12 Word-Funktionen, die jeder kennen sollte

Formatieren: Zeit sparen mit dem Format Painter 
Es bereitet keine Schwierigkeiten, Inhalte wie Bilder oder Text zu kopieren und dann in ein Word-Dokument einzufügen. Doch was ist mit der Formatierung? Manchmal ist es nützlich, die ursprüngliche Formatierung auf das Zieldokument anzuwenden. Das kann bei bestimmten Textabschnitten gewünscht sein, die eine detaillierte Formatierung aufweisen, die Du auch im neuen Dokument benötigst. In Word ist das über die Funktion „Format übertragen” erreichbar. Damit kopierst Du den Stil, nicht aber den Inhalt des Geschriebenen. Markiere dazu den Text mit der Maus und öffne mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Klicke dann auf das Pinselsymbol. Jetzt kannst Du den Text auswählen, auf den Du die Formatierung anwenden möchtest. 

Schneller im Dokument navigieren per Navigationsbereich 
Die Navigation in einem größeren Dokument kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Schneller geht es mit dem Navigationsbereich. Dieser lässt sich per Tastaturkürzel Strg+F öffnen und schließen. In diesem Fenster kannst Du nach bestimmten Wörtern im Text suchen. Sind Überschriften vorhanden, kannst Du sogar direkt zwischen den verschiedenen Abschnitten im Dokument hin- und herspringen. Es ist daher gerade bei längeren Texten sinnvoll, diese entsprechend zu strukturieren. Das manuelle Blättern würde hier einfach viel zu lange dauern. Arbeite also mit passend formatierten Überschriften. 

Konzentration fördern mit dem Fokusmodus 
Es existieren viele Anwendungen, die über einen Fokusmodus verfügen. Manchmal heißt dieser auch “ablenkungsfreier Modus”, was den Nutzen bereits näher beschreibt. Auch Word verfügt über diese sinnvolle Funktion, die zu mehr Produktivität im Arbeitsalltag beitragen kann. Den Fokusmodus aktivierst du, indem Du über „Ansicht” und dann „Fokus” im Menü gehst. Der Fokusmodus blendet dann alle Oberflächenelemente aus, die nicht benötigt werden. Das soll den Nutzer weniger von seiner eigentlichen Aufgabe ablenken. Im Vollbildmodus erfolgt die Anzeige dann ohne Taskleiste. Richte deinen Fokus voll und ganz auf Deine aktuelle Arbeit. Wer sich einmal an den Fokusmodus gewöhnt hat, möchte ihn nicht mehr missen. 

Diktat für freihändiges Schreiben 
Diktieren ist häufig die bessere Lösung im Vergleich zum Tippen. Du bist dabei schneller und kannst Dich sogar hinlegen, ohne dass Deine Produktivität leidet. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn Du sich ständig wiederholende Aufgaben zu erfüllen hast. Zum Glück bietet Word auch hierfür eine passende Funktion an. Dazu gehst Du im Menü auf „Start” und dann „Diktieren”. Alles Gesprochene wird jetzt von Word direkt transkribiert und in das Dokument als Text eingefügt. Auch bereits als Audio-Dateien vorliegende Aufzeichnungen kannst Du auf diese Weise nutzen. Über „Start”, „Diktat” und dann „Transkribieren” rufst Du die Funktion auf. Das geht aber nur bei aktivem Microsoft-365-Abonnement. Bis zu 300 Minuten kannst Du damit pro Monat transkribieren lassen. 

Texte von Word vorlesen lassen 
Wie gut ein Brief gelungen ist, wissen wir manchmal erst, wenn wir ihn laut vorlesen. Auch das kann Word für Dich übernehmen. Einmal angehört, lassen sich Fehler oder Verwechslungen viel leichter auffinden und verbessern. Im Menü findest Du die Funktion über „Überprüfen” und dann „Vorlesen”. Vorher musst Du den gewünschten Textabschnitt mit der Maus markieren. Jetzt liest Word den Text laut und deutlich vor. Die Stimme ähnelt zwar ein wenig der eines Roboters, die Verständlichkeit beeinträchtigt das aber nicht und Du musst den Text nicht selbst lesen. 

Dokumente vergleichen und kombinieren 
Manchmal erhält man ein Dokument und möchte wissen, welche Änderungen daran vorgenommen wurden. Diese sind aber nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich und es kann viel Zeit und Mühe kosten, alles zu überprüfen. Eventuell ist es auch notwendig, mehrere Texte zusammenzuführen. Der manuelle Arbeitsaufwand ist hier ebenfalls enorm. Viel einfacher wäre es, wenn Word diese Aufgabe automatisiert übernehmen könnte. Genau das geht mit Vergleichen und Kombinieren. Im Menü klickst Du dafür auf „Überprüfen” und dann entweder auf „Dokumente vergleichen” oder „Dokumente kombinieren”. Über die Symbolleiste kannst Du dann die Dateien auswählen, die Du miteinander vergleichen oder kombinieren möchtest. Diese Funktionen sollten für einen erheblichen Produktivitätsschub sorgen. 

