10 Tipps und Kniffe für das Arbeiten mit Tabellen

Der Einsatz mathematischer Formeln

Häufig kommt es vor, dass Werte in verschiedenen Spalten einer Tabelle miteinander verrechnet werden müssen. Hierfür kommen mathematische Formeln zum Einsatz. Um diese Formeln zu nutzen, erstellen Sie zunächst eine Tabelle und wählen das Feld aus, in der die Summe verschiedener Werte angezeigt werden soll. Unter "Tabellentools" wählen Sie anschließend die Punkte "Layout" und "Formel" aus. Im Formel-Fenster sollte dann die Formel "=SUM(ABOVE)" zu sehen sein. Falls nicht, müssen Sie diese von Hand einfügen. Zudem stehen Ihnen verschiedene Zahlenformate zur Auswahl. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass das Ergebnis als ganze Zahl ausgegeben wird, entscheiden Sie sich für das #,##0-Format.

Sobald Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, führt Word die gewünschte Rechnung an der von ihnen ausgewählten Stelle aus. Sollten Sie Werte verändern, passt Word das Ergebnis zunächst nicht an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie erneut in das Feld mit dem Ergebnis und drücken F9, woraufhin das Programm den Wert neu berechnet. Wenn Sie die gesamte Tabelle auswählen und F9 drücken, werden alle Ergebnisse auf einmal angepasst.

Durchgängige Spaltenüberschriften

Manche Tabellen sind sehr lang und nehmen mehrere Seiten in Anspruch. In diesem Fall ist es praktisch, wenn auf allen Seiten dieselben Zeilenüberschriften vorhanden sind. Diese fügen Sie ein, indem Sie in ein Feld mit einer Zeilenüberschrift klicken und im Kontext-Menü den Punkt "Tabelleneigenschaften" auswählen. Im Reiter "Zeile" finden Sie den Menüpunkt "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen". Wählen Sie diese Option aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Mit diesem Trick ist es auch möglich, mehrere Zeilenüberschriften zu verwenden. Hierfür markieren Sie aneinandergrenzende Zeilen und gehen ebenso vor, wie oben beschrieben.

Die Erstellung und Gestaltung von Visitenkarten und Namensschildern

Mit Word ist es ohne große Mühe möglich, Visitenkarten und Namensschilder zu gestalten. Diese können Sie anschließend auf geeignetes Papier drucken. Die Erstellung solcher Karten und Schilder entspricht der von Haftetiketten. Zunächst rufen Sie ein leeres Word-Dokument auf und gehen dann die Schritte "Sendungen -> Etiketten -> Seriendruck starten". Nun erscheint ein Etiketten-Dialog, in den Sie verschiedene Informationen eintragen müssen. Hierzu zählen unter anderem, welchen Drucker Sie verwenden, welchen Etikettenhersteller Sie gewählt haben sowie die Etikettennummer. Die Etikettennummern beziehen sich nämlich ebenfalls auf Namensschilder.

Es ist nicht zwingend nötig, den exakten Etikettenhersteller zu wählen. Falls der von Ihnen gewählte nicht auftaucht, können Sie sich einfach für einen der vorhandenen entscheiden. Wichtig ist, dass dieser vergleichbare Artikel anbietet. Ebenso ist es möglich, eigene Etiketten zu konfigurieren. Sobald Sie Ihre Eingabe. bestätigen, erstellt Word eine entsprechende Tabelle. Bei dieser Aufgabe ist es praktisch, die Gitternetzlinien zu aktivieren, um übersichtlicher arbeiten zu können. Auf dem Ausdruck sind diese Linien später nicht zu sehen. Sobald Sie die von Ihnen gewünschten Karten und Schilder erstellt haben, können Sie diese leicht ausdrucken.

Tabellenzeilen aufeinander abstimmen

Häufig befinden sich in den Zeilen einer Tabelle vergleichbare Daten. Dann ist es sinnvoll, für die Zeilen durchgängig die gleiche Höhe zu wählen. Bevor Sie eine Formatierung vornehmen, können Sie Zellen markieren und den Zellenrand nach Wunsch verschieben. So verkleinern oder vergrößern Sie Ihre Tabelle und passen beispielsweise die Länge an.

Anschließend wählen Sie eine bestimmte Zeile oder die komplette Tabelle aus. Im Kontext-Menü finden Sie den Punkt "Zeilen gleichmäßig verteilen". Wenn Sie diesen auswählen, nimmt Word eine Anpassung des von Ihnen markierten Bereichs vor. Ebenso ist es möglich, die Breite der Tabelle zu individualisieren. Hierfür müsse Sie allerdings im Menü den Punkt "Spalten gleichmäßig verteilen" auswählen.

Tabellen aufteilen und zusammenfügen

Gelegentlich macht es eine Aufgabe notwendig, Daten auf mehrere Tabellen zu verteilen oder die Inhalte mehrerer Tabellen zusammenzufügen. Für beide Aufgaben bietet Word die passenden Features. Zunächst müssen Sie alle aneinander angrenzenden Zeilen markieren, die Sie auf eine zweite Tabelle übertragen möchten. Sobald dies geschehen ist, Nutzen sie die Tastenkombination Shift + Alt + Pfeiltaste nach unten (beziehungsweise oben), je nachdem, in welche Richtung die Zeilen verschoben werden sollen. Anschließend bewegen sich die Zeilen und nehmen bei Bedarf eine Teilung der Tabelle vor. Beim Zusammenfügen gehen Sie ebenso vor und drücken die entsprechende Pfeiltaste so lange, bis die markierten Zeilen einander berühren.

