Keepass, monday oder Evernote: Mit diesen Tools organisieren Sie Ihren Alltag

Keepass, monday oder Evernote: Mit diesen Tools organisieren Sie
Ihren Alltag
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Keepass, monday oder Evernote: Mit diesen Tools organisieren Sie Ihren Alltag

© Getty Images / scyther5

Es ist durchaus hilfreich, Arbeit und Freizeit über den PC zu verwalten. Eine Vielzahl an Tools unterstützt Sie dabei – aber Achtung. Nicht jedes Programm ist gut geeignet. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Helfer vor, die Ihnen das Leben tatsächlich erleichtern können.

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Sie müssen in regelmäßigen Abständen Internettexte archivieren, Ihre Privattermine am PC verwalten und zusätzlich dazu im Team mit anderen Personen arbeiten? Dann ist Ihnen das Problem wohlbekannt: Es gibt viele Programme, die - angeblich - mit all diesen Aufgaben zurechtkommen. Leider ist das nicht die ganze Wahrheit, die Mehrheit der Tools ist nicht oder nur eingeschränkt geeignet. Die Bedienung ist umständlich und mitunter fehlen Funktionen, die Sie dringend benötigen würden. Daher landet der durchschnittliche User nach Monaten des Probierens immer wieder bei folgenden drei Programmen: Textverarbeitung, Browser und Outlook.

Das ist unbefriedigend und es gibt tatsächlich Programme, die Sie bei Routinetätigkeiten gut unterstützen. Sie haben von dem einen oder anderen Tool noch nie gehört? Das liegt daran, dass die Hersteller die Werbetrommel nicht so aggressiv wie die großen Anbieter rühren (können). Dies führt dazu, dass damit nur wenige Nutzer arbeiten, und dieser Kreis ist dann für Mundpropaganda einfach zu überschaubar. Eine zweite Hemmschwelle kann der Preis darstellen, da wir alle es gewohnt sind, dass ein Programm kostenlos zu sein hat oder dass nur wenige Euro dafür zu bezahlen sind. Allerdings ist es tatsächlich besser, Geld in ein gutes Programm zu investieren, als sich mit kostenlosen Tools zu behelfen, die mit der Aufgabenstellung mehr schlecht als recht fertig werden.

Die oben dargestellten Umstände sind der Anlass für diesen Artikel, wir möchten Ihnen eine Auswahl an Programmen vorstellen, die Ihnen bei der Alltagsorganisation helfen können. Manche Namen mögen Ihnen bekannt vorkommen, von anderen haben Sie wahrscheinlich noch nie gehört. Wir zeigen Ihnen sowohl Open-Source- und Freeware-Programme als auch kostenpflichtige Lösungen. Lesen Sie in Ruhe und entscheiden Sie dann, ob wir vielleicht die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse haben.

Microsoft To Do

Wunderlist ist Ihnen ein Begriff? Microsoft hat dieses Tool, das von einer Berliner Softwarefirma entwickelt wurde, im Jahr 2015 übernommen und bis 2020 weiter betrieben. Mittlerweile eingestellt, sollen die Nutzer nun auf " Microsoft To Do" umsteigen. Dieses Programm gibt es zwar schon länger, es wurde jedoch erst in den letzten Monaten komfortabler und bietet nun auch eine Importfunktion für die Aufgaben und Listen aus Wunderlist. Microsoft To Do ist sowohl für die private Tagesplanung als auch für das Anlegen von Einkaufslisten geeignet. Es steht plattformübergreifend in Versionen für Android, iOS oder Windows zur Verfügung, die Synchronisierung erfolgt über Ihr Microsoft-Konto. Sie müssen Ihre Aufgabe also nur einmal eingeben, und schon steht Sie am PC zu Hause und am iPhone unterwegs zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Outlookdaten online speichern, kann To Do die Aufgaben daraus übernehmen. Das Programm überzeugt mit einer einfachen und klar strukturierten Oberfläche. Microsoft To do kann mehrere Listen verwalten, auf denen Sie jeweils verschiedene Aufgaben anlegen und deren Fälligkeit planen können. Zusätzlich dazu ist der Versand per E-Mails möglich und wenn eine Aufgabe erledigt wurde, kennzeichnen Sie dies mit einem Klick. Falls Bekannte oder Kollegen ebenfalls mit To Do arbeiten, können Sie Ihre Listen mit ihnen teilen.

