Professionelle E-Mails schreiben – 11 Tipps für bessere E-Mails

11 Tipps mit denen Sie bessere E-Mails verfassen.
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11 Tipps mit denen Sie bessere E-Mails verfassen.

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20.03.2019 - 14:00 Uhr

Gerade im Büroalltag ist das Lesen und Verfassen von E-Mails ein täglicher Begleiter. Doch worauf sollte man beim Schreiben professioneller E-Mails achten?

Verändertes Leseverhalten von E-Mails

Geschäftliche E-Mails werden heute nicht mehr nur am Computerbildschirm im Büro gelesen. Dank mobiler Endgeräte sind E-Mails nun immer und überall aufrufbar. Das nimmt Einfluss darauf, wie E-Mails geschrieben werden – schließlich sollten sie nun so verfasst sein, dass sie im Büro, aber auch unterwegs einfach gelesen werden können.

Das ist wichtig beim Verfassen von professionellen E-Mails

Das Verfassen geschäftlicher E-Mails hat stets einen Grund: Man möchte sein Anliegen dem Empfänger unmissverständlich kommunizieren, ihn über wichtige Aspekte der Thematik informieren und dabei gleichzeitig einen guten Eindruck hinterlassen.

Damit Sie Ihr Ziel erreichen, ist es essenziell, dass Sie sich in Ihrem Anliegen kurzfassen. Verzichten Sie auf lange Ausführungen und beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Denn vor allem auf dem Smartphone ist es anstrengend, lange E-Mails zu lesen.

Außerdem sollten Sie sich klar ausdrücken, auf Fremdwörter lieber verzichten und sich auf die Verwendung von Hauptsätzen beschränken.

Und zu guter Letzt sollten Sie unabhängig der Umstände freundlich bleiben. Eine höfliche Anrede und Verabschiedung sind da die Grundvoraussetzungen. Doch auch aus dem Haupttext lässt sich der Tonfall herauslesen. Vermeiden Sie daher die Benutzung von Ausrufezeichen, das kommt beim Empfänger als lautes Schreien an. Auch Emoticons und Emojis sind in geschäftlichen E-Mails fehl am Platz.

Checkliste zum Schreiben von professionellen E-Mails

  1. Richtige E-Mail-Adresse ausgewählt?
    Verwenden Sie stets die identische E-Mail-Adresse für den Geschäftsverkehr. Beim Vermischen von E-Mail-Adressen mit demselben Absender kommt der Empfänger durcheinander. Beachten Sie dabei auch, dass Sie zum Versand Ihrer E-Mail eine seriöse E-Mail-Adresse verwenden und keine die Kosenamen in der E-Mail-Adresse enthalten sind.

    Mit dem Mail-Angebot von freenet.de sichern Sie sich eine kostenlose E-Mail-Adresse mit 1 GB Mail-Speicher und eine seriöse E-Mail-Adresse noch dazu.

  2. E-Mail-Betreffzeile aussagekräftig?
    Nach dem Lesen des Betreffs soll dem Empfänger sofort klar sein, worum es in der E-Mail geht.

  3. Korrekte E-Mail-Anrede eingefügt?
    Vermeiden Sie anonyme Anreden. Sprechen Sie den Empfänger direkt an und achten Sie darauf, den Namen richtig zu schreiben.

  4. Alle wichtigen Informationen zu Beginn?
    Der erste Satz sollte bereits alle wichtigen Informationen enthalten.

  5. Auf den Punkt gekommen?
    Verzichten Sie auf unnötige Hintergrundinformationen, die das Thema zu ausschweifend bearbeiten.

  6. Ein Thema pro E-Mail?
    Am besten besprechen Sie nie mehr als ein Thema pro E-Mail. Warum? So ist die E-Mail später leichter wiederzufinden, da sie sich mit dem interessierenden Thema befasst. Außerdem ist der Empfänger so nicht mit der Länge überfordert.

  7. Haupttext strukturiert?
    Im Haupttext erzeugen vor allem Absätze und Aufzählungen die Struktur. Das erhöht die Lesefreundlichkeit.

  8. E-Mail-Grußformel eingefügt?
    Eine E-Mail beginnt höflich und endet auf die gleiche Weise. Gute und bedenkenlose Grüße am Ende sind „Herzliche Grüße“, „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“.

  9. Korrekte Kontaktdaten in der Signatur?
    Bei freenet Mail haben Sie die Möglichkeit, eine Signatur unter Ihren E-Mails anzufügen. Achten Sie darauf, dass die dort enthaltenen Kontaktinformationen stets aktuell sind, damit der Empfänger sie bei Bedarf erreichen kann.

  10. Schriftformat einheitlich?
    In einer E-Mail sollten Sie nicht mehr als ein Schriftformat und eine Schriftgröße verwenden. Allerdings können Sie durch sparsam eingesetzte Akzentuierungen wie Unterstreichung oder Fettsetzung wichtige Informationen hervorheben.

  11. Auf Fehler überprüft?
    Bevor Sie die E-Mail versenden, überprüfen Sie diese noch einmal auf Fehler in Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik. Denn eine mit Fehlern gespickte E-Mail wirkt, als hätte sich der Absender keine Mühe gegeben.

Kleiner Tipp: freenet Mail besitzt eine praktische Rechtschreibprüfung in seiner Mailoberfläche, sodass Ihnen Fehler angezeigt und Korrekturen vorgeschlagen werden. So sollten Rechtschreibfehler der Vergangenheit angehören.

Quelle: freenet.de
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