Mehrere Tabellen nebeneinander darstellen

Wenn Sie mehrere Tabellen nebeneinander darstellen möchten, bietet Ihnen Word hierfür verschiedene Optionen. Bei einer unterschiedlichen Formatierung müssen Sie mit Textfeldern arbeiten. Diese machen eine freie Platzierung von Tabellen auf einer Seite möglich. Damit Sie die Tabelle an der von Ihnen gewünschten Stelle setzen können, müssen Sie im Menü die Schritte "Einfügen -> Textfeld -> Textfeld erstellen" gehen. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, ein Textfeld zu erstellen und hinein zu klicken.

Um ein Element in dieses Textfeld zu bringen, wählen Sie dann im Menü die Punkte "Einfügen -> Tabelle" aus. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, im Kontextmenü die Optionen "Form formatieren -> Linienfarbe -> keine Linie" zu aktivieren, sodass der Textfeldrahmen verschwinden. Ein Sonderfall besteht, wenn Ihre Tabellen gleich lang sind und über dieselbe Zeilenhöhe verfügen. In diesem Fall erstellen Sie einfach eine Tabelle, in die Sie die gewünschten Inhalte einfügen, und setzen eine Leerspalte als Trennung dazwischen.

Bilder importieren

Es ist möglich, ein Bild in die Zeile einer Tabelle einzufügen, sodass dieses nicht verrückt werden kann. Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie das Bild einfügen möchten und gehen Sie die Schritte "Einfügen -> Grafik" beziehungsweise "Einfügen -> ClipArt". Jetzt suchen Sie das Bild aus, das Sie dort platzieren möchten, und bestätigen Ihre Eingabe. Von Haus aus ist der Punkt "Mit Text in Zeile" ausgewählt, sodass das Bild wirklich unverrückbar platziert wird.

Überschriften bei wenig Platz verwalten

Häufig verfügen Tabellen über eine Vielzahl an Spalten. Hierdurch steht für die Spaltenüberschriften nur sehr wenig Platz zur Verfügung. Gelegentlich passiert es sogar, dass die Tabellenränder über den druckbaren Bereich hinausragen. Bindestriche sind nur bedingt eine Hilfe, da sie das Verständnis gelegentlich erschweren. In den meisten Fällen ist es eine gute Idee, die Überschriften um 90° zu drehen. Hierfür wählen Sie ein Feld aus, in das Sie eine Spaltenüberschrift geschrieben haben. Nun wählen Sie im Tabellenmenü die Punkte "Ausrichtung -> Textrichtung". Das machen Sie so lange, bis der Text die Ausrichtung hat, die Sie sich wünschen.

Aus einer Tabelle einen Text machen und umgekehrt

Gelegentlich müssen Tabellen aus dem Internet in einen Fließtext übernommen werden. Hier ist es hilfreich, die Tabelle in einen Text zu konvertieren. Hierfür rufen Sie den Bereich "Tabellentools" auf und gehen zum Punkt "In Text konvertieren". Die Aufteilung des Textes erfolgt ganz nach Ihrem Wunsch nach Absatzmarken, Semikolons, Tabstopps oder sonstigen Kriterien. Anschließend ist Word in der Lage, die Tabelle zu entfernen und die Inhalte in einen Text zu verwandeln.

Andersherum ist es ebenso möglich, aus einem bereits bestehenden Text eine Tabelle zu machen. Zu diesem Zweck markieren Sie die Textteile, die Sie konvertieren möchten, und gehen die Schritte "Einfügen -> Tabelle -> Text in Tabelle umwandeln". Anschließend können Sie in einem Dialogfenster verschiedene Kriterien wie die Spaltenzahl, die Breite und die Trennpunkte angeben. Sobald Sie Ihre Auswahl getätigt haben, erstellt Word aus dem Text eine Tabelle. Die Tabelleninhalte können Sie dann nach Belieben verändern, erweitern und anpassen. Wählen Sie hierfür eine Zeile aus und platzieren Sie diese mit Hilfe der Maus neu.

Eine Nummerierung einfügen

Wenn Sie mit Word arbeiten, können Sie eine Nummerierung aller Zeilen einer Tabelle vornehmen. Somit entstehen keine Schwierigkeiten, wenn später eine Zeile in die Tabelle eingefügt oder eine andere gelöscht wird. Für die Nummerierung müssen Sie zunächst eine eigene Spalte anlegen. Nun gehen Sie auf "Start -> Nummerierung" und schon teilt Word jeder Spalte eine Nummer zu. Wenn Sie per Shift + Alt + Pfeil nach oben (beziehungsweise unten) Veränderungen am Inhalt vornehmen, passt Word automatisch die Nummerierung an. Sollten Sie hingegen eine komplette Tabelle löschen wollen, ist dies über die "Rückschritttaste" beziehungsweise die "Backspace-Taste" leicht möglich.