?
Microsoft 365 ist die Sammlung aus Office-Programmen des gleichnamigen Herstellers. Wir zeigen Ihnen, welche Produktvariante für Sie am besten geeignet ist.
Family, Single - oder Home & Business?
Das Office-Paket von Microsoft können Sie nach wie vor regulär im Einzelhandel kaufen. Gleichzeitig existieren jedoch viele verschiedene Abo-Modelle, die sich über die Cloud automatisch auf dem neuesten Stand halten. Nicht immer ist jedoch klar, was funktionell und finanziell die bessere Entscheidung ist. Wir werden Ihnen daher einige Tipps geben, damit Sie besser entscheiden können, ob Sie lieber kaufen oder abonnieren sollten.
Manchmal reicht kostenlos
In einigen Fällen müssen Sie überhaupt nichts kaufen oder abonnieren. Falls Sie beispielsweise nur ein E-Mail-Postfach bei der Web-Version für Outlook, vielleicht etwas Cloud-Speicher und die Online-Versionen von Word und Excel haben möchten, reicht dafür schon ein Microsoft-Konto - und das ist kostenlos. Zählen Sie sich also zur Zielgruppe, die nur hin und wieder etwas "Papierkram" erledigen muss, könnte diese Lösung schon komplett ausreichen.
In den Abonnements sind aber weiterführende Funktionen enthalten (neben der reinen Software), die sich lohnen können. Zum Beispiel bekommen Sie ein Exchange-Postfach, deutlich mehr Speicherplatz bei OneDrive, Konferenzmöglichkeiten bei Microsoft Teams und mehr. Das SaaS-Modell ist inzwischen sehr ausgeprägt bei Microsoft, weshalb Sie unzählige Dienste und zahlreichen Kombinationen mieten können.
Ob Ihnen die kostenlose Variante ausreicht oder ob Sie nicht doch lieber einige weitere Funktionen benötigen, bleibt Ihre freie Entscheidung.
Excel, Word & Co. im Abonnement
Werfen wir zunächst einen Blick auf Microsoft 365 Single und Microsoft 365 Family. Diese beiden Editionen kosten im Abonnement 69 Euro im Jahr bzw. 99 Euro im Jahr. Wohlgemerkt handelt es sich dabei um die UVP, die Microsoft ausgibt und auf der eigenen Webseite auch verlangt. Im freien Handel werden diese Preise teilweise deutlich(!) unterboten. Die Unterschiede sind schnell erklärt:
• Microsoft 365 Single installieren Sie auf fünf Geräten, aber nur für einen einzigen Microsoft-Account.
• Microsoft 365 Family findet Platz auf bis zu sechs Geräten für fünf zusätzliche Accounts neben Ihrem eigenen.
Weiterhin bekommen alle Anwender jeweils 1 TB Speicherplatz bei OneDrive spendiert. Vor allem die letztere Edition ist interessant, wenn Sie sich die Kosten mit allen Teilnehmern teilen. Dann kostet das Abonnement pro Person nur noch ungefähr 16 Euro im Jahr (ausgehend von der UVP).
Alternative Softwarekauf
Möchten Sie die Software lieber nicht abonnieren, können Sie sie kaufen. Office Home & Business 2021 zum Beispiel kostet 299 Euro (UVP). Ebenso wie in den Abo-Versionen erhalten Sie Excel, Word, PowerPoint und Outlook, das Sie dann auf einem einzigen Gerät installieren dürfen. Cloud-Speicher bekommen Sie aber nicht. Stöbern Sie ein bisschen im Onlinehandel, finden Sie die Lizenzen teilweise schon für deutlich weniger Geld, was sich natürlich lohnen kann.
Ob sich der Kauf lohnt oder nicht, hängt von Ihrem Anwendungsprofil ab. Können Sie voraussehen, dass Sie Ihr Office-Paket wahrscheinlich für den Rest des Jahrzehnts nutzen, kann der Kauf gegenüber dem Abo-Modell wesentlich günstiger sein. Allerdings müssen Sie damit rechnen, dass irgendwann der technische Support ausläuft, was bei Microsoft 365 nicht der Fall ist. Das aktuelle Office 2021 bekommt zum Beispiel noch bis zum 13. Oktober 2026 Sicherheitsupdates.
Nutzen Sie die Software nur privat und/oder sind Student, gibt es noch die Edition Office Home & Student 2021 für 149 Euro (UVP). Darin sind Word, Excel und PowerPoint ebenfalls enthalten, aber nicht Outlook. Am Supportzeitraum ändert das nichts.
Desktop- und Abo-Apps: Was ist der Unterschied?
Ein offensichtlicher Unterschied zwischen der Kauf-Edition und dem Abo-Modell wurde bereits häufiger erwähnt: Sie bekommen Speicherplatz bei OneDrive obendrauf, wenn Sie sich für das Abo-Modell entscheiden. Synchronisieren Sie gerne Ihre Arbeit über mehrere Geräte hinweg, kann das ein echter Pluspunkt sein.
In der Kauf-Edition erhalten Sie immer die gerade aktuelle Version von Office, in diesem Fall also Office 2021. Das Abo-Modell hat den Vorteil, dass die enthaltenen Apps sofort auf die neue Version aktualisiert wird, sobald diese erscheint. Kommt also beispielsweise Office 2024 in den Handel, wird dies umgehend Teil von Microsoft 365 werden - Sie sind also immer auf dem aktuellen Stand.
Falls nötig, können Sie mit der Abo-Version aber auch ältere Versionen der Office-Programme installieren. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie eine sehr bestimmte Funktion benötigen, die aus neueren Versionen entfernt wurde. Die gekauften Varianten erhalten auch nicht immer jedes kleine Update, das in der Abo-Edition durchaus enthalten ist.