Editor für das Korrekturlesen verwenden 
Einen Lektor für das Korrekturlesen zu haben, ist ein Luxus, den nicht jeder genießt. Es ist aber wichtig, möglichst alle Fehler im Text vor der Veröffentlichung auszubügeln. Natürlich bietet Word auch hier wieder eine Lösung an. Die besteht in dem integrierten KI-Editor, der jedes Dokument aufmerksam liest und unermüdlich nach Fehlern sucht. Den KI-Editor rufst Du über „Start” und dann „Editor” auf. Es öffnet sich jetzt auf der rechten Seite von Word der Editorbereich. Hier sind Anmerkungen zum aktuellen Dokument aufgeführt. Berücksichtigung finden die Rechtschreibung und Grammatik. Die KI macht auch gleich Vorschläge, wie Verbesserungen aussehen könnten. 

Inhaltsverzeichnis automatisch einfügen 
Bei großen Dokumenten gehört ein Inhaltsverzeichnis für eine professionelle Präsentation unbedingt dazu. Dieses verbessert auch die Übersichtlichkeit erheblich. Zum Glück ist es in Word nicht notwendig, ein solches Inhaltsverzeichnis manuell einzufügen. Wenn Du den Text bereits mit Überschriften und Zwischenüberschriften versehen hast, kann Du dieses ganz bequem automatisch erstellen lassen. Platziere den Cursor an der Stelle, wo Du das Inhaltsverzeichnis einfügen möchtest. Dann wählst Du im Menü „Referenzen” und „Inhaltsverzeichnis” aus. Du kannst hier sogar verschiedene Stile festlegen. Über „Tabelle aktualisieren” sind automatische Aktualisierungen des Inhaltsverzeichnisses möglich. Dieses lässt sich anschließend aber auch manuell anpassen und bietet daher viel Flexibilität. 

Texte ohne Formatierung einfügen 
Wer einen Text mit den üblichen Tastenkombinationen kopiert und einfügt, übernimmt dabei auch die Formatierung. Wenn diese nicht gewünscht ist, kann sie das Layout des Zieldokuments schnell ruinieren. Das passiert etwa dann, wenn Du einen Absatz aus einer App oder einer Website oder auch aus einem anderen Dokument übernehmen möchtest. Da es zu aufwendig wäre, die Formatierung manuell anzupassen, solltest Du den Text lieber gleich ohne Formatierung kopieren. Das funktioniert in Word, indem Du mit der rechten Maustaste an die Stelle klickst, wo Du den Text einfügen möchtest. Im Kontextmenü wählst Du dann „Nur Text beibehalten” aus. Per Tastenkombination geht das aber auch. Drücke „Strg+Umschalt+V” statt „Strg+V”, um die Formierung wegzulassen. 

Mit einem Klick passende Synonyme finden 
Wer abwechslungsreichere Texte schreiben möchte, sollte möglichst viele Varianten bestimmter Begriffe und Ausdrücke kennen. Ein Thesaurus ist hier eine echte Hilfe. Dankenswerterweise hat Microsoft in Word eine entsprechende Funktion integriert, um dem Nutzer unter die Arme zu greifen. Damit fällt es deutlich leichter, gut lesbare Texte ohne ständige Wortwiederholungen zu verfassen. Es genügt, mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Wort zu klicken, um sich passende Synonyme vorschlagen zu lassen. Klicke dazu im Kontextmenü auf „Synonyme”. Es ist für die Nutzung dieser Funktion übrigens nicht notwendig, online zu sein. 

Copilot verwenden für jede Art der KI-Hilfe 
Zur Ausstattung von Microsoft 365 gehört in den Paketen Personal und Family seit Januar 2025 auch der KI-Assistent Copilot. Wer noch Office 2024 nutzt, muss hingegen auf den KI-Helfer verzichten. Der Zugriff erfolgt über das Ribbon-Menü. Klicke zuerst auf „Optionen” und dann auf „Copilot”. Mit aktiviertem Copiloten hast Du zum Beispiel die Möglichkeit, einen Text für Dich verfassen zu lassen. Der KI-Assistent erstellt diesen ohne oder bei Bedarf gleich mit der passenden Formatierung. Du kannst auch die Chat-Funktion nutzen und dich jederzeit mit der KI austauschen. So ist es möglich, sich eine Zusammenfassung des Dokuments erstellen zu lassen. Sollte das noch nicht ausreichen, stehen mit Copilot Pro noch deutlich mehr Funktionen zur Verfügung. 

Eigene Tastaturkürzel erstellen 
Für viele täglich wiederkehrende Aufgaben stehen in Word passende Kürzel zur Verfügung. Es sind aber nicht für alle Aktionen Tastenkürzel definiert. Wenn Du möchtest, kann Du jedoch jederzeit eigene erstellen. Zudem ist es möglich, die bestehenden Tastenkürzel abzuändern und mehr nach den eigenen Bedürfnissen auszurichten. Über „Datei”, „Optionen” und „Multifunktionsleiste anpassen” gelangst Du zu den entsprechenden Einstellungen. Die „Tastaturkürzel” findest Du ganz unten. Nach einem Klick auf „Anpassen” siehst du, welche Aktionen Du hier zuweisen kannst.