Als Alternative möchten wir Ihnen " Zenkit To Do" vorstellen. Funktionalität und Design orientieren sich an Wunderlist beziehungsweise Microsoft To Do, auch können Sie die Listen aus diesen Programmen übernehmen. Aufgaben können sortiert und mit Dateianhängen versehen werden. Neben einer Suchfunktion bietet Zenkit To Do auch die Option, Listen mit anderen zu teilen. Sie können auf das Tool über ein Web-Interface oder mit der App für Windows, Android und iOS zugreifen. Leider ist die Oberfläche bisher nur rudimentär ins Deutsche übersetzt worden, die Hilfefunktion steht nur in der englischen Variante zur Verfügung.

Managen Sie Projekte mit monday.com oder Trello!

Zenkit und Microsoft To do wenden sich in erster Linie an den privaten Anwender. Wenn es um das gemeinsame Arbeiten an Projekten geht, sind andere Programme zu bevorzugen. Beispiele dafür sind Trello oder monday.com.

Beide Tools sind sogenannte Webapplikationen, das bedeutet, dass Sie im Browser aufgerufen werden können. Trello gibt es mittlerweile auch für den Mac, Windows, iOS oder Android.

Die iconbestückte Leiste von monday.com erinnert sofort an das Startmenü unter Windows 10. Die Oberfläche ist übersichtlich und modern. Zahlreiche Assistenten unterstützen den User beim Konfigurieren und Einrichten. Zusätzlich dazu hat das israelische Softwarehaus Videos produziert, die den Nutzer bei den ersten Schritten unterstützen und in denen die Funktionen ausführlich erklärt werden. Die Boards sind sowohl zur Organisation für Einzelpersonen als auch für das Projektmanagement in kleineren oder größeren Teams geeignet. Den Teammitgliedern können Aufgaben zugewiesen werden, die ein bestimmtes Fälligkeitsdatum haben, auch Prioritäten können definiert werden. Sie können sogar eine Aufgabe in Abhängigkeit zur nächsten erstellen, das bedeutet, dass Arbeit B erst dann beginnen kann, wenn Arbeit A finalisiert wurde. monday.com löst dies sehr clever über Wenn-Dann-Formeln. Sie können im Menü auf vorgefertigte Karten zugreifen, auf denen dann die genauen Rahmenbedingungen definiert werden müssen. monday.com hat zwar eine tolle Applikation programmiert, leider ist dabei die Übersetzung zu kurz gekommen: Die Oberfläche ist nur zum Teil auf Deutsch verfügbar, und die oben erwähnten Automatisierungen gibt es überhaupt nur in englischer Sprache. Uns hat aber die Möglichkeit, dass ganze Boards nach Excel exportiert werden können, gut gefallen. Auch der Import ist möglich, das bedeutet, dass Sie eine Vielzahl an Anpassungen auf der wohlbekannten Excel-Oberfläche vornehmen können.

monday.com kann zwei Wochen lang kostenfrei getestet werden, danach werden Sie aufgefordert, sich für ein Paket zu entscheiden. Das Basic-Paket, das maximal fünf Benutzer zulässt, kostet 39 Euro. Es gibt dann noch eine Standard-, eine Pro- und eine Enterprise-Version. Die Kosten dafür liegen - immer abhängig von der gewünschten Nutzeranzahl - bei mehreren hundert Euro im Monat.

Beim ersten Blick auf Trello werden Erinnerungen an eine Tafel, an der zahlreiche kleine gelbe Haftnotizen angebracht wurden, wach. Diese Notizzettel heißen auch tatsächlich "Post-it", sie können per Drag and Drop zu Diagrammen zusammengefügt werden. Hier ist der richtige Platz für Dateien, Checklisten oder Internetadressen. Fristen können gesetzt werden, auch die Zuordnung zu verschiedenen Labels ist möglich. Zu jeder Karte können Mitglieder hinzugefügt werden, als Identifikationsmerkmal dient die E-Mail-Adresse. So ist es möglich, gut im Team zusammenzuarbeiten. Auf der rechten Seite wird genau protokolliert, welche Aktion von welchem Teammitglied gesetzt wurde. So behält jeder den Überblick über den aktuellen Status des Projektes.