Meist bewegen sich diese Updates jedoch in einem überschaubaren Rahmen. Außerdem stellt sich wie immer die Frage, inwiefern Sie persönlich von neuen Features profitieren. Selbst hundert neue Funktionen in der Abo-Variante können wertlos für Sie sein, wenn Sie keine dieser neuen Features benötigen.
Business-Editionen von Microsoft 365
Je teurer, desto mehr Features: Die Business-Varianten von Microsoft 365 beinhalten ebenfalls Word, Excel und PowerPoint, aber auch zusätzliche Dienste. In Microsoft 365 Business Basic ist beispielsweise ein Postfach für Microsoft Exchange inbegriffen, inklusive einer eigenen Domain. Weitere Domänen können Sie auf Wunsch ebenfalls hinzufügen. Sie erhalten außerdem Zugriff auf die Konferenzoption von Microsoft Teams und "kostenfreien" Zugang zu SharePoint Online.
Privatanwender werden diese Features selten brauchen. Wer diese Software professionell benötigt, profitiert jedoch unter Umständen deutlich. Das Abonnement zeichnet sich außerdem dadurch aus, dass Sie keine der Apps installieren können. Word, Excel & Co. stehen nur in ihren Onlineversionen zur Verfügung. Kleine und größere Teams können damit leichter an Dokumenten simultan arbeiten. Die Funktionen von Exchange und SharePoint Online können die Kollaborationsmöglichkeiten weiter verbessern.
Office in der Unternehmensumgebung
Ebenfalls in Frage kommt die Variante Microsoft 365 Apps for Business. Dies richtet sich explizit an Unternehmen und gewährt Ihnen die Möglichkeit, die Desktop-Editionen der Apps installieren zu können. Unternehmen bezahlen dafür 8,80 Euro im Monat und pro Person. Neben den typischen Programmen Word, Excel, PowerPoint und Outlook sind zusätzlich Publisher und Access enthalten. 1 TB Speicherplatz bei OneDrive bekommen Anwender obendrauf. Pro Mitarbeiter würde dies insgesamt etwas mehr als 100 Euro im Jahr kosten.
Eine halbwegs ähnliche Alternative ist Office Home & Business 2021 aus dem Handel. Den Cloud-Speicher bekommen Sie nicht und auf Access und Publisher müssen Sie verzichten. Alle anderen Programme sind aber enthalten. Falls Access wichtig ist, kommt Office Professional 2021 in Frage - und Publisher gibt es in Office 2021 Standard. Im Vergleich zu den laufenden Abo-Kosten sind diese Editionen wesentlich günstiger, aber Sie verzichten auf einen großen Teil der Team- und Onlinefunktionalität.
Alles unter einem Dach
Für 10,50 Euro im Monat gibt es Microsoft 365 Business Standard, das die Funktionen von Basic und Apps for Business kombiniert (aber dabei etwas günstiger ist). Sie bekommen damit alle Onlinefunktionen der Basic-Edition plus Desktop-Programme. Unternehmen (oder ambitionierte Privatanwender) müssen in diesen Fällen auf individueller Ebene entscheiden, ob das Abo-Modell oder doch ein Kauf besser geeignet ist. Was nicht außer Acht gelassen werden darf, ist, dass die Abo-Version "einfach läuft". Updates gibt es permanent, die Kosten sind auf viele Jahre im Voraus kalkulierbar. Für Unternehmen kann dies ein wichtiger Punkt sein. Erneut gilt aber: Sind Access und Publisher nicht wichtig, kann die Alternative in Form gültiger Lizenzen für Office Home & Business 2021 die bessere Wahl sein.
Office-Pakete für Unternehmen: Sicherheit im Vordergrund
IT-Sicherheit ist heute ein zentraler Punkt, um Schäden von Unternehmen abzuwenden. Zu diesem Zweck stellt das Unternehmen Microsoft 365 Business Premium bereit. Enthalten sind alle Funktionen der Business Standard-Ausgabe, die kombiniert werden mit einigen Sicherheitsfeatures gegen Angriffe von außen.
Wohlgemerkt konfigurieren sich diese Features nicht selbst: Im Unternehmen muss es jemanden geben (oder ein externer Berater muss angeheuert werden), der diese Funktionen auch einstellen und nutzen kann. Vor allem widmet sich Microsoft dabei dem Phishing- und Datenschutz von Informationen in der Cloud. Das macht Sinn, da Phishing nach wie vor eines der größten Probleme bei Cyberbedrohungen ist.
Für den Datenschutzluxus bezahlen Sie 18,60 Euro im Monat pro Nutzer. Unternehmen, die viele Informationen in OneDrive auslagern und Microsoft 365 ohnehin intensiv nutzen, kann dies ein gutes Angebot sein.
Fazit: Abo-Modell oder Kauf-Office?
Eine klare Empfehlung kann bei diesen Fragen selten ausgesprochen werden, da der Bedarfsfall wie immer vorgibt, was besser oder schlechter ist. Klare Vorteile für die Abo-Editionen ergeben sich in diesen Fällen:
• Sie nutzen Cloud-Speicher in hohem Maße, um Arbeit zu synchronisieren.
• Sie möchten Ihre Apps immer auf dem aktuellen Stand halten.
• Sie nutzen viele Onlinefunktionen, um in Teams zu arbeiten.
Erkennen Sie sich in diesen Punkten nicht wieder, kann es absolut ausreichend sein - und finanziell günstiger, sich für die gekauften Lizenzen der Office-Pakete zu entscheiden.