Wenn es für Sie wichtig ist, dass Sie Notizen festhalten und Webseiteninhalte, Fotos oder Skizzen speichern können, dann ist Microsoft OneNote oder Evernote die richtige Wahl. Jedes der Tools hat eine kleine, aber umso verschworenere Fangemeinde. Es gibt nur wenige User, die eines der beiden Programm nur gelegentlich einsetzen - das Motto lautet: ganz oder gar nicht.

Alles, was digital erfasst werden kann, wird in beiden Programmen in virtuellen Notizbüchern abgelegt. Webseiten, Texte oder Exceltabellen werden per Drag and Drop eingefügt. Dabei nutzt OneNote ein Ringbuch mit farbigen Einlageblättern, die Microsoft als "Abschnitte" tituliert. Auf den Ringbuchseiten können die Inhalte - also Bilder, Texte oder Diagramme - frei platziert werden. Abschnitte können zu Gruppen zusammengefasst und über mehrere Ebenen verschachtelt werden. Ob Sie diese Funktion nutzen oder nicht, bleibt Ihnen überlassen. Einträge können auch über die komfortable Suche wiedergefunden werden.

OneNote ist ein Teil des Office-Paketes, eine eingeschränkte Version können Sie unter www.onenote.com herunterladen. Dabei handelt es sich um eine reine Webapplikation. Bitte beachten Sie, dass die "OneNote Universal App" ein fixer Bestandteil des aktuellen Betriebssystems Windows 10 ist, wobei in dieser Version nicht alle Funktionen verfügbar sind. Andere Versionen gibt es für Windows Mobile, Android, iOS oder den Mac. Falls Sie nicht mit der Office-Variante arbeiten, ist ein OneDrive-Zugang die Voraussetzung für das Arbeiten mit OneNote. Die Microsoft-Cloud hat die Aufgabe, Ihre Notizen zu synchronisieren, damit Sie auf diese mit allen Endgeräten zugreifen können.

Eine Zeit lang gab es das Gerücht, dass Microsoft OneNote einstellen würde. Der Softwaregigant hat aber entschieden, dass der Support für OneNote 2016 noch fünf Jahre, also bis 2025, gewährleistet sein wird. Auch wurde OneNote sowohl in Office 2019 als auch in Office 365 integriert. Zusätzlich zu diesen deutlichen Hinweisen, wie wichtig dieses Tool für Microsoft mittlerweile ist, wurde angekündigt, dass sowohl das Desktop-Programm als auch die Apps eine gemeinsame Code-Basis erhalten werden. Damit wird dann die Funktionalität erweitert.

Im Unterschied zum Microsoft-Tool basiert Evernote auf zeilenorientierten Eingaben, das bedeutet, dass derartig umfangreiche Strukturen wie bei der Konkurrenz nicht möglich sind. Andererseits ist positiv, dass ein Eintrag zu mehreren unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden kann, die Herangehensweise ist ähnlich der einer Datenbank. Die beschränkte Basisversion ist kostenlos, allerdings können Sie damit nur 60 Megabyte pro Monat hochladen. 10 Gigabyte kosten im Abo 6,99 pro Monat, und für 13,99 Euro können Sie insgesamt 20 Gigabyte beziehungsweise zwei Gigabyte pro User verwenden. Auch die Größe der Notizen und die Anzahl der Geräte, die auf das Konto zugreifen können unterscheiden sich je nach Abo-Modell. Evernote gibt es übrigens nicht nur für Windows, das Programm läuft auch auf dem iPhone oder dem Mac.

Digital Notizen "per Hand"

Grundsätzlich werden Notizen per Tastatur oder Maus sowie - in seltenen Fällen - über ein Grafiktablet angelegt. Das Zeichnen mit der Maus ist aber nicht jedermanns Sache, da der Widerstand, den eine Papieroberfläche bieten würde, fehlt. Es ist auch nicht einfach, Eingaben mit der Hand vorzunehmen. Falls Sie ein digitales Dokument signieren müssen, ist es meistens so, dass Sie auf einem Blatt Papier unterschreiben, diese Signatur dann scannen und als Grafik einfügen. Das ist zweifelsohne umständlich und zeitaufwendig.

Für viele der oben erwähnten Tätigkeiten empfehlen sich Digitalstifte. Diese erinnern an einen dicken Kugelschreiber, und tatsächlich befindet sich darin eine Mine, ein Prozessor sowie eine Infrarotkamera. Zusätzlich dazu verbauen die Hersteller Batterie und Speicher. Sie schreiben damit auf einem Blatt, das an Millimeterpapier erinnert und das Sie als PDF-Datei selbst ausdrucken können. Wenn Sie den Stift bewegen, erfasst dies die Kamera, die Vektordaten werden im Stift gespeichert. Danach können Sie die Daten via Bluetooth oder (komfortabler) USB auf Ihren PC transferieren. Einige der digitalen Stifte sind direkt mit OneNote, Facebook oder Evernote kompatibel, das bedeutet, dass Ihre Eingaben direkt in das jeweilige Programm übernommen werden. Wenn Sie sich für einen Digitalstift interessieren, werden Sie feststellen, dass die Auswahl nicht allzu groß ist, da sich diese Methode der Datenerfassung nicht durchsetzen konnte. Moleskine und Wacom produzieren derartige Stifte, Sie müssen mit einem Preis von 100 bis 200 Euro rechnen.

Achten Sie auf Ihre Passwörter!

Durch die stetig steigende Rechenleistung von Computern können auch Passwörter schneller geknackt werden als noch vor wenigen Jahren. Das bedeutet für den User, dass sein Passwort lang und komplex sein muss, um gegen derartige Attacken geschützt zu sein. Klar ist aber auch, dass es für viele von uns nicht einfach ist, sich Kennwörter mit zehn, zwölf oder noch mehr Zeichen zu merken. Wir raten dringend davon ab, nur ein einziges Standardpasswort für alle Zugänge zu verwenden. Sie müssen also entweder auf Notizen - digital oder analog - zurückgreifen, oder aber Sie verwenden einen Passwortmanager.

Derartige Tools sind eine feine Sache, da sie Ihre Kennwörter verschlüsselt in eine Art digitalen Safe speichern und bei Bedarf selbstständig in die diversen Log-in-Masken eintragen. Die Manager erzeugen auf Wunsch Passwörter in beliebiger Länge. Die Schwachstelle liegt im Masterpasswort, das Sie benötigen, um in den Passwortmanager einsteigen zu können. Falls dieses jemals in die falschen Hände gelangt, kann das für Sie weitreichende Folgen haben.

Viele Programmierer haben sich um dieses Problem gekümmert, und so gibt es eine große Auswahl an sicheren Passwortmanagern. Am bekanntesten ist das kostenfreie Open-Source-Tool " Keepass". Zum Schutz Ihrer Kennwörter müssen Sie ein Masterpasswort vergeben und können die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Das bedeutet, dass eine Schlüsseldatei generiert wird. Diese können Sie auf einem beliebigen Datenträger speichern. Keepass kann dann nur aktiviert werden, wenn Sie sowohl das richtige Kennwort eingeben als auch gleichzeitig den Schlüsselzugriff sicherstellen. Es ist möglich, die Kennwortdatenbank auszulagern, Sie können sie also beispielsweise auf Dropbox speichern. Damit ist der Passwortzugriff von verschiedenen Endgeräten aus möglich.

Achtung: Von Keepass gibt es eine Version 1.x und eine Version 2.x. Das Problem ist, dass diese Varianten nicht miteinander kompatibel sind. Wenn Sie Keepass also erstmalig ausprobieren möchten, achten Sie darauf, die aktuellste Version herunterzuladen.

Eine Alternative zu Keepass ist 1Password, allerdings ist das Tool kostenpflichtig. Der Funktionsumfang lässt sich vergleichen, allerdings gibt es bei 1Password einen Synchronisationsdienst, auch iCloud, lokale Netzwerkfreigaben oder Dropbox werden unterstützt. Für WLAN-Server gibt es einen eigenen Modus. Damit sind wir beim dritten Unterschied zu Keepass angelangt: 1Password läuft nicht nur unter Windows, es gibt auch Versionen für iOS, Android oder den Mac. Der Hersteller hat auch Browsererweiterungen für Safari, Firefox, Chrome und Opera programmiert. Für Keepass gibt es nur inoffizielle Portierungen. Diese decken aber eine größere Anzahl an Betriebssystemen ab als 1Password, sie unterstützen Linux, iOS, Android und ebenfalls den Mac.

Quelle: In Zusammenarbeit mit PC-Welt
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